Examen des devis relatifs au système de commande et examen des contrats

En tant qu'administrateur système, dans la version 14.2, vous pouvez activer l'option « Révision du contrat du système de commande » (en version bêta) dans les préférences du système de commande. Les deux conditions requises pour activer cette fonctionnalité sont les suivantes :

Parmi les autres concepts généralement requis ou recommandés, on peut citer : l'arborescence taxonomique pour le stockage des prix de référence et des capacités, les niveaux de service et les sites de service.

Les options d'examen des devis et des contrats offrent aux responsables de laboratoire une interface leur permettant d'examiner les bons de travail et les devis afin de : confirmer les tarifs des services et équipements concernés, vérifier que l'entité chargée de l'exécution (fournisseur/agence) des travaux décrits n'a signalé aucune perte de capacité, rechercher et mettre à jour les principaux descripteurs de service (fournisseur/agence, site de service et niveau de service), et permettre aux responsables de trouver d’autres fournisseurs/succursales qui indiquent être en mesure de fournir le service pour cet équipement. Les révisions de contrats sont liées aux bons de travail, et les révisions de devis aux devis.

Une fois l'interface de révision des contrats activée dans les préférences du système de gestion des commandes, les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent clairement consulter la section « Révision du devis » dans l'onglet « Travaux de devis » des devis, ainsi que la section « Révision du contrat » dans la partie « Travaux planifiés » des bons de travail.

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Vérification du contrat », un écran s'affiche présentant l'ensemble des travaux prévus (ou estimés) de la commande. Les champs clés de la grille seront affichés. À gauche, vous pouvez voir les champs non modifiables et, à droite, les champs modifiables qui constituent les principaux descripteurs de la tâche à effectuer : fournisseur, niveau de service et site de prestation, ainsi que la priorité et le statut de révision.

Pour plus de commodité, tous les champs du détail de la commande (ou de la ligne de commande) qui sont essentiels à la logique métier sont renseignés par défaut de manière logique et cohérente à partir du formulaire d'équipement et de la commande principale (en-tête). Ces éléments s'affichent par défaut à l'ouverture de l'interface de révision du contrat ou à l'ouverture des travaux planifiés/estimés.

Si le champ « Site de service » n'est pas renseigné pour la ligne de commande, la valeur sera héritée du champ « Site de service » de l'en-tête de l'ordre de travail ou du devis. Le « lieu d'intervention » indique si les travaux seront effectués « sur site » ou « en atelier » ; cet élément peut avoir des répercussions sur la tarification, les capacités et les procédures d'étalonnage, ce qui en fait un critère essentiel pour la description du service.

Veuillez noter que les options « En interne » et « Sur site » ne peuvent pas être supprimées de la liste des sites de service et qu'elles ont des fonctionnalités propres. D'autres valeurs peuvent être ajoutées ou supprimées, mais elles n'auront pas la même fonctionnalité.

Le niveau de service sera repris du champ « Niveau de service » de l'équipement pour les travaux décrits concernant un bien connu. Si le champ « Équipement » est vide, il faudra le renseigner pour pouvoir rechercher des fonctionnalités spécifiques à une capacité ou à une taxonomie. Notez que les niveaux de service sont des types de frais qui sont explicitement identifiés comme tels dans l'interface d'ajout/modification.

Le nom du fournisseur est repris dans les bons de travail et les devis via le champ « Agence » correspondant du formulaire principal ou de l'en-tête. Cet héritage dépend du fait que la succursale décrite soit associée à un fournisseur à l'échelle du système via l'onglet « Société » correspondant ou via la fonction « Ajouter/Modifier une entrée ». Dans ce cas, la succursale serait « IndySoft Greenville » et le fournisseur serait le « laboratoire IndySoft Greenville ». C'est cette association qui est à l'origine du fonctionnement de la fonctionnalité « Fournisseur/Succursale ». Si l'en-tête de commande ne comporte pas de champ « Agence », l'agence du fournisseur sera alors déterminée par défaut à partir de l'agence par défaut du client ou de l'agence indiquée dans les paramètres de fournisseur ou de localisation de l'utilisateur.

Le lien « Fournisseur/Succursale » offre également une fonctionnalité unique dans le cadre de l'examen des contrats et des devis. La mise à jour d'un fournisseur en fournisseur/succursale entraînera également la mise à jour du champ « Succursale » au niveau des lignes de commande. Ce changement est visible en temps réel dès que vous modifiez le champ « Fournisseur ». Si le fournisseur est mis à jour pour devenir un fournisseur externe (c'est-à-dire un fournisseur qui n'est pas associé à une succursale), le champ « Succursale » sera alors mis à jour avec la succursale héritée de l'en-tête de l'ordre de travail.

À partir de la version 14.2, il est également possible d'enregistrer la priorité pour chaque poste.

Le statut de révision est une nouvelle fonctionnalité de la version 14.2 qui propose, par défaut, deux options : « En attente de révision » et « Prêt ». D'autres statuts peuvent être créés séparément dans le Système d'ajout/modification des devis et des bons de travail.

