Richieste di assistenza

Le richieste di assistenza consentono agli utenti finali di registrare le telefonate e le e-mail ricevute da clienti attuali e potenziali. Le richieste presuppongono che l'azienda sia presente nel database, ma non richiedono all'utente finale di creare attrezzature, ordini di lavoro o preventivi. Le richieste possono essere create solo dalla schermata "Aggiungi/Modifica azienda" e, una volta create, sono accessibili dalla finestra di dialogo "Aggiungi/Modifica azienda" o dalla scheda "Lavori in sospeso".

L'interfaccia "Aggiungi/Modifica azienda" consente all'utente di filtrare e visualizzare rapidamente tutti gli ordini di lavoro relativi a una richiesta o a un contratto. Gli utenti possono cliccare con il tasto destro del mouse su un ordine di lavoro per visualizzarlo rapidamente nel sistema gestionale. Le richieste sono operazioni o transazioni una tantum, mentre gli accordi sono contratti a scadenza periodica.

Il flusso di lavoro della richiesta di servizio ha inizio al momento della creazione, con lo stato "Bozza". L'utente ha quindi la possibilità di:

Crea un preventivo sulla base di quella richiesta (una volta creato il preventivo, lo stato passerà a "Da preventivare").
Crea un ordine di lavoro (Una volta creato l'ordine di lavoro, lo stato passerà a "In attesa di ordine di lavoro")
Annulla la richiesta.
Contrassegna la richiesta come "Servizio richiesto". Se lo stato è "Bozza" e l'utente preme OK, verrà visualizzata la seguente richiesta. Se si risponde "Sì", lo stato verrà aggiornato a "Servizio richiesto" e apparirà nella sezione "Lavori in sospeso" del software. Se l'utente risponde "No", la richiesta rimarrà nello stato "Bozza".

Aggiungere una nuova richiesta di assistenza

Ogni nuova richiesta avrà inizialmente lo stato "Bozza". IndySoft inserirà automaticamente i dati relativi all'utente che sta creando la richiesta, la data di creazione e la filiale predefinita (se presente). La data richiesta può essere utilizzata per specificare quando potrebbe essere necessario eseguire il lavoro. La sezione "Contatti" può essere utilizzata per identificare chi, all'interno del cliente, richiede il lavoro, mentre i campi personalizzati possono essere utilizzati per inserire qualsiasi altra informazione pertinente.

Nota: i valori dei campi personalizzati e gli alias sono condivisi con Contratti di servizio. Gli alias vengono configurati nel file eseguibile del Contratto di servizio, nell'icona a forma di ingranaggio dell'amministrazione, mentre i valori del menu a tendina si trovano nella sezione "Campi personalizzati" della pagina "Aggiungi/Modifica contratti di servizio" >.

Se si crea un ordine di lavoro o un preventivo a partire da una richiesta, tutti i campi verranno trasferiti direttamente nei campi corrispondenti dell'ordine.

Interfaccia per le richieste di assistenza

Dettagli | Dettagli

| Creato da | Al momento della creazione della richiesta di assistenza, questo campo viene compilato dall'utente che ha creato la richiesta.
| Data di creazione | La data in cui è stata creata la richiesta.Filiale | Se si utilizzano le filiali, come impostazione predefinita verrà indicata la filiale assegnata all'azienda della richiesta nella schermata di aggiunta/modifica dell'azienda. Ciò contribuirà a definire le opzioni relative al listino prezzi per il contratto (se applicabile). Al momento della creazione di un ordine di lavoro, questo valore verrà inserito nella sezione "Ordine di lavoro".Ordine di acquisto Numero | Questo campo verrà compilato automaticamente con il numero dell'ordine di acquisto (PO) correlato al momento della creazione dell'ordine di lavoro.Data richiesta | Può essere utilizzato per specificare quando potrebbe essere necessario eseguire il lavoro.Priorità | Consente agli utenti di specificare la priorità di una determinata richiesta di servizio (Bassa, Media, Alta)Contatti | Può essere utilizzato per identificare chi, tra i clienti, sta richiedendo l'intervento. È possibile aggiungerli dall'elenco dei dipendenti della società richiedente oppure inserirli come nuovi nell'elenco dall'interfaccia. Ai contatti è possibile assegnare un "Tipo di contatto", che è un elenco gestibile a livello di sistema tramite le funzioni di aggiunta e modifica. I tipi di contatto possono essere inseriti liberamente anche durante l'aggiunta di un contatto.Campi personalizzati 1-10 | Questi campi di testo personalizzati consentono l'uso di alias (che possono essere impostati dagli amministratori di sistema nell'opzione a forma di ingranaggio nella scheda "Dettagli") e dispongono di elenchi a discesa corrispondenti a livello di sistema. Questi elenchi a discesa sono disponibili nella sezione "Aggiungi/Modifica contratti di servizio". I campi faranno riferimento agli elenchi a discesa e consentiranno anche l'inserimento di testo libero. Per impostazione predefinita, verranno compilati gli ordini di lavoro personalizzati da 1 a 10. | | Note/Documenti su | Note/Documenti

