Aggiungi/Modifica...Documentazione...Procedure

*Versione 13.1 ||*Interfaccia rinnovata per la finestra di dialogo "Aggiungi/Modifica documento": ora viene visualizzata con una nuova struttura a schede

Consulta le schede qui sotto per ulteriori informazioni

Panoramica | Questa sezione consente a ogni singola azienda di definire le proprie procedure. Le procedure possono essere sotto forma di foto, immagini digitalizzate o altre procedure già presenti sul tuo computer. È possibile aggiungere procedure a un'azienda tramite la finestra di dialogo "Aggiungi/Modifica procedura".

Aggiungi/Modifica procedure
Per aggiungere o gestire le procedure, nell'intestazione di IndySoft, clicca sull'opzione "Aggiungi/Modifica" nella dashboard e seleziona "Documentazione...Procedure" dal menu a tendina.

Questa tabella mostrerà tutte le procedure già presenti nel sistema per ciascuna azienda selezionata.

Procedure di aggiunta/modifica

«Nuovo elemento» per aggiungere una nuova procedura

«Visualizza/Modifica voce» per modificare la procedura

«Elimina elemento» per eliminare la procedura selezionata

Nota: assicurati di aver selezionato l'azienda corretta prima di aggiungere nuove procedure.
| Informazioni principali | Informazioni principali:

Finestra di dialogo "Procedura di aggiunta/modifica" di

- Scheda "Informazioni principali"

Questa scheda offre una panoramica di tutte le informazioni relative alla procedura selezionata.

La funzione "Aggiungi/Modifica procedure e documenti" ha assunto un nuovo aspetto nella versione 13.1. Al posto della procedura guidata, è stata introdotta una nuova struttura di navigazione a schede. È inoltre possibile utilizzare nuovi campi per le categorie e l'assistenza sul campo.

Se l'utente preme "Salva", verrà creata la revisione e il modulo si chiuderà. Se si seleziona "Salva e continua", l'utente potrà visualizzare ulteriori campi personalizzati da modificare e una seconda scheda denominata "Revisioni", che consente di associare in blocco i dipendenti alle revisioni delle procedure.

Informazioni sul documento
ID documento

Qui dovrai assegnare un nome alla procedura nel campo «ID documento».

Visualizza con l'

Visualizzatore predefinito di Windows - Sullo schermo apparirà una finestra pop-up della procedura selezionata
Browser Web - La scelta di questa visualizzazione influirà sul passaggio successivo, in cui ti verrà richiesto di inserire l'indirizzo web in cui si trova questo documento
Nessun visualizzatore - Solo riferimento

Tipo di archiviazione

Nel database - La procedura verrà archiviata insieme ai file del client IndySoft nel database centrale. Questo ti offre maggiori opzioni per la condivisione del documento e una maggiore sicurezza.
In posizione centrale - Questa opzione consente agli utenti di salvare i dati su un disco rigido dedicato a un singolo utente o su un disco rigido accessibile in rete.

Prof. Gruppo di pianificazione

Gruppo di pianificazione associato alla procedura - basato su Aggiungi/Modifica...A livello di sistema...Pianificazione...Gruppi di pianificazione

Attivo

Specifica se la procedura è attiva o inattiva

Documento Field Service

Specifica se la procedura è considerata per Field Service - controlla se la procedura viene sincronizzata sui dispositivi Field Service

Categoria

Novità della versione 13.1, specifica la categoria associata alla procedura - in base a Aggiungi/Modifica...Documentazione...Categorie

File allegato e revisioni
Descrizione

Una descrizione più dettagliata della procedura che l'«ID documento» non specifica

Nome del file O Indirizzo web

(a seconda di come si sceglie di visualizzare questa procedura)

Tipo di documento

Standard
Documento di calibrazione incorporato
Programma di calibrazione visiva
Programma personalizzato

Note e campi personalizzati
Note

Questa area consente di scrivere note aggiuntive relative alla procedura.

