Allgemeines

Mit allgemeinen Berichten lassen sich Auswertungen zu nahezu JEDER Tabelle in der IndySoft-Datenbank erstellen – wobei unterhalb der Haupttabelle bis zu vier optionale Untertabellen angezeigt werden können. Im Dialogfeld „Allgemeine Suche/Bericht“ sind alle Tabellen in logischen Gruppen angeordnet, sodass die gewünschten Informationen schnell ausgewählt werden können. Alle Feldnamen sind in einem lesbaren Format angegeben. Die allgemeine Handhabung der allgemeinen Suchfunktionen und Berichte ähnelt stark derjenigen der Suchfunktionen und Berichte unter Ausrüstung. Dies ist beabsichtigt – damit die Benutzer die grundlegenden Funktionen nicht neu erlernen müssen, wenn sie Informationen melden, die nicht gerätebezogen sind.

Bevor Sie fortfahren, lesen Sie bitte den Abschnitt Allgemeine Such- und Berichtsdialoge, um sich mit den Hauptbereichen einer allgemeinen Suche bzw. eines Berichts und deren Verwendung vertraut zu machen, wenn diese vom Hauptbildschirm aus aufgerufen werden. In diesem Thema geht es speziell um die Möglichkeiten zur Anpassung einer allgemeinen Suche bzw. eines allgemeinen Berichts.

Wenn eine allgemeine Suche/ein allgemeiner Bericht in PrintBuilder bearbeitet wird, werden Ihnen unten rechts zwei neue Schaltflächen auffallen, die für Benutzer, die die Suche/den Bericht im normalen Betrieb über den Hauptbildschirm ausführen, nicht sichtbar sind:

Zusätzliche Optionen und Speichern-Schaltflächen – Allgemeine Suche/Berichtsgestaltung

Einstellungen speichern

Mit dieser Schaltfläche speichern Sie Ihre aktuellen Änderungen in der Datenbank – dabei wird die bisherige Such-/Berichtskonfiguration überschrieben. Dieselbe Aktion kann auch über die Schaltfläche „Speichern & Schließen“ auf der rechten Seite ausgeführt werden, wodurch das Dialogfeld geschlossen wird.

Weitere Optionen

Über diese Schaltfläche wird ein wichtiger Dialog angezeigt, in dem alle verschiedenen Funktionsoptionen für eine allgemeine Suche/einen allgemeinen Bericht aufgelistet sind. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:

Suchoptionen

Weitere Optionen – Suchoptionen

Die allgemeine Suche/Berichte können auf nahezu alle Datentypen in der IndySoft-Datenbank zugreifen. Auf der Registerkarte „Suchoptionen“ finden Sie die Optionen, mit denen Sie die gewünschte Datengruppe auswählen können.

Such-/Berichtstyp – der Name der Haupttabelle für die Suche/den Bericht. Alle in der IndySoft-Datenbank verfügbaren Tabellen sind in der Dropdown-Liste aufgeführt. Aktivieren Sie die Registerkarte „Anzeigen“, wenn Sie bei der Ausführung der Suche/des Berichts oberhalb der Ergebnisübersicht ein Filterfeld für diese Tabelle anzeigen möchten. Hinweis: Diese Option „Anzeigen“ ist nicht verfügbar, wenn der Bericht mit PrintBuilder erstellt wird. Jeder Filter, der während der Konfiguration eingegeben wird, wird also weiterhin ausgeführt, um die Ergebnisse zu filtern. Die Option „Anzeigen“ legt fest, ob der Filter dem Benutzer bei der Ausführung angezeigt wird.

Detailtyp 1–4 – Bezeichnung der optionalen Detailtabellen, die als eingebettete Details innerhalb jedes Datensatzes im Haupttyp „Suche/Bericht“ angezeigt werden können. Bitte beachten Sie, dass die verfügbaren Tabellen auf diejenigen beschränkt sind, die als Detailtabellen für die oben ausgewählte Tabelle „Such-/Berichtstyp“ geeignet sind. Nicht alle Tabellen vom Typ „Suche/Bericht“ verfügen über mögliche Detailtabellen. Wenn mehr als eine Detailtabelle ausgewählt ist, werden diese Details als mehrere Detailregisterkarten angezeigt.

