Análise do orçamento do sistema de encomendas e análise do contrato
Como administrador do sistema, na versão 14.2, pode ativar a opção «Revisão do contrato do sistema de encomendas» nas preferências do sistema de encomendas. Os dois requisitos para ativar esta funcionalidade são:
Outros conceitos que são geralmente exigidos/recomendados são: a árvore de taxonomia para o armazenamento de preços e capacidades de referência, os níveis de serviço e os locais de prestação de serviços.
As opções de revisão de orçamentos e contratos proporcionam aos gestores de laboratório uma interface para rever ordens de trabalho e orçamentos com o objetivo de: confirmar os preços dos serviços e equipamentos relacionados, verificar se a entidade responsável pela execução (fornecedor/filial) do trabalho descrito não apresenta qualquer perda de capacidade registada, localizar e atualizar os principais descritores de serviços empresariais (fornecedor/filial, Local de Serviço e Nível de Serviço), e permitir que os gestores encontrem outros Fornecedores/Filiais que estejam a indicar que podem prestar o serviço para esse equipamento. As revisões de contratos estão relacionadas com as ordens de trabalho e as revisões de orçamentos com os orçamentos.
Após ativar a interface de revisão de contratos nas Preferências do Sistema de Encomendas, os utilizadores com as permissões adequadas podem ver claramente a Revisão do Orçamento no separador «Trabalho do Orçamento» da secção Orçamentos e a Revisão do Contrato na secção «Trabalho Programado» das Ordens de Trabalho.
Ao clicar no botão de revisão do contrato, será apresentado um ecrã com todos os trabalhos programados (ou estimados) da encomenda. Serão apresentados os campos principais na grelha. À esquerda, pode ver os campos não editáveis e, à direita, os campos editáveis, que são os principais descritores do trabalho a realizar: Fornecedor, Nível de Serviço e Local do Serviço, juntamente com a Prioridade e o Estado da Revisão.
Por uma questão de conveniência, todos os campos nos Detalhes da Encomenda (ou Itens) que são essenciais para a lógica de negócio são preenchidos por defeito de forma lógica e consistente a partir do Formulário de Equipamento e da Encomenda Principal (Cabeçalho). Estes valores são preenchidos por defeito ao abrir a interface de revisão do contrato ou ao abrir o Trabalho Programado/Estimado.
O Local de prestação de serviços será herdado do campo «Local de prestação de serviços» do cabeçalho da Ordem de Trabalho ou do Orçamento, caso não seja especificado para o item de linha. O local de prestação do serviço indica se o trabalho será realizado «no local» ou «nas instalações da empresa» e pode ter implicações no preço, na capacidade e nos procedimentos de calibraç ão, o que o torna um descritor de serviço fundamental.
Note que «In-House» e «On-Site» não podem ser removidos da lista de locais de serviço e possuem funcionalidades inerentes. É possível adicionar ou remover valores adicionais, mas estes não terão a mesma funcionalidade.
O Nível de Serviço será herdado do campo «Nível de Serviço» do equipamento para os trabalhos descritos relativos a um ativo conhecido. Se o campo «Equipamento» estiver em branco, será necessário preenchê-lo para pesquisar funcionalidades específicas de capacidade ou taxonomia. Note que os níveis de serviço são tipos de cobrança que são explicitamente identificados como níveis de serviço na interface Adicionar/Editar.
O Nome do fornecedor é herdado nas ordens de trabalho e nos orçamentos através do campo «Filial» correspondente do Formulário Principal ou do Cabeçalho. Esta herança depende de a filial descrita estar associada a um fornecedor global do sistema a partir do separador «Empresa» ou da opção «Adicionar/Editar entrada». Neste caso, a filial seria a «IndySoft Greenville» e o fornecedor seria o «IndySoft Greenville Lab». É esta associação que está na base da funcionalidade Fornecedor/Sucursal. Se o cabeçalho da encomenda não tiver um campo «Filial», a filial do fornecedor será herdada da filial predefinida do cliente ou da filial especificada nas definições de localização do fornecedor ou do utilizador.
A ligação «Fornecedor/Sucursal» também oferece uma funcionalidade exclusiva na revisão de «Contrato/Orçamento». A atualização do fornecedor para «Fornecedor/Filial» também atualizará o campo «Filial» ao nível da linha de item. Isto pode ser observado em tempo real ao efetuar essa alteração no campo «Fornecedor». Se o fornecedor for atualizado para um fornecedor externo (fornecedor que não está associado a uma filial), o campo «Filial» será atualizado com a filial herdada do cabeçalho da ordem de trabalho.
A prioridade também pode ser definida para cada item de linha a partir da versão 14.2.
O Estado da revisão é um novo conceito na versão 14.2 e, por predefinição, tem duas opções: «A aguardar revisão» e «Pronto». É possível criar estados adicionais separadamente no Sistema de Adição/Edição de Orçamentos e Ordens de Trabalho.
