Revisione del preventivo del sistema di ordinazione e revisione del contratto

In qualità di amministratore di sistema, nella versione 14.2 è possibile abilitare l'opzione "Revisione del contratto del sistema ordini" nelle preferenze del sistema ordini. I due requisiti necessari per abilitare questa funzione sono:

Altri concetti generalmente richiesti o raccomandati sono: l'albero tassonomico per l'archiviazione dei prezzi e delle funzionalità di riferimento, i livelli di servizio e le sedi di servizio.

Le opzioni di revisione dei preventivi e dei contratti offrono ai responsabili di laboratorio un'interfaccia per esaminare gli ordini di lavoro e i preventivi al fine di: confermare i prezzi dei servizi e delle attrezzature correlati; verificare che l'ente incaricato (fornitore/filiale) dell'attività descritta non abbia segnalato alcuna perdita di capacità; individuare e aggiornare i principali descrittori dei servizi aziendali (fornitore/filiale, Sede del servizio e Livello di servizio), e consentire ai responsabili di individuare altri Fornitori/Filiali che dichiarano di poter eseguire il servizio per quella attrezzatura. Le revisioni dei contratti sono collegate agli ordini di lavoro, mentre la revisione dei preventivi è collegata ai preventivi.

Dopo aver attivato l'interfaccia di revisione dei contratti nelle Preferenze del sistema ordini, gli utenti in possesso delle autorizzazioni necessarie potranno visualizzare chiaramente la sezione "Revisione del preventivo" nella scheda "Lavori preventivati" dei preventivi e la sezione "Revisione del contratto" nella sezione "Lavori programmati" degli ordini di lavoro.

Premendo il pulsante "Rivedi contratto", si aprirà una schermata che mostra tutti i lavori programmati (o previsti) relativi all'ordine. Verranno visualizzati i campi principali della griglia. A sinistra sono riportati i campi non modificabili, mentre a destra sono riportati i campi modificabili, che costituiscono gli elementi chiave per descrivere il lavoro da svolgere: fornitore, livello di servizio e sede del servizio, insieme alla priorità e allo stato di revisione.

Per comodità, tutti i campi presenti nei Dettagli dell'ordine (o nella voce di riga) che sono fondamentali per la logica aziendale vengono precompilati in modo logico e coerente sulla base dei dati contenuti nel Modulo attrezzature e nel Modulo ordine principale (intestazione). Questi valori vengono impostati automaticamente all'apertura dell'interfaccia di revisione del contratto o all'apertura del lavoro programmato/stimato.

Il Sito di servizio verrà ereditato dal campo "Sito di servizio" dell'intestazione dell'ordine di lavoro o del preventivo, se non specificato nella riga della distinta. Il "Luogo di prestazione del servizio" indica se il lavoro verrà eseguito "in loco" o "in sede" e può influire sui prezzi, sulle capacità e sulle procedure di taratura, il che lo rende un elemento fondamentale nella descrizione del servizio.

Si noti che "Interno" e "In loco" non possono essere rimossi dall'elenco dei siti di servizio e hanno funzionalità intrinseche. È possibile aggiungere o rimuovere ulteriori valori, ma questi non avranno la stessa funzionalità.

Il livello di servizio verrà ereditato dal campo "Livello di servizio" dell'apparecchiatura per gli interventi descritti relativi a un bene identificato. Se il campo "Attrezzatura" è vuoto, sarà necessario compilarlo per poter cercare caratteristiche specifiche relative alle funzionalità o alla tassonomia. Si noti che i livelli di servizio sono tipi di addebito che nell'interfaccia di aggiunta/modifica sono contrassegnati esplicitamente come livelli di servizio.

Il nome del fornitore viene ereditato negli ordini di lavoro e nei preventivi tramite il campo "Filiale" corrispondente presente nel modulo principale o nell'intestazione. Questa eredità dipende dal fatto che il ramo descritto sia collegato a un fornitore a livello di sistema dalla scheda "Azienda" corrispondente o dalla funzione "Aggiungi/Modifica voce". In questo caso, la filiale sarebbe "IndySoft Greenville" e il fornitore sarebbe "IndySoft Greenville Lab". È questa associazione a determinare il funzionamento della funzionalità Fornitore/Filiale. Se l'intestazione dell'ordine non contiene il campo "Filiale", la filiale del fornitore verrà ereditata dalla filiale predefinita del cliente o dalla filiale specificata nelle impostazioni relative ai fornitori o alle sedi dell'utente.

Il collegamento "Fornitore/Filiale" offre inoltre una funzionalità esclusiva nella revisione dei contratti e dei preventivi. L'aggiornamento di un fornitore in "Fornitore/Filiale" comporterà anche l'aggiornamento del campo "Filiale" a livello di singola voce. Questo si può osservare in tempo reale quando si apporta tale modifica al campo «Fornitore». Se il fornitore viene aggiornato come fornitore esterno (ovvero un fornitore non collegato a una filiale), il campo «Filiale» verrà aggiornato con la filiale ereditata dall'intestazione dell'ordine di lavoro.

A partire dalla versione 14.2, è possibile memorizzare la priorità anche per ogni singola voce.

Lo stato della revisione è una novità introdotta nella versione 14.2 e, per impostazione predefinita, prevede due opzioni: "In attesa di revisione" e "Pronto". È possibile creare ulteriori stati separatamente nella sezione Sistema di aggiunta/modifica per preventivi e ordini di lavoro.