Beispiel – Mehrere Detailtypen

Wenn bei den Detailtypen die Option „Anzeigen“ aktiviert ist, wird das Filterfeld dieser Detahltabellen oben im Dialogfeld angezeigt, wobei jede Tabelle über eine eigene Registerkarte verfügt. Jedes dieser Detailfilterfelder filtert die Datensätze für das jeweilige eingebettete Detail. Im obigen Beispiel werden also alle Mitarbeiter angezeigt, die zu „INDYCLM“ gehören – mit zusätzlichen Details zu jedem Mitarbeiter, einschließlich einer Auflistung der Schulungs- und Zeiterfassungseinträge jedes Mitarbeiters. Wenn ein Filter zu „Mitarbeiterschulungen“ hinzugefügt wird:

Beispiel – Details filtern

Dadurch werden nur die Mitarbeiterschulungen aus dem letzten Monat angezeigt. Alle ausgewählten Filter werden im allgemeinen Bericht gespeichert – so erhalten Sie für nahezu jede Kombination von Tabellen schnell genau das gewünschte Ergebnis.

Position der Detailregisterkarte(n) – Diese Option bestimmt die Position der Registerkarte mit den Detailangaben – wählen Sie „Links“ oder „Oben“:

Beispiel – Position der Detailregisterkarten auf der linken Seite

Beispiel – Position der oberen Detailregisterkarten

Zusatzausstattung Filter – Dieses Kontrollkästchen wird nur angezeigt, wenn die Tabelle „Such-/Berichtstyp“ die Spalten „Unternehmen“ und „ID“ enthält. Felder. Wenn diese Option aktiviert ist, wird rechts neben dem Filterfeld der Haupttabelle ein zweites Filterfeld angezeigt.Hinweis: Diese Funktion ähnelt dem Filter für Zusatzausrüstung aus Version 8, der dem EventFinder hinzugefügt werden konnte – allerdings kann der Filter für Zusatzausrüstung in diesem Fall nicht nur auf die Tabelle „Events“, sondern auch auf viele andere Tabellen angewendet werden.

Allgemeine Suchoptionen – Anzeigen Zusatzausrüstung Filter

Beispiel – Zusätzliche Ausrüstung Filter

Bearbeitung der Filterfelder sperren – Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Bearbeitung aller Filterfelder deaktiviert, sobald die Suche/der Bericht vom Hauptbildschirm aus ausgeführt wird. Die bei der Konfiguration eingegebenen Filter werden weiterhin verwendet; sie können nicht geändert werden, wenn diese Option aktiviert ist.

Ergebnisse beim Start automatisch auswählen – Aktivieren Sie diese Option, damit die Filter automatisch angewendet werden, sobald der Suchdialog aufgerufen wird, um die ausgewählte Tabelle zu füllen. Wenn diese Option NICHT aktiviert ist, muss der Benutzer den Suchfilter bestätigen und auf die Schaltfläche „Auswählen“ klicken, um die Ergebnisse anzuzeigen.

Max. Anzahl von Datensätzen / Keine Begrenzung - Diese Einstellung entspricht der Option „Max. Anzahl von Datensätzen“ unter Benutzer-/Standorteinstellungen – Allgemein, gilt jedoch nur für diese Suche bzw. diesen Bericht. Diese maximale Anzahl von Datensätzen wird beim Klicken auf die Schaltfläche „Auswählen“ (oder bei der automatischen Ausführung der Suche) durchgesetzt – wird das Maximum überschritten, wird der Benutzer darauf hingewiesen.Hinweis: Bei der allgemeinen Suche/den Berichten wird diese Einstellung anstelle der Benutzereinstellung verwendet. Betrachten Sie diese Einstellung unter „Benutzereinstellungen“ als Sammelkategorie für gängige Suchmasken, die nicht speziell gestaltet oder angepasst wurden. Diese Einstellung gilt für alle Suchvorgänge und Berichte zu Geräten und allgemeinen Themen. Dies ermöglicht eine wesentlich größere Flexibilität – da manche Suchanfragen/Berichte nur 2–3 Felder zurückgeben, könnte es akzeptabel sein, 10.000 Datensätze zurückzugeben. Bei anderen komplexen Suchanfragen, die Dutzende von Feldern zurückgeben, könnte jedoch ein niedrigerer Maximalwert ratsam sein. Aktivieren Sie „No Max.“, um die Überprüfung der Datensatzanzahl zu überspringen.

Ausgabe

Weitere Optionen – Ausgabe

Registerkarte „Ausgabe“ anzeigen – Aktivieren Sie diese Option, um die Registerkarte „Ausgabe“ rechts neben der Ergebnistabelle anzuzeigen. Die folgenden Optionen sind nur relevant, wenn die Option „Registerkarte „Ausgabe“ anzeigen“ aktiviert ist.