Détails de l'œuvre (panneau de droite)

La section « Détails du travail » permet à l'utilisateur de consulter les informations essentielles pour l'examen du devis ou du contrat. Les deux principales rubriques sont « Frais » (qui peuvent s'intituler « Frais pour les travaux décrits » ou « Frais facturés ») et « Capacité déclarée ».

Les tarifs pour les travaux décrits indiquent le coût total des travaux décrits s'ils étaient réalisés conformément à la description. Cela reproduit le comportement selon lequel les charges seront attirées vers un événement donné. En règle générale, lors de la révision du contrat dans un ordre de travail, les tarifs sont extraits des contrats de service, des devis, des équipements (y compris les modèles et les modèles de facturation), puis de la taxonomie. La fonction « Révision du devis » fonctionne de manière similaire, mais ne prend pas en compte les autres devis.

Frais facturés : ce champ indique le montant total des frais effectivement facturés et associés à la ligne de commande décrite/sélectionnée.Si le champ « Frais appliqués » est renseigné, le champ « Frais correspondant aux travaux décrits » est masqué. Les frais facturés n'apparaîtront dans l'examen du contrat qu'une fois les travaux effectivement achevés. Ils apparaîtraient dans l'examen du devis dans le cadre du processus d'examen. Le processus de révision des devis permet de rechercher des frais et de les appliquer à partir de la section « Frais appliqués », ce qui n'est pas le cas lors de la révision du contrat de commande.

La capacité déclarée ne peut être utilisée que si la taxonomie est connue pour une ligne de commande donnée. Les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pour ce fournisseur ou cette succursale peuvent mettre à jour la capacité de la même manière que dans la Taxonomie. L'utilisateur disposant des autorisations nécessaires pourra consulter les capacités du fournisseur concerné et sera en mesure d'ajouter, de supprimer ou de modifier ces capacités. Si une perte de capacité est signalée, la section « Capacité signalée » indiquera non seulement la capacité signalée, mais aussi les motifs de la perte et la date de rétablissement, le cas échéant.

Les utilisateurs peuvent modifier cette fonctionnalité directement dans l'interface. Les modifications apportées à la fonctionnalité s'appliqueront au nœud de taxonomie dont elle a été héritée.

Perte de capacité dans le panneau de droite.

Si l'option « Rechercher une capacité » est sélectionnée, l'utilisateur pourra voir les autres fournisseurs/succursales de son système qui ont déclaré disposer de la capacité du groupe de capacités « Capacité complète », en haut de la section. La section inférieure affiche tous les fournisseurs/succursales classés dans le groupe de capacités « Partielle » ou « Aucune capacité », ainsi que la date prévue pour le rétablissement de la pleine capacité. Un double-clic sur un fournisseur mettra à jour le fournisseur/la succursale associé(e) à cette ligne de commande ; cette information sera alors visible dans les contextes appropriés depuis les onglets « Tâches en attente » et/ou « Responsable de succursale ».

Autres considérations

Lorsque la fonction « Révision du contrat » est activée, le fait de sélectionner une ligne de poste dans les travaux estimés ou planifiés fait apparaître la nouvelle section « Champs de service ». Ici, les utilisateurs peuvent spécifier le nœud de taxonomie sans connaître la ressource, afin qu'il serve de variable de remplacement pour les recherches de fonctionnalités et de tarifs.

En double-cliquant sur une ligne de travail estimée, l'utilisateur peut également consulter les tarifs associés et ajouter des frais liés à ce travail estimé. Cette même option est disponible dans la rubrique « Total des frais indiqués » du processus de révision du devis.

En cliquant sur « Rechercher les frais », l'utilisateur sera redirigé vers un écran où il pourra voir les frais susceptibles d'être ajoutés ainsi que le montant proposé pour le travail.

Les frais liés au contrat de service ou à l'équipement apparaissent en haut à gauche de l'écran et proviennent du contrat de service ou du niveau d'équipement.

Les frais liés à la taxonomie apparaissent en bas à gauche de l'écran et ne s'affichent que si tous les champs de la section « Service » de la tâche en attente ont été renseignés et qu'il existe des frais correspondants.

Aperçu des tarifs sélectionnés présente les frais liés à cette ligne du devis. Lorsque vous ouvrez ce formulaire, si aucun coût n'est associé au « Travail estimé », IndySoft renseignera automatiquement les coûts les plus précis, à condition d'en trouver un dans la partie droite. Les frais les plus spécifiques seront facturés par défaut à partir de : 1. Si un poste correspondant n'est pas associé, mais figure déjà dans le devis, 2. Au titre des frais liés au contrat d'équipement/de service, et 3, au titre des frais liés à la taxonomie concernée.

La note d'origine indiquera d'où provient la facture sélectionnée à droite. La suppression d'un poste de la synthèse des tarifs sélectionnés entraînera la suppression effective de ce poste du devis correspondant, s'il y figure effectivement. Tout ajout de frais ne sera enregistré dans le devis qu'après avoir cliqué sur « Enregistrer » dans l'interface.