Dettagli dell'opera (pannello di destra)

La sezione "Dettagli del lavoro" consente all'utente di consultare le informazioni essenziali per la revisione del preventivo o del contratto. Le due voci principali sono «Tariffe» (che possono essere visualizzate come «Tariffe per il lavoro descritto» o «Tariffe applicate») e «Capacità dichiarata».

I costi relativi al lavoro descritto indicano quale sarebbe il costo complessivo del lavoro descritto se venisse eseguito come indicato. Simula il comportamento con cui le cariche vengono attratte verso un determinato evento. In generale, nella sezione "Revisione del contratto" di un ordine di lavoro, i prezzi vengono ricavati dai contratti di assistenza, dai preventivi, dalle attrezzature (compresi i modelli e i modelli di addebito) e infine dalla tassonomia. La funzione "Rivedi preventivo" funziona in modo simile, ma non include altri preventivi.

Importi addebitati indica l'importo totale effettivamente addebitato e associato alla voce descritta/selezionata.Se il campo «Costo applicato» è compilato, il campo «Costo del lavoro descritto» viene nascosto. Gli addebiti applicati sarebbero stati visualizzati nella revisione del contratto solo una volta completato il lavoro effettivo. Verranno riportati nella revisione del preventivo nell'ambito del processo di revisione. Il processo di revisione dei preventivi consente di cercare gli addebiti e di applicarli dalla sezione "Addebiti applicati", mentre la revisione del contratto dell'ordine di lavoro non offre questa possibilità.

La capacità dichiarata può essere utilizzata solo se la tassonomia è nota per una determinata voce di fattura. Gli utenti in possesso delle autorizzazioni necessarie per quel determinato fornitore/filiale possono aggiornare la funzionalità seguendo una procedura simile a quella descritta nella Tassonomia. L'utente in possesso delle autorizzazioni visualizzerà le funzionalità del fornitore specificato e potrà aggiungere, rimuovere o modificare tali funzionalità. Se è nota una perdita di funzionalità, la sezione "Funzionalità segnalata" mostrerà non solo la funzionalità segnalata, ma anche i motivi della perdita e, se disponibili, la data di ripristino.

Gli utenti possono modificare l'impostazione direttamente dall'interfaccia. Le modifiche apportate alla funzionalità si applicheranno al nodo della tassonomia da cui è stata ereditata.

Perdita di funzionalità nel pannello di destra.

Se si utilizza l'opzione "Trova capacità", l'utente potrà visualizzare nel proprio sistema gli altri fornitori/filiali che hanno segnalato la capacità del gruppo di capacità "Capacità completa" nella parte superiore della sezione. Nella sezione inferiore saranno visualizzati tutti i fornitori/le filiali con un gruppo di capacità "Parziale" o "Nessuna capacità", insieme alla data prevista per il ripristino della piena capacità. Facendo doppio clic su un fornitore, si aggiornerà il fornitore/la filiale associati a quella voce di riga; tali informazioni saranno quindi visibili nei contesti pertinenti nelle schede "Lavori in sospeso" e/o "Responsabile di filiale".

Altre considerazioni

Quando la funzione "Revisione del contratto" è attivata, selezionando una voce dal lavoro stimato o pianificato verrà visualizzata la nuova sezione "Campi di servizio". Qui gli utenti possono specificare il nodo della tassonomia senza conoscere la risorsa, affinché funga da segnaposto per le ricerche relative alle funzionalità e ai prezzi.

Facendo doppio clic su una voce del preventivo, l'utente può anche visualizzare i relativi prezzi e aggiungere gli addebiti relativi al lavoro preventivato. La stessa opzione è disponibile nella sezione "Totale delle spese descritte" nella procedura di revisione del preventivo.

Cliccando su "Trova costi", l'utente verrà reindirizzato a una schermata in cui potrà visualizzare i possibili costi da aggiungere e il costo proposto da aggiungere al lavoro.

I costi relativi al contratto di assistenza o all'attrezzatura sono riportati nella parte in alto a sinistra della schermata e derivano dal contratto di assistenza o dal livello dell'attrezzatura.

Gli addebiti relativi alla tassonomia sono visualizzati nella parte inferiore sinistra della schermata e compaiono solo se tutti i campi della sezione "Servizio" dell'attività in sospeso sono stati compilati e se esiste un addebito pertinente.

La Panoramica dei prezzi selezionati riporta gli importi relativi a questa voce del preventivo. All'apertura di questo modulo, se non è presente alcun costo associato al "Lavoro stimato", IndySoft inserirà automaticamente i costi più specifici, purché ne trovi uno nella parte destra. Le accuse più specifiche saranno le seguenti: 1. Se non è associata alcuna voce corrispondente, ma questa è già presente nel preventivo, 2. 2. Dagli oneri relativi al contratto di fornitura di attrezzature/servizi, e 3. Dagli oneri relativi alla tassonomia pertinente.

La nota di origine descriverà la provenienza dell'addebito selezionato sul lato destro. La rimozione di un addebito dalla panoramica dei prezzi selezionata comporterà l'effettiva eliminazione di tale addebito dal relativo preventivo, qualora esso esista effettivamente. Eventuali ulteriori costi aggiuntivi verranno salvati nel preventivo solo dopo aver premuto il pulsante "Salva" nell'interfaccia.