Bericht beim Start automatisch erstellen – Aktivieren Sie diese Option, wenn beim Erstellen des Such-/Berichtsdialogs automatisch die Schaltfläche „Erstellen“ auf der Registerkarte „Ausgabe“ angeklickt werden soll. Die Ergebnisse werden ausgegeben (die Tabelle wird ausgefüllt), und der Ausgabereport wird auf Grundlage der aktuellen Einstellungen für „Druckart“ und „Ziel“ erstellt. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Suche/der Bericht in PrintBuilder erstellt wurde.

Bericht nach Erstellung schließen – Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Such-/Berichtsdialog geschlossen, sobald der Bericht erstellt und ausgegeben wurde (auf dem Bildschirm, auf dem Drucker, in einer Datei usw.). Wenn diese Option deaktiviert ist, bleiben die Suchergebnisse nach der Erstellung des Berichts auf dem Bildschirm angezeigt. Diese Option ist besonders leicht verständlich, wenn die Ausgabe auf „Vorschau“ eingestellt ist. Bei der automatischen Erstellung des Berichts wird zunächst das Vorschaufenster angezeigt – dieses ist in der Regel groß und füllt den Bildschirm aus. Wenn dieses Vorschaufenster geschlossen wird, ist das Suchraster „dahinter“ sichtbar (sofern diese Option deaktiviert ist). Wenn diese Option aktiviert ist, während die Option „Bericht beim Start automatisch erstellen“ deaktiviert ist, wird der Suchdialog geschlossen, sobald der Benutzer auf der Registerkarte „Ausgabe“ auf die Schaltfläche „Erstellen“ klickt.

Unter „Berichtslayout + Excel-Ausgabeoptionen“, „Daten nur in Spalten ausgeben“ – diese Option ist nur relevant, wenn als Ausgabeziel „Excel – Datei“ oder „Excel – E-Mail“ ausgewählt ist und der Drucktyp „Berichtslayout“ verwendet wird. Diese Option ist für den Drucktyp „Raster“ nicht relevant. Wenn diese Option deaktiviert ist, versucht die Excel-Ausgabe, das optische Erscheinungsbild des Berichtslayouts, wie es im IndySoft Report Designer eingerichtet wurde, exakt nachzubilden. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Berichtsentwurf sah wie folgt aus:

Beispiel für ein Berichtsdesign

Wenn die Option „Für Berichtslayout + Excel-Ausgabeoptionen: Daten nur in Spalten ausgeben“ deaktiviert ist, sieht die Excel-Ausgabe (bei späterer Anzeige in Excel) wie folgt aus:

Beispiel für eine Excel-Ausgabe – wenn die Option deaktiviert ist

Wenn die Option „Für Berichtslayout + Excel-Ausgabeoptionen: Daten nur in Spalten ausgeben“ aktiviert ist, sieht die Excel-Ausgabe (bei späterer Anzeige in Excel) wie folgt aus:

Beispiel für eine Excel-Ausgabe – wenn die Option aktiviert ist

Wie Sie dem obigen Beispiel entnehmen können, enthält die Excel-Ausgabe ausschließlich die Felder aus der Haupttabelle sowie die im Berichtsentwurf festgelegte Schriftart für diese Felder. Alle anderen Zeichenfolgen und überflüssige Formatierungen werden ignoriert. Außerdem werden alle Felder in aufeinanderfolgenden Spalten ausgegeben, unabhängig von ihrer relativen Position im Berichtsentwurf.

Berichtstypen – Verwenden Sie diese Option, um festzulegen, welche Berichtstypen dem Benutzer bei der Ausführung der Suche/des Berichts zur Verfügung stehen sollen. Alle nicht markierten Optionen werden auf der Registerkarte „Ausgabe“ ausgeblendet.

Ausgabeziele – Mit dieser Option legen Sie fest, welche Ausgabeziele dem Benutzer bei der Ausführung der Suche/des Berichts zur Verfügung stehen. Alle nicht markierten Optionen werden auf der Registerkarte „Ausgabe“ ausgeblendet.

Optionaler Speicherort für den Dateiexport – Diese Option ist nur für datei- oder E-Mail-bezogene Ausgaben (PDF, Excel, XML) relevant. Verwenden Sie diese Option, um so viele Informationen wie möglich über den endgültigen Speicherort der zu erstellenden Datei anzugeben. Es gibt mehrere Varianten. Zunächst kann ein vollständiger Verzeichnis- und Dateiname eingegeben werden. In diesem Fall wird beim Erstellen des Berichts kein Dialogfeld zum Auswählen einer Datei angezeigt – der Bericht wird direkt am angegebenen Speicherort erstellt. Alle bereits vorhandenen Dateien mit demselben Namen an diesem Speicherort werden automatisch überschrieben – gehen Sie daher bei der Verwendung dieser Option vorsichtig vor. Als Nächstes kann nur ein Verzeichnisname angegeben werden. In diesem Fall wird dieser Dateiname automatisch im folgenden Format erstellt:

Suchbegriff-mmddyyyy-hhmmss.ext

Dabei steht „SearchName“ für den Namen der aktuellen Suche/des aktuellen Berichts, „mmddyyyy-hhmmss“ für das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit und „.ext“ für die Dateiendung, die dem Zielformat entspricht (PDF, Excel, XML). Eine dritte Möglichkeit: Wenn Sie einen Dateinamen und kein Verzeichnis angeben, wird dieser Dateiname verwendet, um die Datei im Verzeichnis „emp“ unter \Tvon IndySoft anzulegen. Dies ist eine gängige Konfiguration, wenn die Datei für die E-Mail-Ausgabe erstellt wird. Hinweis: Sie können hier zwar eine Dateiendung angeben, diese wird jedoch bei der Erstellung der endgültigen Datei ignoriert und stattdessen durch die für den „Ziel“-Typ passende Endung (PDF, Excel, XML usw.) ersetzt.

Hinweis zur XML-Ausgabe.

Die XML-Ausgabe ist eine leistungsstarke Funktion der allgemeinen Berichte – insbesondere, wenn der Bericht so eingerichtet ist, dass automatisch ein fester Speicherort für die Datei festgelegt wird. Beachten Sie, dass das Format der XML-Datei einfach ist und den folgenden allgemeinen Regeln entspricht:

·Es werden nur die Felder ausgegeben, die in der Tabelle angezeigt werden

·Die Felder werden in der XML-Datei in derselben Reihenfolge von oben nach unten ausgegeben, wie sie in der Kopfzeile der Tabelle von links nach rechts festgelegt ist

·Die XML-Ausgabe ist nur für den Tabellendrucktyp zulässig

·Das Stammelement entspricht dem auf der Seite „Suchoptionen“ ausgewählten „Such-/Berichtstyp“ und enthält alle Datensätze

·Jeder Datensatz im Raster wird in einem <-Zeilenelement> enthalten

·Die Felder in jeder Zeile erhalten denselben Feldnamen, der auch im Raster verwendet wird

·Die Details 1–4 (sofern zutreffend) werden innerhalb jeder <-Zeile> der Haupttabelle exportiert, und zwar in Elementnamen, die dem Detailtyp entsprechen.

·Leerzeichen und andere Sonderzeichen in Feldnamen werden im XML-Feldnamen durch einen Unterstrich ersetzt, z. B. „Max. „Behälterkapazität“ = „Max__Behälterkapazität“

Beispiel – XML-Ausgabe

Startschaltflächen BITTE BEACHTEN SIE

Der folgende Beitrag enthält möglicherweise Verweise auf die benutzerdefinierten Skriptfunktionen der IndySoft-Produktreihe. Einige Aspekte der besprochenen Funktionen sind für Endkunden möglicherweise nicht zugänglich. Zur Orientierung: Die betroffenen Funktionen enthalten die Begriffe „Skript“ oder „benutzerdefiniertes Skript“.Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Skripten sowie zu deren Implementierung und Unterstützung im Produkt finden Sie im Abschnitt „Übersicht über benutzerdefinierte Skripte“

Zusätzliche Optionen – Startschaltflächen

Mit dieser Option können 1 bis 3 Schaltflächen unten links im Such-/Berichtsdialog angezeigt werden. Jede Schaltfläche startet ein Skriptprojekt:

Benutzerdefinierter Startknopf – E-Mail-Benachrichtigung

Um ein neues Skriptprojekt (mit einem für diesen Zweck geeigneten Typ) zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Projekt hinzufügen“ rechts neben dem Dropdown-Menü „Taste 1–3“. Um ein Skript zu bearbeiten, das bereits in der Dropdown-Liste aufgeführt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Projekt anzeigen/bearbeiten“:

Neues Projekt hinzufügen – Projekt anzeigen/bearbeiten

Skriptprojekte werden über den IndySoft-Projekteditor erstellt bzw. bearbeitet.