Procedura: Campi personalizzati

Questa sezione consente di aggiungere valori ai campi personalizzati creati. Questi valori appariranno sotto l'intestazione del campo nella finestra di visualizzazione "Aggiungi/Modifica procedure".

Le etichette dei campi personalizzati possono essere configurate tramite l'icona a forma di ingranaggio

Configurazione di etichette personalizzate per l'aggiunta/modifica delle revisioni delle procedure | Revisioni:

Finestra di dialogo "Procedure di aggiunta/modifica" di

- Scheda "Revisioni"

Questa scheda riguarda la possibilità di avere più procedure che potrebbero essere aggiornate o riviste di tanto in tanto.

La sezione "Aggiunta di procedure e documenti" ha ricevuto diversi aggiornamenti nella versione 13.1. Un'importante novità da tenere presente è che l'aggiunta di procedure tramite l'interfaccia standard di aggiunta/modifica ora crea automaticamente delle revisioni. Una volta salvata la procedura, verrà creata automaticamente una revisione, che verrà contrassegnata come attuale con un livello di revisione pari a 0. Il processo di aggiornamento dalla versione 13 alla 13.1 crea automaticamente anche delle revisioni (livello di revisione 0) laddove prima non ne erano state create. Se le procedure o i documenti presentavano già delle revisioni, queste rimarranno invariate.

Quando si accede alla schermata "Revisioni", la revisione corrente dovrebbe essere sempre evidenziata automaticamente. A seconda della revisione selezionata, i corsi di formazione corrispondenti dovrebbero apparire nella tabella "Corsi di formazione e opzioni per i dipendenti". Un amministratore ha la possibilità di aggiungere o eliminare questi corsi di formazione.

Quando si crea una nuova procedura dopo la conversione alla versione 13.1, l'opzione che impedisce agli utenti di completare gli eventi correlati sarà deselezionata per impostazione predefinita. Pertanto, la funzionalità deve essere abilitata e implementata e non dovrebbe comportare alcun effetto negativo in caso di aggiornamento da una versione precedente alla 13.1. IndySoft imposterà inoltre la scadenza di qualsiasi corso di formazione in modo che non scada mai.

Cliccando su "Nuovo elemento" (icona con il segno più), puoi aggiungere una nuova revisione (o versione) della procedura che stai inserendo/modificando.

Inserisci nuova revisione

Livello di revisione

Ad esempio: se questa procedura viene aggiornata ogni 12 mesi, è possibile indicare come livello l'anno in cui è stata creata/aggiornata.

Data di revisione

: indicare la data in cui è stata effettuata la revisione.

Contrassegna come revisione corrente

Selezionando questa casella di controllo, la procedura che stai aggiungendo diventerà la revisione predefinita.

Supponiamo che un amministratore debba creare una nuova revisione e che esistano associazioni relative alla formazione sulla procedura per i dipendenti per la revisione "attuale". In questo caso, al momento della creazione della nuova revisione, IndySoft proporrà di creare automaticamente i corsi di formazione sulla base della revisione "Attuale" esistente e di applicarli alla revisione appena creata.

Creazione automatica di nuovi corsi di formazione per il prompt di revisione

Se l'amministratore seleziona "Sì", tutti i corsi "Attivi" verranno creati per la nuova revisione.

Nota: se hai creato un elenco di procedure e in seguito hai deciso quale sia quella corrente, puoi cliccare su questa icona

per impostare la procedura evidenziata come revisione predefinita corrente.

Formazione e opportunità per i dipendenti

Formazione e opportunità per i dipendenti

Impedisci all'utente di completare gli eventi correlati se non viene individuata alcuna formazione valida

Se questa opzione è abilitata E un evento presenta la configurazione del flusso di lavoro. opzione "Verifica dipendenti" attivata "Formazione sulle procedure": il profilo del dipendente associato all'utente connesso verrà verificato ed eventualmente bloccato in tre punti distinti in cui potrebbe tentare di aggiungere o utilizzare una procedura:

Al momento dell'aggiunta di attrezzature associate a tale procedura (l'aggiunta delle attrezzature verrà bloccata)
Quando si tenta di aggiungere elementi alla sezione "Procedura" nella scheda "Documenti" dell'evento stesso
Al termine dell'evento. Se l'utente arriva a questa fase, potrà uscire dall'evento e lasciarlo incompleto.

