Contratti di assistenza - Panoramica

Il modulo "Contratti di assistenza" consente ai clienti e agli utenti finali di stipulare facilmente contratti o accordi relativi a tarature e servizi.

L'accordo ha lo scopo di:

Creare ordini di lavoro in anticipo
Fornire un modello per la determinazione dei prezzi in tali ordini di lavoro
E specificare le attrezzature e le opzioni di prezzo relative a ciascuna attrezzatura

I clienti che in genere necessitano di questa serie di funzionalità sono le aziende che si occupano di pesatura e i fornitori di servizi di taratura in loco. Una differenza fondamentale tra questo flusso di lavoro e quello di un laboratorio tradizionale è che la programmazione delle apparecchiature su cui lavorare è regolata dall'accordo e non dalla tabella di marcia delle apparecchiature stesse.

Il flusso di lavoro generale per i contratti di assistenza in IndySoft è il seguente.

Il contratto di servizio viene creato con lo stato "Bozza", in cui l'utente inserisce i dettagli relativi alla pianificazione del contratto. Alcune di queste opzioni vengono ereditate per impostazione predefinita dalle informazioni aziendali, mentre gli addebiti non relativi alle attrezzature possono essere ereditati e vengono ricavati dalle impostazioni predefinite relative agli addebiti di servizio a livello di sistema o di filiale.
- Prima che un accordo possa essere reso "attivo", è necessario che esso abbia una frequenza di pianificazione, un intervallo e una data del prossimo servizio OPPURE, in alternativa, che siano state selezionate date specifiche e che l'opzione sia stata spuntata.
Una volta che il contratto è stato impostato come "Attivo", può essere utilizzato per creare ordini di lavoro, che erediteranno le opzioni specifiche del contratto. È possibile creare ordini in blocco per tutti i contratti dal modulo dei contratti di servizio. Possono anche essere creati direttamente dall'accordo come Ad Hoc o con una procedura simile a quella della creazione in batch.
È possibile apportare alcune modifiche agli accordi mentre questi sono attivi, ad esempio modificare/aggiungere/rimuovere attrezzature, rimuovere i collegamenti agli ordini di lavoro, aggiungere documenti e modificare le note. Tutte le altre modifiche devono essere apportate quando lo stato è "Bozza"
Un contratto di assistenza termina alla scadenza del termine previsto OPPURE, in assenza di una data di scadenza, nel momento in cui il cliente lo decide.

Attivazione dei contratti di assistenza e delle richieste

Per attivare le funzionalità relative ai contratti di assistenza e alle richieste di assistenza, l'utente deve selezionare la casella "Abilita contratti di assistenza e richieste" in Preferenze del sistema di ordini. Gli elementi di base disponibili con questa funzione sono:

Aggiungi/Modifica costi di servizio
La possibilità di avviare il modulo «Contratti di assistenza» da un collegamento ipertestuale
Le richieste di assistenza e i contratti sono disponibili nella finestra di dialogo "Aggiungi/Modifica azienda" (maggiori informazioni sulle richieste di assistenza sono disponibili qui)
La possibilità di aggiungere costi di manodopera, di trasferta e di zona a un preventivo o a un ordine di lavoro

Il cliente vorrà inoltre attivare la funzione che consente di avere più ordini di lavoro aperti relativi alla stessa attrezzatura o allo stesso evento… ALLOW_WO_REPEAT_EQUIP con valore di testo "1" è la variabile di sistema necessaria. Gli utenti potranno inoltre avviare l'interfaccia dei Contratti di servizio aggiungendola direttamente al Pannello di amministrazione oppure inserendo un collegamento ipertestuale tramite l'opzione EXTERNALEXE e specificando SERVICEAGREEMENTS.EXE come nome del file eseguibile (operazione che deve essere personalizzata/effettuata da un amministratore).

Per iniziare

I costi non legati alle attrezzature rappresentano uno degli elementi principali alla base dei contratti di assistenza e delle richieste di intervento. È importante definire un tipo di addebito predefinito per ogni addebito predefinito. (Lavoro, Zona, Distanza, Piano). Per farlo, avvia il modulo Contratti di assistenza (ServiceAgreements.exe), clicca sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra e seleziona "Impostazioni".

Tipi di addebito predefiniti per contratti di assistenza/richieste - consentono all'utente di specificare o impostare come predefiniti tipi di addebito già esistenti, selezionati dagli elenchi di aggiunta/modifica a livello di sistema, in sostituzione dei valori predefiniti di IndySoft (se il campo viene lasciato vuoto). Ciò garantisce una maggiore flessibilità nei sistemi già esistenti, consentendo l'integrazione con software di contabilità o qualsiasi altra applicazione personalizzata. Questa dovrebbe essere una delle prime opzioni da impostare per garantire la massima facilità d'uso. I tipi di addebito verranno ricavati dall'elenco di aggiunta/modifica a livello di sistema.
Filtri del contratto di servizio - possono essere utilizzati in modo simile alle regole di selezione della configurazione del flusso di lavoro o alle regole di completamento degli eventi. Se i criteri di filtro sono soddisfatti, è possibile creare ordini di lavoro e preventivi a partire da contratti e richieste. I filtri sono consigliati principalmente per consentire agli amministratori e al personale di vendita di bloccare le aziende morose, non ancora attive su… ecc.…

Altre opzioni disponibili dall'icona a forma di ingranaggio in ServiceAgreements.exe includono le regole personalizzate per i contratti di assistenza e le richieste di assistenza, nonché le didascalie personalizzate per i campi personalizzati da 1 a 10 relativi a contratti e richieste. Nei contratti di servizio e nelle richieste verranno visualizzati solo i campi con alias, a meno che non ve ne siano di tali; in tal caso, verranno visualizzati tutti i campi.

