Demandes de service

Les demandes de service permettent aux utilisateurs finaux d'enregistrer les appels téléphoniques et les e-mails provenant de clients actuels et potentiels. Les requêtes nécessitent qu'une entreprise figure dans la base de données, mais n'obligent pas l'utilisateur final à créer du matériel, des ordres de travail ou des devis. Les demandes ne peuvent être créées qu'à partir de la fonction « Ajouter/Modifier une entreprise » et, une fois créées, elles sont accessibles depuis la boîte de dialogue « Ajouter/Modifier une entreprise » ou depuis l'onglet « Tâches en attente ».

L'interface « Ajouter/Modifier une entreprise » permet à l'utilisateur de filtrer et de consulter rapidement tous les bons de travail liés à une demande ou à un contrat. Les utilisateurs peuvent cliquer avec le bouton droit de la souris sur un bon de travail pour le consulter rapidement dans le système de gestion des commandes. Les demandes correspondent à des appels ou à des transactions ponctuels, tandis que les accords sont des contrats à durée indéterminée.

Le processus de traitement des demandes de service démarre dès la création de la demande, qui se trouve alors au statut « Brouillon ». L'utilisateur a alors la possibilité de :

Créer un devis à partir de cette demande (Une fois le devis créé, le statut passera à « À estimer »).
Créer un ordre de travail (Une fois l'ordre de travail créé, son statut passera à « À traiter »)
Annuler la demande.
Marquez la demande comme « Service demandé ». Si le statut est « Brouillon » et que l'utilisateur clique sur OK, le message suivant s'affichera. Si vous répondez « Oui », le statut passera à « Service demandé » et apparaîtra dans la section « Tâches en attente » du logiciel. Si l'utilisateur répond « Non », la demande conservera le statut « Brouillon ».

Ajouter une nouvelle demande d'intervention

Chaque nouvelle demande apparaîtra initialement avec le statut « Brouillon ». IndySoft renseignera automatiquement le nom de l'utilisateur qui crée la demande, la date de création et la succursale par défaut (le cas échéant). La date demandée permet d'indiquer quand la tâche devra être effectuée. La section « Contacts » permet d'identifier la personne qui passe la commande au nom du client, tandis que les champs personnalisés peuvent être utilisés pour saisir toute autre information pertinente.

Remarque : les valeurs et les alias des champs personnalisés sont partagés avec les contrats de service. Les alias sont définis dans le fichier exécutable du contrat de service, accessible via l'icône d'administration, et les valeurs du menu déroulant se trouvent dans la section « Champs personnalisés » de la page « Ajouter/Modifier des contrats de service » >.

Si vous créez un bon de travail ou un devis à partir d'une demande, tous les champs seront automatiquement reportés dans les champs correspondants de la commande.

Interface de demande de service

Détails | Détails

| Créé par | Lors de la création de la demande d'intervention, ce champ est renseigné par l'utilisateur qui a créé la demande.
| Date de création | Date à laquelle la demande a été créée.Agence | Si vous utilisez des agences, ce champ prendra par défaut l'agence attribuée à l'entreprise de la demande lors de l'ajout ou de la modification de celle-ci. Cela permettra de définir les options du barème tarifaire pour le contrat (le cas échéant). Lors de la création d'un bon de travail, cette valeur sera renseignée dans la section « Bon de travail ».Bon de commande Numéro | Ce champ sera automatiquement renseigné avec le numéro de bon de commande associé lors de la création de l'ordre de travail.Date demandée | Permet d'indiquer la date à laquelle l'intervention doit être effectuée.Priorité | Permet aux utilisateurs de définir la priorité d'une demande de service (Faible, Moyenne, Élevée)Contacts | Permet d'identifier le client à l'origine de la demande d'intervention. Ils peuvent être ajoutés à partir de la liste des employés de l'entreprise requérante ou ajoutés directement à la liste dans l'interface. On peut attribuer un type de contact à chaque contact ; il s'agit d'une liste accessible à l'échelle du système pour ajouter ou modifier des entrées. Les types de contact peuvent également être saisis librement lors de l'ajout d'un contact.Champs personnalisés 1 à 10 | Ces champs de texte personnalisés permettent l'utilisation d'alias (qui peuvent être configurés par les administrateurs système dans les options, sous l'onglet « Détails ») et disposent de listes déroulantes correspondantes à l'échelle du système. Ces listes déroulantes se trouvent dans la section « Ajouter/Modifier les contrats de service ». Ces champs feront référence aux listes déroulantes et permettront également la saisie libre. Par défaut, ils rempliront les champs « Work Order Custom 1 à 10 ». | | Notes/Documents sur | Notes/Documents

