Contrats de service - Présentation générale

Le module « Contrats de service » permet aux clients et aux utilisateurs finaux de créer facilement des contrats ou des accords relatifs aux étalonnages et aux services.

Cet accord a pour objectif :

Créer des bons de travail à l'avance
Fournir un modèle pour la tarification de ces bons de travail
Et précisez les équipements ainsi que les options tarifaires spécifiques à chaque équipement

Les clients qui ont généralement besoin de cet ensemble de fonctionnalités sont les fabricants de balances et les prestataires de services d'étalonnage sur site. Une différence essentielle entre ce processus et celui d'un laboratoire traditionnel réside dans le fait que la planification de l'utilisation des équipements est régie par le contrat et non par le calendrier propre à ces équipements.

Le déroulement général des contrats de service dans IndySoft est le suivant.

Le contrat de service est créé avec le statut « Brouillon », dans lequel l'utilisateur saisit les modalités du contrat. Certaines de ces options sont reprises par défaut à partir des informations sur l'entreprise, et les frais non liés au matériel peuvent être repris et sont déterminés à partir des paramètres par défaut relatifs aux frais de service, au niveau du système ou de la succursale.
- Avant qu'un accord puisse être marqué comme « Actif », il doit comporter une fréquence de planification, un intervalle et une date de service suivante OU, sinon, des dates spécifiques doivent avoir été sélectionnées et l'option correspondante cochée.
Une fois que le contrat a le statut « Actif », il peut être utilisé pour créer des bons de travail, qui hériteront des options spécifiques du contrat. Le module des contrats de service permet de créer des commandes en masse pour l'ensemble des contrats. Ils peuvent également être créés directement à partir du contrat en tant que fichiers ad hoc ou selon un processus similaire à celui de la création par lots.
Certaines modifications peuvent être apportées aux contrats tant qu'ils sont actifs, telles que la modification, l'ajout ou la suppression d'équipements, la suppression des liens avec des bons de travail, l'ajout de documents et la modification des notes. Toutes les autres modifications doivent être effectuées lorsque le statut est « Brouillon ».
Un contrat de service prend fin à la date d'expiration OU, s'il n'y a pas de date d'expiration, dès que le client en décide ainsi.

Activation des contrats de service et des demandes

Pour activer les fonctionnalités liées aux contrats de service et aux demandes de service, l'utilisateur doit cocher la case « Activer les contrats de service et les demandes de service » dans Préférences du système de commande. Les éléments de base pris en charge par cette fonctionnalité sont les suivants :

Ajouter/Modifier les frais de service
La possibilité de lancer le module « Contrats de service » à partir d'un lien hypertexte
Les demandes de service et les contrats apparaissent dans la boîte de dialogue « Ajouter/Modifier une entreprise » (pour plus d'informations sur les demandes de service, cliquez ici)
La possibilité d'ajouter des frais de main-d'œuvre, de déplacement et de zone à un devis ou à un bon de travail

Le client souhaitera également activer la fonctionnalité permettant d'ouvrir plusieurs ordres de travail pour un même équipement ou événement… La variable système requise est ALLOW_WO_REPEAT_EQUIP, dont la valeur textuelle est « 1 ». Les utilisateurs auront également la possibilité de lancer l'interface des contrats de service en l'ajoutant directement au panneau d'administration ou en créant un lien hypertexte à l'aide de l'option EXTERNALEXE et en indiquant SERVICEAGREEMENTS.EXE comme nom du fichier exécutable (cette opération doit être effectuée par un administrateur).

Pour commencer

Les frais non liés au matériel constituent l'un des principaux éléments des contrats de service et des demandes d'intervention. Il est important de définir un type de frais par défaut pour chaque frais prédéfini. (Effort, Zone, Distance, Plat). Pour ce faire, lancez le module « Contrats de service » (ServiceAgreements.exe), cliquez sur l'icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez « Paramètres ».