Workflow Config. - Event Tabs - Check for Emp. Procedure Trainings

La formazione non ha scadenza

Indica se, per impostazione predefinita, i corsi di formazione per i nuovi dipendenti non scadranno mai. Se questa opzione è selezionata, i campi relativi alla frequenza/all'intervallo di scadenza della formazione appariranno disattivati. Se l'opzione non è selezionata, l'utente può specificare la frequenza o l'intervallo di scadenza dell'addestramento nei campi seguenti.

Frequenza di scadenza della formazione

Specifica la frequenza predefinita di scadenza della formazione

Intervallo di scadenza della formazione

Specifica l'intervallo predefinito di scadenza della formazione

La creazione di una formazione per dipendenti/procedure può avvenire solo se esiste una revisione valida. Pertanto, i corsi di formazione sulle procedure per i dipendenti dipendono dalle revisioni e, quando viene creata una nuova revisione, è necessario stabilire nuove associazioni. IndySoft offre diverse opzioni che consentono di associare facilmente in blocco le revisioni delle procedure ai dipendenti.

Aggiungi formazione per i dipendenti

Aggiungere un corso di formazione per i dipendenti relativo a una procedura

Per impostazione predefinita, questa schermata mostra solo i record dei dipendenti attivi che sono anche utenti. In questo modo l'elenco dei dipendenti viene filtrato in modo da includere solo coloro che possono accedere e utilizzare il software. Se l'opzione "Mostra solo dipendenti/utenti attivi" è selezionata, la schermata si aprirà e mostrerà l'elenco predefinito dei dipendenti dell'azienda i cui record sono contrassegnati come "Attivi" e associati a un record utente "Attivo". Se questa opzione non è selezionata, verranno visualizzati tutti i record dei dipendenti, indipendentemente dal loro stato. I record evidenziati in blu indicano i dipendenti che hanno già un collegamento formativo "attivo" con la revisione corrispondente. L'amministratore può cercare i dipendenti utilizzando Ctrl + F ed effettuare una selezione multipla per un'associazione in blocco.

Finestra di dialogo "Aggiungi note di allenamento"

La schermata di riepilogo mostrerà la data di scadenza (se presente), la frequenza e l'intervallo. L'amministratore può ora aggiornare la "Data di aggiunta" e inserire eventuali note specifiche relative ai corsi di formazione, quindi premere OK per creare in blocco le associazioni.

Supponiamo che l'amministratore tenti di creare associazioni per dipendenti che ne hanno già. In tal caso, verrà chiesto loro se desiderano archiviare le associazioni esistenti per quegli utenti specifici e crearne di nuove; se rispondono "No", verranno create tutte le associazioni non ancora esistenti. Se si seleziona "Sì", i file più vecchi verranno contrassegnati come ARCHIVIATI e verranno creati quelli nuovi.

Prompt per l'archivio dei corsi di formazione

Rimuovi la formazione dei dipendenti

Elimina conferma della formazione dei dipendenti

All'amministratore verrà chiesto di confermare con "Sì" o "No" se desidera eliminare il record relativo alla formazione del dipendente selezionato.

Importare i corsi di formazione da un'altra procedura

Ricerca revisioni delle procedure

Utilizza questa opzione per inserire automaticamente i corsi di formazione da una procedura esistente. Questa funzione copierà tutti i record di formazione relativi alle procedure dei dipendenti già esistenti nella procedura aperta nella finestra di dialogo "Aggiungi/Modifica". |

Suggerimento per la produttività

La finestra di dialogo "Procedure - Aggiungi/Modifica" può essere filtrata e personalizzata in vari modi. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Interfaccia generale.

I pulsanti e le icone sono descritti in dettaglio qui.