Prüfung von Kostenvoranschlägen und Verträgen
Als Systemadministrator können Sie in Version 14.2 die Option „Beta-Vertragsprüfung im Bestellsystem“ in den Einstellungen des Bestellsystems aktivieren. Die beiden Voraussetzungen für die Aktivierung dieser Funktion sind:
Weitere Konzepte, die in der Regel erforderlich sind bzw. empfohlen werden, sind: der Taxonomiebaum zur Speicherung von Referenzpreisen und -kapazitäten, Service-Levels und Servicestandorte.
Die Optionen zur Angebots- und Vertragsprüfung bieten Laborleitern eine Schnittstelle zur Überprüfung von Arbeitsaufträgen und Angeboten, um: die Preise für zugehörige Dienstleistungen und Geräte zu bestätigen, sicherzustellen, dass der ausführende Träger (Anbieter/Niederlassung) für die beschriebenen Arbeiten keine gemeldeten Kapazitätsausfälle aufweist, die wichtigsten Dienstleistungsmerkmale (Anbieter/Niederlassung, Servicestandort und Servicelevel) sowie die Möglichkeit für Manager, andere Anbieter/Niederlassungen zu finden, die angeben, dass sie den Service für diese Ausrüstung erbringen können. Vertragsprüfungen stehen im Zusammenhang mit den Arbeitsaufträgen und die Angebotsprüfung mit den Angeboten.
Nachdem die Schnittstelle für die Vertragsprüfung in den Systemeinstellungen von Order aktiviert wurde, können Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen die Angebotsprüfung auf der Registerkarte „Angebotsarbeiten“ unter „Angebote“ und die Vertragsprüfung im Abschnitt „Geplante Arbeiten“ der Arbeitsaufträge deutlich erkennen.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Vertrag prüfen“ klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem alle geplanten (oder veranschlagten) Arbeiten aus dem Auftrag angezeigt werden. Es werden die wichtigsten Felder in der Tabelle angezeigt. Auf der linken Seite sehen Sie die nicht bearbeitbaren Felder, auf der rechten Seite die bearbeitbaren Felder, die die wichtigsten Merkmale der auszuführenden Arbeit darstellen: Anbieter, Servicelevel und Servicestandort sowie Priorität und Überprüfungsstatus.
Der Einfachheit halber werden alle Felder in den Auftragsdetails (oder Einzelposten), die für die Geschäftslogik entscheidend sind, auf logische und konsistente Weise aus dem Geräte- und Hauptauftragsformular (Kopf) vorbelegt. Diese werden beim Öffnen der Vertragsüberprüfungsoberfläche oder beim Öffnen der geplanten/voraussichtlichen Arbeiten automatisch angezeigt.
Standort wird aus dem Feld „Standort“ im Kopf des Arbeitsauftrags oder des Kostenvoranschlags übernommen, sofern er für die Einzelposition nicht angegeben wurde. Der Dienstleistungsort gibt an, ob die Arbeiten „vor Ort“ oder „im Haus“ durchgeführt werden, und kann Auswirkungen auf die Preisgestaltung, die Leistungsfähigkeit und die Kalibrierungsverfahren haben, was ihn zu einem entscheidenden Merkmal der Dienstleistung macht.
Bitte beachten Sie, dass „In-House“ und „On-Site“ nicht aus der Liste der Servicestandorte entfernt werden können und über fest integrierte Funktionen verfügen. Es können weitere Werte hinzugefügt oder entfernt werden, diese verfügen jedoch nicht über dieselbe Funktionalität.
Service-Level wird aus dem Feld „Service-Level“ des Geräts übernommen, wenn es sich um Arbeiten handelt, die für ein bekanntes Asset beschrieben werden. Wenn das Feld „Ausrüstung“ leer ist, muss dieses Feld ausgefüllt werden, um nach funktions- oder taxonomiespezifischen Merkmalen suchen zu können. Beachten Sie, dass Service Levels Gebührentypen sind die in der Oberfläche zum Hinzufügen/Bearbeiten ausdrücklich als Service Levels gekennzeichnet sind.