Types de frais par défaut pour les contrats de service/demandes - permet à l'utilisateur de spécifier ou de définir par défaut des types de frais existants à partir des listes d'ajout/modification disponibles à l'échelle du système afin de remplacer les valeurs codées en dur dans IndySoft (si le champ est laissé vide). Cela offre une plus grande flexibilité dans les systèmes existants, qu'il s'agisse d'une intégration avec un logiciel de comptabilité ou de toute autre application personnalisée. Cette option devrait figurer parmi les premières à être sélectionnées pour faciliter l'utilisation. Les types de frais seront extraits de la liste d'ajout/modification à l'échelle du système.
Filtres du contrat de service - peuvent être utilisés de la même manière que les règles de sélection de configuration de workflow ou les règles de clôture d'événement dans les événements. Si les critères de filtrage sont remplis, il est alors possible de créer des bons de travail et des devis à partir des contrats et des demandes. Ces filtres sont principalement recommandés pour permettre aux administrateurs et aux commerciaux de bloquer les entreprises en retard de paiement ou qui ne sont pas encore actives… etc.…

Parmi les autres options accessibles via l'icône en forme de roue dentée dans ServiceAgreements.exe, on trouve les règles personnalisées pour les contrats de service et les demandes de service, ainsi que les libellés personnalisés pour les champs personnalisés 1 à 10 des contrats et des demandes. Seuls les champs pour lesquels un alias a été défini apparaîtront dans les contrats de service et les demandes ; si aucun alias n'a été défini, tous les champs seront affichés.

Les numéros de contrat de service/demande peuvent être définis dans le gestionnaire de profil, sous le menu déroulant « Gestion » — « Paramètres de numérotation et de certificat ». Les demandes et les accords portent sur le même numéro suivant, mais sont identifiés par deux préfixes distincts pour faciliter leur identification.

Interface utilisateur

Contrat de service - En-tête

L'en-tête du contrat de service contient des informations et des options essentielles.

Société liée à laquelle les services sont fournis. Si le contrat doit être transféré à une autre entreprise, l'utilisateur peut le faire en cliquant avec le bouton droit de la souris dans la grille de sélection de ServiceAgreements.exe. Cela ne changera rien, à l'exception de la société associée mentionnée dans l'en-tête.
Numéro de contrat de service : cette option permet de définir un préfixe ainsi que le numéro suivant à attribuer. Ces paramètres peuvent être configurés dans les options de numérotation et de certificats du Gestionnaire de profils. Les demandes de service partageront le même numéro, mais utiliseront un préfixe dédié.
Statut : Il existe 5 options de statut :
- Brouillon : En mode brouillon, tous les champs peuvent être modifiés dans l'interface, mais il n'est pas possible de créer des bons de travail tant que ceux-ci sont en état de brouillon
- En attente d'approbation : il est possible de modifier les équipements, les documents, les bons de travail associés, les notes et les contacts, mais aucune commande ne peut être créée.
- Les équipements, documents, ordres de travail associés, notes et contacts actifs peuvent être modifiés. C'est le seul statut à partir duquel il est possible de créer des ordres de travail.
- Annulé : il est possible de modifier les équipements, les documents, les bons de travail associés, les notes et les contacts, mais aucune commande ne peut être créée.
- Expiré : il est possible de modifier les équipements, les documents, les ordres de travail associés et les contacts, mais aucune commande ne peut être créée. Les contrats dont la date d'expiration est dépassée seront signalés comme « Expirés » lors de l'ouverture du module « Contrats de service ».

Contrat de service - Onglets de détails

Détails | Détails

Consultez les sections/champs accompagnés de descriptions dans le tableau ci-dessous :

