Lier les bons de travail aux devis

Les bons de travail peuvent être créés à partir d'un devis dans IndySoft. Sélectionnez le devis dans l'onglet « Système de commande », puis accédez à l'onglet « Frais » et sélectionnez l'option « Créer un bon de travail à partir du devis » dans le menu situé au-dessus du tableau :

Créer un bon de travail à partir du devis

Pour pouvoir créer un bon de travail à partir d'un devis, celui-ci doit d'abord avoir le statut « APPROUVÉ ». Remarque : Trois options peuvent être définies dans ce menu avant d'appeler la fonction « Créer un bon de travail à partir du devis » :

·Ajouter des éléments de travail planifiés : crée des éléments de travail planifiés dans le nouvel ordre de travail pour tous les frais du devis qui comportent une société, un ID et un type d'événement associé

·Ajouter des éléments de frais : crée des éléments de frais dans le nouvel ordre de travail

·Ajouter uniquement les frais pour les éléments de travail non planifiés : ce paramètre permet de créer uniquement les frais qui ne sont pas liés aux frais du devis entraînant la création d'un élément de travail planifié. Cette option est préférable si vous préférez vous baser sur l'intervention réelle pour créer la facture correspondante et remplir le bon de travail.

·Séparer les tâches planifiées en fonction de leur quantité (lors de la création à partir d'un modèle) : ce paramètre modifie le fonctionnement dans un cas particulier. Si vous disposez d'un devis dont les postes ont été créés à partir d'un modèle et que l'un de ces postes comporte une quantité supérieure à un. Si cette option est cochée et que l'opération « Créer un ordre de travail à partir du devis » est effectuée, un poste « Travaux planifiés » distinct sera créé pour chaque article de la quantité. Si cette option n'est pas cochée, un seul élément de « travail planifié » sera exécuté.

·Séparer les tâches planifiées en fonction de la quantité (lorsqu'elles sont créées à partir d'un équipement spécifique) : ce paramètre (similaire à celui ci-dessus) modifie le fonctionnement dans un cas de figure particulier. Si votre devis comporte des postes de frais générés à partir d'un équipement spécifique (par exemple via EquipmentFinder) et que la quantité de ce poste est supérieure à un, alors, si cette option est cochée et que vous effectuez l'opération « Créer un ordre de travail à partir du devis », un poste « Travail planifié » distinct sera créé pour chaque unité de la quantité. Si cette option n'est pas cochée, un seul élément de « travail planifié » sera exécuté.

Une fois le nouvel ordre de travail créé, il sera automatiquement sélectionné à l'écran. Notez que depuis l'onglet « Frais » du dernier bon de travail, vous pouvez revenir rapidement au devis d'origine en cliquant sur le bouton « Accéder au devis associé ». L'info-bulle de ce bouton vous rappellera le numéro de devis :

Accéder au devis correspondant

Version 13.0.9 || Les administrateurs peuvent afficher des événements spécifiques afin de créer des bons de travail à partir des devis, via l'onglet « Frais » des devis.

Dans la configuration du flux de travail, l'utilisateur peut accéder à l'étape 5 et cocher la case « Afficher dans les devis pour créer des ordres de travail ».

En sélectionnant cette option, une nouvelle icône s'affichera dans l'onglet « Frais du devis ».

Devis

- Créer un bon de travail à partir d'un devis (à l'aide des événements)

Tous les événements pour lesquels cette option est cochée s'afficheront dans un menu déroulant. Une fois l'événement sélectionné, IndySoft ajoutera automatiquement tous les équipements distincts figurant dans le devis (travaux et frais estimés). Veuillez noter que la règle de lancement automatique appropriée doit être définie dans la configuration du flux de travail pour que l'événement génère un ordre de travail. Il n'est pas nécessaire que le devis ait le statut « Approuvé » pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité. Un élément de sécurité peut masquer l'option native permettant de créer un bon de travail à partir d'un devis afin d'éviter toute confusion avec cette fonctionnalité.

Configuration du flux de travail - Divers - Afficher dans les devis pour créer des bons de travail

Afficher dans les devis pour créer un bon de travail - Avertissement concernant la règle de lancement automatique

Frais importés automatiquement depuis le devis dans la gestion des événements
Comme indiqué dans Calculs des frais par défaut, les frais peuvent être automatiquement renseignés dans un événement en fonction de la Configuration du flux de travail - Frais. Ce tableau de configuration permet d'associer certains types de frais au type d'événement. Indiquez dans ce tableau si le type de frais doit être ajouté automatiquement. Si vous souhaitez que les frais soient ajoutés à partir d'un devis associé, veuillez noter les paramètres suivants dans la configuration des frais du flux de travail :

Ajout automatique des frais à partir des devis

Pour que des frais puissent être ajoutés à partir d'un devis, celui-ci doit avoir le statut « APPROUVÉ » (et non « TERMINÉ ») et comporter des frais correspondant à l'actif concerné (société + ID) et au type d'événement en question. Si des frais sont ajoutés à partir d'un devis, ceux-ci ne seront PAS importés depuis le niveau de l'équipement ou du modèle associé. |