Der Name des Lieferanten wird in Arbeitsaufträgen und Kostenvoranschlägen über das zugehörige Feld „Niederlassung“ aus dem Hauptformular oder dem Kopfbereich übernommen. Diese Vererbung hängt davon ab, ob die beschriebene Niederlassung über die Registerkarte „Unternehmen“ oder die Funktion „Eintrag hinzufügen/bearbeiten“ mit einem systemweiten Lieferanten verknüpft ist. In diesem Fall wäre die Niederlassung „IndySoft Greenville“ und der Anbieter wäre das „IndySoft Greenville Lab“. Diese Verknüpfung bildet die Grundlage für die Anbieter-/Filialfunktionalität. Wenn der Auftragskopf kein Feld „Filiale“ enthält, wird die Filiale des Lieferanten aus der Standardfiliale des Kunden oder aus der Filiale übernommen, die in den Lieferanten- oder Benutzerstandorteinstellungen des Benutzers angegeben ist.
Die Verknüpfung „Lieferant/Niederlassung“ bietet zudem eine einzigartige Funktion bei der Überprüfung von Verträgen und Kostenvoranschlägen. Wenn Sie den Lieferanten in einen Lieferanten mit Zweigstelle umwandeln, wird auch das Feld „Zweigstelle“ auf Einzelpostenebene aktualisiert. Dies lässt sich in Echtzeit beobachten, wenn man diese Änderung im Feld „Lieferant“ vornimmt. Wird der Lieferant auf einen externen Lieferanten (d. h. einen Lieferanten, der nicht mit einer Niederlassung verknüpft ist) aktualisiert, wird das Feld „Niederlassung“ auf die aus dem Auftragskopf übernommene Niederlassung aktualisiert.
Ab Version 14.2 kann die Priorität auch pro Einzelposten gespeichert werden.
Der Prüfstatus ist ein neues Konzept in Version 14.2 und bietet standardmäßig zwei Optionen: „Wartet auf Prüfung“ und „Bereit“. Weitere Status können separat im System zum Hinzufügen/Bearbeiten von Kostenvoranschlägen und Arbeitsaufträgen angelegt werden.
Angaben zum Werk (rechter Bereich)
Im Abschnitt „Auftragsdetails“ kann der Benutzer wichtige Informationen für die Prüfung des Kostenvoranschlags oder des Vertrags abrufen. Die beiden wichtigsten Nachschlagepunkte sind „Gebühren“ (die als „Gebühren für die beschriebene Leistung“ oder „berechnete Gebühren“ angezeigt werden können) und „gemeldete Kapazität“.
Kosten für die beschriebenen Arbeiten geben an, wie hoch die Gesamtkosten für die beschriebenen Arbeiten wären, wenn diese wie beschrieben ausgeführt würden. Es bildet das Verhalten nach, wie Ladungen in ein bestimmtes Ereignis hineingezogen werden. Im Allgemeinen werden die Preise bei der Vertragsprüfung in einem Arbeitsauftrag aus Serviceverträgen, Kostenvoranschlägen, Ausrüstungsdaten (einschließlich Vorlagen und Abrechnungsvorlagen) und anschließend aus der Taxonomie abgerufen. Die Angebotsprüfung funktioniert ähnlich, bezieht jedoch keine anderen Angebote mit ein.
Unter Berechnete Beträge werden die Gesamtbeträge angezeigt, die tatsächlich berechnet wurden und der beschriebenen/ausgewählten Position zugeordnet sind.Wenn das Feld „Angewandte Gebühr“ ausgefüllt ist, wird das Feld „Gebühr für beschriebene Leistung“ ausgeblendet. Die berechneten Kosten würden erst nach Abschluss der eigentlichen Arbeiten in der Vertragsprüfung angezeigt. Sie würden im Rahmen des Überprüfungsprozesses in der Kostenvoranschlagsprüfung angezeigt werden. Im Rahmen des Prozesses zur Kostenvoranschlagsprüfung können Kostenpositionen abgerufen und über den Abschnitt „Angewandte Kostenpositionen“ zugewiesen werden, während dies bei der Prüfung von Arbeitsaufträgen und Verträgen nicht möglich ist.