| Créé par | Lors de la création du contrat de service, ce champ est renseigné par l'utilisateur qui a créé le contrat. (Ne s'affiche pas dans WO)
| Date de création | Date à laquelle le contrat a été créé. (Ne s'affiche pas dans WO)Agence | Si vous utilisez des agences, cette valeur sera par défaut celle de l'agence attribuée à la société du contrat lors de l'ajout ou de la modification de la société. Cela permettra de définir les options du barème tarifaire pour le contrat (le cas échéant). Lors de la création d'un bon de travail, cette valeur sera renseignée dans la section « Bon de travail ».Bon de commande Numéro | Ce champ sera automatiquement renseigné avec le numéro de bon de commande associé lors de la création de l'ordre de travail.Contacts | Ils peuvent être ajoutés à partir de la liste des employés de la société contractante ou ajoutés directement dans l'interface. On peut attribuer un type de contact à chaque contact ; il s'agit d'une liste accessible à l'échelle du système pour ajouter ou modifier des entrées. Les types de contact peuvent également être saisis librement lors de l'ajout d'un contact.Champs personnalisés 1 à 10 | Ces champs de texte personnalisés permettent l'utilisation d'alias (qui peuvent être configurés par les administrateurs système dans les options, sous l'onglet « Détails ») et disposent de listes déroulantes correspondantes à l'échelle du système. Ces listes déroulantes se trouvent dans la section « Ajouter/Modifier les contrats de service ». Ces champs feront référence aux listes déroulantes et permettront également la saisie libre. Par défaut, ils rempliront les champs « Work Order Custom 1 à 10 ». | | Notes/Documents sur | Notes/Documents

Consultez les sections/champs accompagnés de descriptions dans le tableau ci-dessous :

| Remarques | Ces informations seront renseignées automatiquement dans les bons de travail associés lors de leur création. L'option accessible par un clic droit permettra à l'utilisateur d'importer des notes d'entreprise ainsi que différents types de notes.
| Notes internes | Ne s'affichera pas dans les bons de travail associés lors de leur création. L'option accessible par un clic droit permettra à l'utilisateur d'importer des notes d'entreprise ainsi que différents types de notes.Documents | Cette section permet d'ajouter des documents joints au contrat de service. | | Informations sur le calendrier de l' | Informations sur le calendrier
Les contrats de service prévoient soit un calendrier basé sur une fréquence/un intervalle et la prochaine date d'intervention, soit la possibilité de fixer des dates précises.

Consultez les sections/champs accompagnés de descriptions dans le tableau ci-dessous :

| Date du prochain entretien | Utilisé comme valeur par défaut pour le prochain ordre de travail à créer. Lors de la création d'un nouveau contrat, la prochaine date d'intervention doit correspondre au premier jour prévu pour l'intervention. Chaque fois qu'un ordre de travail est créé (à l'exception des ordres de travail ponctuels), la prochaine date d'entretien est automatiquement calculée en fonction de la fréquence ou de l'intervalle.

La prochaine date d'intervention apparaîtra au niveau de l'ordre de travail en tant que date d'échéance et NON en tant que date prévue.

| Utilisation de dates précises | Peut être utilisé lorsque les solutions basées sur la fréquence et l'intervalle ne sont pas adaptées. Si vous souhaitez programmer cette tâche tous les troisièmes mercredis du mois ou les 1er et 16 de chaque mois, vous pouvez le faire de cette manière. |

Remarque importante :

Pour qu'un contrat de service soit activé, il doit soit :
- comporter une prochaine date de service, une fréquence et un intervalle, soit
- utiliser la fonction « Utiliser des dates spécifiques » ( ")" ou la fonction « Utiliser des dates spécifiques » (Use Specific Dates) .
Si un contrat de service concerne des personnes ou des groupes particuliers qui doivent être planifiés à chaque fois, ceux-ci peuvent être spécifiés ici ; ils seront alors repris dans les tables enfants « Ordre de travail planifié pour l'employé/le groupe ».

| Billing/Shipping Information | Shipping/Billing Information
Upon Creation of a service Agreement or request, the default Billing and Shipping Information from the Company will be inherited into this screen. The user can then add or edit beyond that point, or look up any saved alternate addresses for that company. These addresses will make their way to any created work orders.

| Frais | Frais
Si la case est cochée pour ajouter automatiquement des frais à un bon de travail, ces frais seront automatiquement ajoutés lors de la création du bon de travail à partir du contrat de service ou de la demande. Si vous souhaitez connaître le montant correspondant aux frais de service, cliquez sur la petite feuille de papier pour afficher les tarifs correspondants qui ont pu être prédéfinis dans la liste « Ajouter/Modifier ».