| Note | Verranno inserite negli ordini di lavoro correlati al momento della creazione. L'opzione del tasto destro del mouse consentirà all'utente di importare sia le note aziendali che i tipi di nota.
| Note interne | Non verranno inserite negli ordini di lavoro correlati al momento della creazione. L'opzione del tasto destro del mouse consentirà all'utente di importare sia le note aziendali che i tipi di nota.Documenti | Questa sezione consente di aggiungere documenti allegati alla richiesta di assistenza. | | Informazioni sul programma di | Informazioni sul programma
Qui il richiedente può indicare i tecnici che desidera incaricare per svolgere il lavoro. Questi dipendenti e gruppi di dipendenti scenderanno verso l'ordine creato.

| Dati di fatturazione/spedizione | Dati di fatturazione/spedizione

Quando si crea un contratto di servizio o una richiesta, i dati di fatturazione e spedizione predefiniti della Società verranno automaticamente riportati in questa schermata. L'utente può quindi aggiungere o modificare ulteriori dati oltre a quelli inseriti oppure cercare eventuali indirizzi alternativi salvati per quella società. Questi indirizzi verranno inseriti in tutti gli ordini di lavoro creati.

| Charges | Charges
I costi possono essere ereditati dalle impostazioni predefinite a livello di sistema o specifiche del ramo.

Se la casella è selezionata per aggiungere automaticamente un costo a un ordine di lavoro, tale costo verrà aggiunto automaticamente al momento della creazione di un ordine di lavoro o di un preventivo a partire dalla richiesta. Se devi verificare l'importo corretto dei costi di servizio, clicca sul piccolo foglio di carta per visualizzare i prezzi corrispondenti che potrebbero essere stati predefiniti nell'elenco "Aggiungi/Modifica".

Nel caso della tariffa forfettaria, se viene inserito un importo, questo verrà aggiunto al momento della creazione dell'ordine di lavoro. Non è disponibile alcuna funzione di ricerca dei prezzi per le tariffe forfettarie.

| Tariffa a zona | Le zone vengono utilizzate come intervalli di distanza per indicare il prezzo del viaggio. Il prezzo della zona è il costo di quella zona, il nome della zona è l'etichetta che la identifica e la descrizione spiega di cosa si tratta. Le tariffe di zona non hanno un valore predefinito, poiché sono specifiche per ogni cliente/contratto. Solo il prezzo e la descrizione verranno riportati nella riga dell'ordine di lavoro.
| Costo manodopera | I costi di manodopera possono essere impostati come valori predefiniti oppure importati dalla voce "Costo servizio" a livello di filiale o a livello di sistema. La descrizione (non visualizzata) e l'importo dell'addebito verranno riportati a livello di ordine di lavoro.Addebito chilometrico | Può essere impostato come valore predefinito o importato dall'addebito di servizio a livello di filiale o a livello di sistema. La descrizione, l'unità di misura, la quantità (numero di miglia) e l'importo dell'addebito verranno trasferiti all'ordine di lavoro.Addebito forfettario | Il costo e la descrizione vengono trasferiti all'addebito dell'ordine di lavoro corrispondente al momento della creazione. |

I tipi di addebito possono essere specificati nei contratti di servizio, nell'eseguibile accessibile tramite l'icona a forma di ingranaggio delle opzioni. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Contratti di assistenza. | Attrezzature | Attrezzature
Nella scheda "Attrezzature", l'utente può specificare attrezzature già presenti nel database o attrezzature sconosciute. Quando si aggiunge un'attrezzatura non identificata, l'utente può inserire delle note relative al bene, che verranno poi riportate nelle note di lavoro pianificate per quel preventivo o ordine di lavoro. Ad esempio, se l'utente sta registrando la telefonata e il richiedente non è sicuro dell'ID, della marca o del modello… in tal caso, l'utente che registra la segnalazione può annotare in quale punto dell'edificio si trova il bene, di cosa si tratta e a chi rivolgersi per ulteriori informazioni. Il tecnico potrà visualizzare queste informazioni a livello di ordine. Il tipo di evento predefinito è stato inserito per facilitare l'aggiunta di nuove attività. L'utente può anche aggiornare manualmente il tipo di evento tramite il pulsante di modifica situato nell'angolo in alto a destra e modificarlo manualmente.