Die gemeldete Kapazität kann nur genutzt werden, wenn die Taxonomie für eine bestimmte Einzelposition bekannt ist. Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen für diesen bestimmten Lieferanten/diese bestimmte Niederlassung können die Funktion auf ähnliche Weise aktualisieren wie in der Taxonomie. Der Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen sieht die Funktionen des angegebenen Anbieters und kann diese hinzufügen, entfernen oder bearbeiten. Ist ein Funktionsausfall bekannt, werden im Abschnitt „Gemeldete Funktionen“ nicht nur die gemeldeten Funktionen, sondern auch die Ausfallursachen und gegebenenfalls das Datum der Wiederherstellung angezeigt.
Benutzer können die Funktion direkt in der Benutzeroberfläche ändern. Änderungen an der Funktion gelten für den Taxonomie-Knoten, von dem sie übernommen wurde.
Funktionsausfall im rechten Fensterbereich.
Wenn die Option „Fähigkeit suchen“ verwendet wird, kann der Benutzer andere Anbieter/Niederlassungen in seinem System sehen, die die Fähigkeit der Fähigkeitsgruppe „Volle Fähigkeit“ im oberen Bereich des Abschnitts gemeldet haben. Im unteren Bereich werden alle Anbieter/Niederlassungen angezeigt, die der Fähigkeitsgruppe „Teilweise“ oder „Keine Fähigkeit“ zugeordnet sind, zusammen mit dem voraussichtlichen Zeitpunkt der Wiederherstellung der vollen Funktionsfähigkeit. Durch einen Doppelklick auf einen Lieferanten wird der Lieferant bzw. die Filiale für diese Position aktualisiert und ist anschließend in den entsprechenden Kontexten auf den Registerkarten „Ausstehende Aufgaben“ und/oder „Filialleiter“ zu sehen.
Sonstige Überlegungen
Wenn die Vertragsprüfung aktiviert ist, wird beim Auswählen einer Einzelposition aus dem geschätzten oder geplanten Arbeitsaufwand der neue Abschnitt „Servicefelder“ angezeigt. Hier können Benutzer den Taxonomie-Knoten angeben, ohne das Asset zu kennen, damit dieser als Platzhalter für die Abfrage von Berechtigungen und Preisen dient.
Durch Doppelklicken auf eine Position des Kostenvoranschlags kann der Benutzer auch die zugehörigen Preise einsehen und Kosten im Zusammenhang mit dem Kostenvoranschlag hinzufügen. Diese Option steht auch unter „Gesamtkosten“ im Rahmen des Kostenvoranschlags-Prüfungsprozesses zur Verfügung.
Wenn der Benutzer auf „Kosten ermitteln“ klickt, gelangt er zu einem Bildschirm, auf dem er die möglichen Kosten sowie die vorgeschlagene Gebühr für den Auftrag einsehen kann.
Gebühren für Geräte-/Serviceverträge werden oben links in der Ansicht angezeigt und stammen aus dem Servicevertrag oder der Geräteebene.
Relevante Taxonomie-Gebühren werden unten links in der Ansicht angezeigt und erscheinen nur, wenn alle Felder im Abschnitt „Service“ des anstehenden Auftrags ausgefüllt sind und eine entsprechende Gebühr existiert.
Die Übersicht über ausgewählte Preise gibt die mit dieser Position im Kostenvoranschlag verbundenen Kosten wieder. Wenn beim Öffnen dieses Formulars keine Kosten mit dem geschätzten Arbeitsaufwand verknüpft sind, füllt IndySoft automatisch die konkretesten Kosten ein, sofern es auf der rechten Seite entsprechende Angaben findet. Die konkretesten Vorwürfe ergeben sich aus: 1. Wenn keine entsprechende Position verknüpft ist, diese aber bereits im Kostenvoranschlag vorhanden ist, 2. aus den Gebühren für den Geräte-/Servicevertrag und 3. aus den Gebühren für die entsprechende Taxonomie.
In der Herkunftsangabe wird beschrieben, woher die auf der rechten Seite ausgewählte Gebühr stammt. Wenn Sie eine Position aus der ausgewählten Preisübersicht entfernen, wird diese Position tatsächlich aus dem zugehörigen Kostenvoranschlag gelöscht, sofern sie dort vorhanden ist. Alle weiteren Kostenposten werden erst dann im Kostenvoranschlag gespeichert, wenn Sie in der Benutzeroberfläche auf „Speichern“ klicken.