Consultez les sections/champs accompagnés de descriptions dans le tableau ci-dessous :

| Tarif par zone | Les zones servent à définir une plage de distance afin de déterminer le prix du trajet. Le tarif de la zone correspond au prix de cette zone, le nom de la zone désigne cette zone, et la description explique en quoi consiste cette zone. Les frais de zone ne sont pas définis par défaut, car ils sont spécifiques à chaque client ou contrat. Seuls le prix et la description seront repris dans la ligne de l'ordre de travail.
| Coûts de main-d'œuvre | Les coûts de main-d'œuvre peuvent être définis par défaut ou importés à partir des frais de service, soit par succursale, soit à l'échelle du système. La description (non affichée) et le montant des frais seront répercutés au niveau de l'ordre de travail.Frais de déplacement | Ils peuvent être définis par défaut ou repris à partir des frais de service par succursale ou à l'échelle du système. La description, l'unité de mesure, la quantité (nombre de kilomètres) et le montant des frais seront repris au niveau de l'ordre de travail.Frais forfaitaires | Dans le cas des frais forfaitaires, si une valeur est saisie, celle-ci sera ajoutée lors de la création de l'ordre de travail. Il n'existe pas de tableau des tarifs pour les frais forfaitaires. Le coût et la description sont automatiquement transférés vers le poste de commande correspondant lors de la création de celle-ci. |

Les types de frais peuvent être définis dans les contrats de service, via l'icône en forme de roue dentée dans la section « Paramètres ».

Les contrats de service peuvent également donner droit à des remises en pourcentage sur les pièces de rechange. Cette option n'apparaît que si la nouvelle fonctionnalité de remise est activée. Le cas échéant, le pourcentage de remise vérifiera si un équipement fait l'objet d'un contrat de service ; si un pourcentage de remise est prévu, celui-ci sera appliqué à cette ligne, quel que soit le type d'événement. | Équipements | Équipements
De nombreux contrats de maintenance prévoient l'entretien d'équipements spécifiques. L'onglet « Équipement » vous permet de créer une association, de définir les tarifs, les types de facturation et les types d'événements, ainsi que la manière dont le contrat de service déterminera les tarifs et la création des bons de travail.

Pour ajouter du matériel à un ordre de travail, il faut indiquer un type d'événement. Cela permettra de créer les lignes de l'ordre de travail avec le type d'événement approprié. Il est possible de définir des types d'événements spécifiques après avoir ajouté du matériel au contrat, en cliquant sur le bouton « Modifier » situé en haut à droite.

Options d'équipement

| Type d'événement par défaut | Ce champ doit toujours être renseigné par défaut lors de la création d'un bon de travail. Pour chaque utilisateur, si vous définissez ou utilisez un type d'événement par défaut, celui-ci devrait également être pris en compte lors de la création d'un nouveau contrat de service. Cela détermine le type d'événement qui sera utilisé par défaut lors de l'ajout d'un équipement.
| Ne pas ajouter de lien. Affectation des équipements aux ordres de travail lors de leur création | Lors de la création d'un ordre de travail à partir d'un contrat de service, aucun équipement ajouté au contrat ne sera ajouté au nouvel ordre de travail. Cette clause pourrait être incluse dans le contrat si vous souhaitez simplement définir le tarif applicable à un type d'événement spécifique, mais que vous ne savez pas exactement quelles tâches devront être effectuées avant votre arrivée. Ou si vous aviez un tarif forfaitaire et que vous ajoutiez simplement du travail au fur et à mesure.Ajouter toutes les versions. Ajouter l'équipement aux ordres de travail générés | Cette option ajoute tout l'équipement figurant dans le contrat à chaque ordre de travail créé à partir de celui-ci.Ajouter l'équipement aux ordres de travail créés en fonction du calendrier d'entretien | Cette option peut être utilisée si vous avez un contrat mensuel, mais que vous n'êtes censé effectuer l'entretien des équipements qu'en fonction du calendrier d'entretien, lorsque cela s'avère pertinent. Cette option fonctionne avec les options Jours à venir et Type de planification. |

Exemple : si un contrat est planifié sur une base mensuelle, mais que les équipements ont des calendriers variables et que ces calendriers déterminent les travaux à effectuer, il est recommandé de planifier environ 28 jours à l'avance. Cela permettrait de s'assurer que les équipements ne soient pas en retard de plus de trois jours.

