Arbeitsaufträge mit Kostenvoranschlägen verknüpfen

In IndySoft können Arbeitsaufträge auf der Grundlage eines Kostenvoranschlags erstellt werden. Wählen Sie auf der Registerkarte „Auftragssystem“ den Kostenvoranschlag aus, wechseln Sie dann zur Registerkarte „Kosten“ und wählen Sie das Menü „Arbeitsauftrag aus Kostenvoranschlag erstellen“ oberhalb der Tabelle:

Einen Arbeitsauftrag aus dem Kostenvoranschlag erstellen

Der Kostenvoranschlag muss zunächst den Status „GENEHMIGT“ haben, damit aus ihm ein Arbeitsauftrag erstellt werden kann. Hinweis: Vor dem Aufruf von „Arbeitsauftrag aus Kostenvoranschlag erstellen“ können in diesem Menü drei Optionen festgelegt werden:

·Geplante Arbeitspositionen hinzufügen: Erstellt geplante Arbeitspositionen im neuen Arbeitsauftrag für alle Kostenpositionen im Kostenvoranschlag, die über eine Firma, eine ID und einen zugehörigen Ereignistyp verfügen

·Kostenpositionen hinzufügen: Erstellt Kostenpositionen im neuen Arbeitsauftrag

·Nur Kosten für nicht geplante Arbeitspositionen hinzufügen: Diese Einstellung bewirkt, dass nur Kostenpositionen erstellt werden, die nicht mit Kostenpositionen im Kostenvoranschlag zusammenhängen, die zur Erstellung einer geplanten Arbeitsposition führen. Dies ist vorzuziehen, wenn Sie lieber auf den tatsächlichen Servicevorgang zurückgreifen möchten, um die entsprechende Abrechnung zu erstellen und den Arbeitsauftrag zu füllen.

·Geplante Arbeitsaufträge nach Menge trennen (bei Erstellung aus Vorlage): Diese Einstellung ändert die Funktionsweise für ein bestimmtes Szenario. Wenn Sie einen Kostenvoranschlag mit Kostenpositionen haben, die anhand einer Vorlage erstellt wurden, und die Menge der jeweiligen Kostenposition größer als eins ist. Wenn diese Option aktiviert ist und die Funktion „Auftrag aus Kostenvoranschlag erstellen“ ausgeführt wird, wird für jede Position in der Menge ein separater „Geplanter Auftrag“ angelegt. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird nur ein Element unter „Geplante Aufgaben“ ausgeführt.

·Geplante Arbeitsaufträge nach Menge trennen (bei Erstellung aus bestimmten Geräten): Diese Einstellung (ähnlich wie die oben genannte) ändert die Funktionsweise für ein bestimmtes Szenario. Wenn Sie einen Kostenvoranschlag mit Positionen haben, die aus bestimmten Geräten stammen (z. B. aus dem EquipmentFinder), und die Menge einer Position größer als eins ist, wird – sofern diese Option aktiviert ist und die Funktion „Arbeitsauftrag aus Kostenvoranschlag erstellen“ ausgeführt wird – für jede Position in der angegebenen Menge ein separater „Geplanter Arbeitsauftrag“ angelegt. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird nur ein Element unter „Geplante Aufgaben“ ausgeführt.

Sobald der neue Arbeitsauftrag erstellt wurde, wird er automatisch auf dem Bildschirm ausgewählt. Beachten Sie, dass Sie auf der Registerkarte „Kosten“ des aktuellen Arbeitsauftrags schnell zum ursprünglichen Kostenvoranschlag zurückkehren können, indem Sie auf die Schaltfläche „Zum zugehörigen Kostenvoranschlag wechseln“ klicken. Der Tooltip dieser Schaltfläche erinnert Sie an die Schätzungsnummer:

Zur entsprechenden Schätzung

Version 13.0.9 || Administratoren können auf der Registerkarte „Kosten“ unter „Kostenvoranschläge“ bestimmte Ereignisse anzeigen, um aus Kostenvoranschlägen Arbeitsaufträge zu erstellen.

In der Workflow-Konfiguration kann der Benutzer zu Schritt 5 navigieren und das Kontrollkästchen „In Kostenvoranschlägen anzeigen, um Arbeitsaufträge zu erstellen“ aktivieren.

Durch Auswahl dieser Option wird auf der Registerkarte „Kostenvoranschlag“ ein neues Symbol angezeigt.

Kostenvoranschlag – Arbeitsauftrag aus Kostenvoranschlag erstellen (mithilfe von Ereignissen)

Alle Veranstaltungen, bei denen diese Option aktiviert ist, werden dort in einer Dropdown-Liste angezeigt. Nach Auswahl des Ereignisses fügt IndySoft automatisch alle einzelnen Ausrüstungsgegenstände aus dem Kostenvoranschlag hinzu (geschätzte Arbeiten und Kosten). Beachten Sie, dass die richtige Regel für den automatischen Start in der Workflow-Konfiguration angewendet werden muss, damit das Ereignis einen Arbeitsauftrag erstellt. Der Kostenvoranschlag muss nicht unbedingt den Status „Genehmigt“ haben, um diese Funktion nutzen zu können. Eine Sicherheitseinstellung kann die native Option zum Erstellen eines Arbeitsauftrags aus einem Kostenvoranschlag ausblenden, um Verwechslungen mit dieser Funktion zu vermeiden.

-Workflow-Konfiguration – Sonstiges - In Kostenvoranschlägen anzeigen, um Arbeitsaufträge zu erstellen

In Kostenvoranschlägen anzeigen, um einen Arbeitsauftrag zu erstellen – Warnung zur Regel für den automatischen Start

Kosten, die automatisch aus dem Kostenvoranschlag in die Veranstaltung importiert werden
Wie unter Standardkostenberechnungen beschrieben, können Kosten basierend auf der Workflow-Konfiguration – Kosten automatisch in eine Veranstaltung übernommen werden. In dieser Konfigurationsübersicht können bestimmte Gebührentypen dem Ereignistyp zugeordnet werden – geben Sie in dieser Übersicht an, ob der Gebührentyp automatisch hinzugefügt werden soll. Wenn Sie die Kosten aus einem zugehörigen Kostenvoranschlag hinzufügen möchten, beachten Sie bitte die folgenden Einstellungen in der Workflow-Konfiguration unter „Kosten“:

Automatisches Hinzufügen von Kosten aus Kostenvoranschlägen

Damit Kosten aus einem Kostenvoranschlag hinzugefügt werden können, muss der Kostenvoranschlag den Status „GENEHMIGT“ haben (noch nicht „ABGESCHLOSSEN“) und eine Kostenposition für die aktuelle Anlage (Unternehmen + ID) sowie den aktuellen Ereignistyp enthalten. Wenn Kosten aus einem Kostenvoranschlag hinzugefügt werden, werden diese NICHT aus der Geräte- oder der verknüpften Vorlagenebene importiert. |