Detalhes do trabalho (painel direito)
A secção «Detalhes do Trabalho» permite ao utilizador consultar informações essenciais para a revisão do orçamento ou do contrato. As duas principais consultas são «Encargos» (que podem ser apresentados como «Encargos pelo trabalho descrito» ou «Encargos aplicados») e «Capacidade declarada».
Os custos do trabalho descrito indicam qual seria o custo total do trabalho descrito caso fosse executado conforme descrito. Simula o comportamento de como as cobran ças serão associadas a um determinado evento. Em geral, na revisão do contrato de uma ordem de trabalho, os preços são obtidos a partir dos contratos de prestação de serviços, orçamentos, equipamentos (incluindo modelos e modelos de cobrança) e, posteriormente, da taxonomia. A função «Revisão de orçamentos» funciona de forma semelhante, mas não inclui outros orçamentos.
Encargos aplicados indicam o total dos encargos que foram efetivamente aplicados e associados ao item descrito/selecionado.Se o campo «Custo aplicado» estiver preenchido, o campo «Custo do trabalho descrito» fica oculto. Os encargos aplicados só seriam apresentados na revisão do contrato após a conclusão do trabalho. Esses dados seriam apresentados na revisão do orçamento, no âmbito do processo de revisão. O Processo de Revisão de Orçamentos permite consultar os encargos e aplicá-los a partir da secção «Encargos Aplicados», ao passo que a revisão do Contrato da Ordem de Trabalho não o permite.
A Capacidade declarada só pode ser utilizada se a taxonomia for conhecida para um determinado item de linha. Os utilizadores com as permissões adequadas para esse fornecedor/filial específico podem atualizar a capacidade de forma semelhante à utilizada na Taxonomia. O utilizador com permissões poderá ver as capacidades do fornecedor especificado e poderá adicionar, remover ou editar essas capacidades. Se for conhecida uma perda de capacidade, a secção «Capacidade comunicada» apresentará não só a capacidade comunicada, mas também os motivos da perda e a data de restabelecimento, se for o caso.
Os utilizadores podem alterar essa funcionalidade diretamente na interface. As alterações à funcionalidade serão aplicadas ao nó de taxonomia do qual foram herdadas.
Perda de capacidade no painel direito.
Se for utilizada a opção «Encontrar Capacidade», o utilizador poderá ver outros fornecedores/filiais no seu sistema que tenham declarado a capacidade do grupo de capacidades «Capacidade Total», na parte superior da secção. A secção inferior apresentará todos os fornecedores/filiais que tenham o grupo de capacidade «Parcial» ou «Sem capacidade», juntamente com a data prevista para o restabelecimento da capacidade total. Ao clicar duas vezes num fornecedor, o fornecedor/filial dessa linha de item será atualizado, podendo ser visualizado nos contextos apropriados nas separadores «Trabalho pendente» e/ou «Gestor de filial».
Outras considerações
Quando a opção «Revisão do contrato» estiver ativada, ao selecionar um item de linha do trabalho estimado ou programado, será apresentada a nova secção «Campos de serviço». Aqui, os utilizadores podem especificar o nó de taxonomia sem conhecer o recurso, para que este sirva como marcador de posição nas pesquisas de funcionalidades e preços.
Ao clicar duas vezes numa linha de trabalho estimada, o utilizador também pode ver os preços associados e adicionar encargos relacionados com o trabalho estimado. Esta mesma opção está disponível na secção «Total das despesas descritas» no processo de revisão do orçamento.
Ao clicar em «Encontrar Encargos», o utilizador será redirecionado para um ecrã onde poderá ver os possíveis encargos a adicionar e o encargo proposto a ser adicionado ao trabalho.
Os encargos relativos ao contrato de equipamento/serviço encontram-se no canto superior esquerdo da tela e provêm do contrato de serviço ou do nível de equipamento.
Os encargos de taxonomia relevantes encontram-se no canto inferior esquerdo da vista e só aparecem se todos os campos da secção «Serviço» do trabalho pendente estiverem preenchidos e se existir um encargo relevante.
A Visão geral dos preços selecionados apresenta os custos associados a esta rubrica do orçamento. Ao abrir este formulário, se não houver qualquer custo associado ao Trabalho Estimado, a IndySoft preencherá automaticamente os custos mais específicos, desde que encontre algum no lado direito. As taxas mais específicas serão calculadas com base em: 1. Se não estiver associada nenhuma taxa correspondente, mas esta já existir no Orçamento, 2. Das taxas do contrato de equipamento/serviço e 3, das taxas da taxonomia relevante.
A Nota de Origem descreverá a origem do encargo selecionado no lado direito. A remoção de um custo da «Visão geral de preços selecionados» irá, de facto, eliminar esse custo do orçamento correspondente, caso este exista. Quaisquer outros custos adicionais só serão guardados no Orçamento após clicar em «Guardar» na interface.