| Remarques | Ces informations seront renseignées automatiquement dans les bons de travail associés lors de leur création. L'option accessible par un clic droit permettra à l'utilisateur d'importer des notes d'entreprise ainsi que différents types de notes.
| Notes internes | Ne s'affichera pas dans les bons de travail associés lors de leur création. L'option du clic droit permettra à l'utilisateur d'importer des notes d'entreprise ainsi que différents types de notes.Documents | Cette section permet d'ajouter des documents joints à la demande d'intervention. | | Informations sur le planning de l' | Informations sur le planning
Ici, le demandeur peut indiquer les techniciens qu'il souhaite voir affectés à la mission. Ces employés et ces groupes d'employés seront intégrés à la structure mise en place.

| Informations de facturation et de livraison | Informations de facturation et de livraison

Lors de la création d'un contrat de service ou d'une demande, les informations de facturation et d'expédition par défaut de la société seront automatiquement reprises dans cet écran. L'utilisateur peut ensuite ajouter ou modifier des informations au-delà de ce stade, ou consulter les autres adresses enregistrées pour cette entreprise. Ces adresses seront ajoutées à tous les bons de travail créés.

| Charges | Charges
Les charges peuvent être héritées des valeurs par défaut définies au niveau du système ou spécifiques à une branche.

Si la case permettant d'ajouter automatiquement des frais à un bon de travail est cochée, ces frais seront automatiquement ajoutés lors de la création d'un bon de travail ou d'un devis à partir de la demande. Si vous souhaitez connaître le montant correspondant aux frais de service, cliquez sur la petite feuille de papier pour afficher les tarifs correspondants qui ont pu être prédéfinis dans la liste « Ajouter/Modifier ».

Dans le cas des frais forfaitaires, si une valeur est saisie, celle-ci sera ajoutée lors de la création de l'ordre de travail. Il n'existe pas de tableau des tarifs pour les frais forfaitaires.

| Tarif par zone | Les zones servent à définir une plage de distance afin de déterminer le prix du trajet. Le tarif de la zone correspond au prix de cette zone, le nom de la zone désigne cette zone et la description explique en quoi consiste cette zone. Les frais de zone ne sont pas définis par défaut, car ils sont spécifiques à chaque client ou contrat. Seuls le prix et la description seront repris dans la ligne de l'ordre de travail.
| Coût de la main-d'œuvre | Les coûts de la main-d'œuvre peuvent être définis par défaut ou importés à partir des frais de service, soit par succursale, soit à l'échelle du système. La description (non affichée) et le montant des frais seront répercutés au niveau de l'ordre de travail.Frais de déplacement | Peut être défini par défaut ou repris à partir des frais de service par agence ou à l'échelle du système. La description, l'unité de mesure, la quantité (nombre de kilomètres) et le montant des frais seront répercutés au niveau de l'ordre de travail.Frais forfaitaires | Le coût et la description sont répercutés sur les frais de l'ordre de travail correspondant lors de sa création. |

Les types de frais peuvent être définis dans les contrats de service, via l'icône en forme de roue dentée. Pour plus d'informations, consultez la section Contrats de service. | Équipement | Équipement
Dans l'onglet Équipement, l'utilisateur peut indiquer un équipement déjà présent dans la base de données ou un équipement inconnu. Lorsqu'il ajoute un équipement inconnu, l'utilisateur peut saisir des remarques concernant cet équipement, qui seront ensuite reprises dans les notes de travail prévues pour ce devis ou cet ordre de travail. Par exemple, si l'utilisateur enregistre l'appel téléphonique et que la personne qui a passé l'appel n'est pas sûre de l'identifiant, de la marque ou du modèle… l'utilisateur qui enregistre l'appel peut alors prendre une note précisant où se trouve le bien dans le bâtiment, de quoi il s'agit et à qui s'adresser à ce sujet. Le technicien pourra consulter ces informations au niveau de la commande. Le type d'événement par défaut est prévu pour faciliter l'ajout de nouvelles tâches. L'utilisateur peut également modifier manuellement le type d'événement en cliquant sur le bouton « Modifier » situé dans le coin supérieur droit.