Weitere Einstellungen

Weitere Optionen – Sonstige Einstellungen

Dieser letzte Schritt der Einrichtung erinnert den Benutzer an zusätzliche Einstellungen, die bei der Einrichtung des Such-/Berichtsdialogs gespeichert wurden, wenn dieser in PrintBuilder bearbeitet wird. Beispielsweise ist für dieses Dialogfeld „Optionen“ kein Einrichtungsschritt für die Suchkriterien der Filterbox erforderlich, da die Filterbox(en) bereits im Hauptdialogfeld für Suche/Bericht sichtbar ist (sind). Die meisten dieser Optionen dürften auf der Hand liegen – sie werden jedoch der Vollständigkeit halber aufgeführt. Die sichtbaren Felder, die Breite der einzelnen Felder, die ausgewählten Optionen „Druckart“ und „Ziel“ sowie das unter „Berichtslayout bearbeiten“ festgelegte Berichtslayout – all diese Einstellungen werden zusammen mit den in diesem Dialogfeld festgelegten Optionen mit dem Bericht gespeichert.Hinweis: Die Höhe und Breite des Such-/Berichtsdialogs werden ebenfalls gespeichert – diese Maße dienen jedoch nur als Ausgangswert, wenn ein Benutzer die Suche bzw. den Bericht zum ersten Mal ausführt. Der Benutzer kann die Ansicht dann an seine bevorzugte Größe anpassen; diese neue Größe wird für jeden Benutzer und jede Suche bzw. jeden Bericht gespeichert (wie bei den meisten anderen IndySoft-Ansichten).

Einstellungen für benutzerdefinierte Felder

Einstellungen für benutzerdefinierte Felder bearbeiten

Unter dieser Registerkarte finden Sie die Option, benutzerdefinierte Felder zu Ihrer Ergebnisübersicht hinzuzufügen. Klicken Sie auf das Symbol links neben der Tabelle, um ein neues benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen. Hier können Sie den Feldnamen und die zugehörige benutzerdefinierte Beschriftung angeben. Das Dialogfeld „Hinzufügen“ ist unten abgebildet:

Dialogfeld „

“ – Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen

Berichtslayout bearbeiten
Zurück zum Hauptdialogfeld für Suche/Bericht, wenn dieser über PrintBuilder gestaltet wird... Wenn auf der Registerkarte „Ausgabe“ als Drucktyp „Berichtslayout“ ausgewählt ist, wird ein Hyperlink „Berichtslayout bearbeiten“ angezeigt:

Berichtlayout bearbeiten Hyperlink

Wenn Sie auf diesen Hyperlink klicken, wird der IndySoft Report Designer geöffnet, mit dem Sie das Layout der Felder/Datensätze in Ihrem Bericht vollständig anpassen können. Dieses Dialogfeld ist nahezu identisch mit dem IndySoft Custom Report Designer – wie im Abschnitt über benutzerdefinierte Berichte ausführlich erläutert. Weitere Informationen finden Sie in diesem Abschnitt. Aber noch ein paar Anmerkungen zu kleineren Unterschieden:

·Die Registerkarte „Daten“ ist nicht sichtbar, genau wie bei benutzerdefinierten Berichten – da die Tabelle/Felder bereits aus der Tabelle ausgewählt wurden.

·Alle Feldnamen, die im Designer angezeigt werden können, entsprechen den Namen, die in der Ergebnistabelle zu sehen sind.

·Wenn Detailraster für die Anzeige abgebildet werden, stehen diese auch im IndySoft Report Designer als Tabellen-Pipelines zur Verfügung. Und die Verknüpfung der entsprechenden Felder im Master-Detail-Verhältnis ist hinter den Kulissen bereits für Sie erledigt. Erstellen Sie einen Unterbericht, um jede Detailtabelle anzuzeigen, und verweisen Sie jeden Unterbericht auf die entsprechende Pipeline.

·Um möglichst effizient vorzugehen, empfehlen wir Ihnen, den „Berichtsassistenten“ im Menü „Optionen“ zu verwenden. Dieser Assistent hilft Ihnen dabei, schnell einen Bericht zu erstellen, der Ihre sichtbaren Felder mit Feldüberschriften, einem Berichtstitel und den entsprechenden Angaben in der Fußzeile anzeigt.

IndySoft Report Designer – Allgemeines Such-/Berichtsbeispiel

Wichtiger Tipp: Sie können ein Objekt vom Typ „Systemvariable“ in den Bericht einfügen und die Eigenschaft „DocumentName“ auswählen. IndySoft nutzt diese Eigenschaft zur Speicherung einer verständlichen Beschreibung der Such- und Sortierkriterien, die zur Erstellung des Berichts verwendet wurden. Wenn Sie für dieses neue Objekt die Zeilenumbruchfunktion aktivieren (über einen Rechtsklick auf das Objekt) und die Variable in die Berichtsüberschrift einfügen, erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung der Suchbedingungen. Siehe das folgende Beispiel:

Beispiel – Verwendung einer Systemvariablen vom Typ „DocumentName“ – zum Anzeigen von Filter- und Sortieroptionen |