Cette fonctionnalité utilise la planification prédictive après la saisie d'une date d'échéance initiale… ce qui signifie que chaque équipement a sa propre date de prochain entretien…

Si un ordre de travail est créé pour le 28 août et qu'un équipement a un calendrier d'étalonnage de deux mois, et que la date d'échéance de l'équipement se situe dans ce délai ou est déjà dépassée… Le 28 août sera donc la date prévue, et la prochaine date prévue sera le 28 octobre. À partir de là, le calendrier sera établi en fonction de cette date prévue pour l'accouchement. Si un équipement ne comporte pas de date d'échéance, de fréquence, d'intervalle ou de date de renouvellement, il sera ignoré lors du processus de création.

Lorsque l'on modifie le type de planification dans l'interface, le tableau ci-dessus devrait s'adapter pour afficher les valeurs correctes correspondant à l'équipement pour ce type de planification.

Options de facturation du matériel

| Appliquer les frais spécifiques à l'équipement | Si cette case est cochée, les règles habituelles relatives aux frais d'équipement s'appliqueront. (Frais estimés, frais liés à l'équipement lors des événements)
| Utiliser les frais spécifiques au contrat de service | Si cette option est sélectionnée et que la variable globale « scale » est activée, IndySoft recherchera, au lancement de tout événement, la combinaison du type d'événement, du numéro de série de l'appareil de mesure (Gage_SN) et de la société associée à cet événement... Et vérifiera s'il existe des contrats de service ACTIFS pour lesquels l'option « Appliquer les frais spécifiques au contrat de service » est sélectionnée. Si l'événement vérifie que cette condition est vraie, il prendra en compte cette charge et ignorera toutes les autres. Ce type de frais n'a pas besoin d'être ajouté dans les règles de facturation de la configuration du workflow des événements associés. D'autres frais peuvent être ajoutés a posteriori si nécessaire, le cas échéant. |

Si plusieurs contrats de service répondent à ces critères, c'est le contrat le plus récent qui sera utilisé pour la facturation. Lors de l'enregistrement d'un contrat de service, nous vérifions s'il existe des doublons au niveau des entrées d'équipements ou d'événements dans les contrats de service, et nous informons l'utilisateur final qu'une combinaison d'équipement et d'événement ne doit pas figurer simultanément dans plusieurs contrats de service actifs, afin d'éviter toute confusion.

Si vous ajoutez du matériel à un contrat de service, vous devez toujours sélectionner un type de frais par défaut. Tout équipement ajouté héritera de ce type de facturation par défaut.

Modification de l'accord de service et des frais d'équipement
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Modifier »,

l'utilisateur pourra modifier le type d'événement, le type de frais et le coût unitaire par équipement. Il existe également des options de sélection multiple et de clic droit permettant de mettre à jour les types de frais, les types d'événements, le coût unitaire (valeur forfaitaire) ou d'importer un frais existant depuis le niveau de l'équipement.

Si l'utilisateur souhaite prélever des frais au niveau de l'équipement, il sera invité à saisir le type de frais à prélever. S'il existe au moins deux éléments de ce même type de frais pour cet équipement, c'est la valeur la plus élevée qui sera retenue. S'il n'y a pas de frais, rien ne changera. Si une redevance EXISTE au niveau de l'équipement, le type de redevance sera mis à jour, tout comme le coût de la ligne.

Ignorer les frais liés au matériel et au contrat de service
Si la combinaison matériel/événement d'un événement correspond à un contrat de service actif pour lequel cet élément est sélectionné au niveau du contrat, aucun frais ne sera alors prélevé par défaut, ni au niveau du matériel, ni au niveau du contrat de service. (Cela pourrait s'avérer très utile dans le cadre d'un forfait).

Validation du matériel
Si un équipement est supprimé du contrat de service et que cet équipement ou cet événement figure sur un bon de travail associé, l'utilisateur sera invité à indiquer s'il souhaite que cet élément soit supprimé lorsqu'il s'agit d'une ligne incomplète sur un bon de travail incomplet. | Ordres de travail associés | Ordres de travail associés
Les ordres de travail créés à partir de ce contrat de service s'affichent ici et peuvent également être dissociés si nécessaire. Les utilisateurs peuvent également associer manuellement des ordres de travail à l'aide des options du menu.