I numeri dei contratti di assistenza e delle richieste possono essere impostati nel Gestore profili, nel menu a tendina Gestione, alla voce Impostazioni numerazione e certificati. Le richieste e gli accordi si basano sullo stesso numero successivo, ma hanno due prefissi distinti per facilitarne l'identificazione.

Interfaccia utente

Contratto di servizio - Intestazione

L'intestazione del contratto di servizio contiene informazioni e opzioni fondamentali.

Società collegata alla quale vengono forniti i servizi. Se è necessario trasferire il contratto a un'altra azienda, l'utente può farlo tramite un'opzione accessibile con il tasto destro del mouse nella griglia di selezione di ServiceAgreements.exe. Questo non cambierà nulla, tranne il nome della società collegata nell'intestazione.
Numero del contratto di assistenza: prevede la possibilità di inserire un prefisso e il numero successivo. Queste impostazioni possono essere configurate nelle impostazioni di numerazione e certificati di Profile Manager. Le richieste di assistenza avranno lo stesso numero, ma utilizzeranno un prefisso dedicato.
Stato: Sono disponibili 5 opzioni di stato:
- Bozza: In modalità bozza, tutti i campi possono essere modificati nell'interfaccia, ma non è possibile creare ordini di lavoro finché questi si trovano in stato di bozza
- In attesa di approvazione: è possibile modificare attrezzature, documenti, ordini di lavoro correlati, note e contatti, ma non è possibile creare ordini.
- È possibile gestire le attrezzature, i documenti, gli ordini di lavoro correlati, le note e i contatti attivi. Questo è l'unico stato dal quale è possibile creare ordini di lavoro.
- Annullato: è possibile modificare attrezzature, documenti, ordini di lavoro correlati, note e contatti, ma non è possibile creare ordini.
- Scaduto: è possibile modificare attrezzature, documenti, ordini di lavoro correlati e contatti, ma non è possibile creare nuovi ordini. I contratti la cui data di scadenza è già trascorsa verranno contrassegnati come "Scaduti" all'apertura del modulo "Contratti di servizio".

Contratto di assistenza - Schede di dettaglio

Dettagli | Dettagli

Consulta le sezioni/i campi con le relative descrizioni nella tabella sottostante:

| Creato da | Al momento della creazione del contratto di servizio, questo campo viene compilato dall'utente che ha creato il contratto. (Non viene visualizzato in WO)
| Data di creazione | La data in cui è stato creato il contratto. (Non viene visualizzato in WO)Filiale | Se si utilizzano le filiali, questo campo assumerà come valore predefinito la filiale assegnata alla società dell'accordo nella schermata di aggiunta/modifica della società. Ciò contribuirà a definire le opzioni relative al listino prezzi per il contratto (se applicabile). Al momento della creazione di un ordine di lavoro, questo valore verrà inserito nella sezione "Ordine di lavoro".Ordine di acquisto Numero | Questo campo verrà compilato con il numero dell'ordine di acquisto relativo all'ordine di lavoro al momento della creazione dell'ordine stesso.Contatti | È possibile aggiungerli dall'elenco dei dipendenti dell'azienda contraente oppure inserirne di nuovi nell'elenco dall'interfaccia. Ai contatti è possibile assegnare un "Tipo di contatto", che è un elenco gestibile a livello di sistema tramite le funzioni di aggiunta e modifica. I tipi di contatto possono essere inseriti liberamente anche durante l'aggiunta di un contatto.Campi personalizzati 1-10 | Questi campi di testo personalizzati consentono l'uso di alias (che possono essere impostati dagli amministratori di sistema nell'opzione a forma di ingranaggio nella scheda "Dettagli") e dispongono di elenchi a discesa corrispondenti a livello di sistema. Questi elenchi a discesa sono disponibili nella sezione "Aggiungi/Modifica contratti di servizio". I campi faranno riferimento agli elenchi a discesa e consentiranno anche l'inserimento di testo libero. Per impostazione predefinita, verranno compilati gli ordini di lavoro personalizzati da 1 a 10. | | Note/Documenti su | Note/Documenti

Consulta le sezioni/i campi con le relative descrizioni nella tabella sottostante:

| Note | Verranno inserite negli ordini di lavoro correlati al momento della creazione. L'opzione del tasto destro del mouse consentirà all'utente di importare sia le note aziendali che i tipi di nota.
| Note interne | Non verranno inserite negli ordini di lavoro correlati al momento della creazione. L'opzione del tasto destro del mouse consentirà all'utente di importare sia le note aziendali che i tipi di nota.Documenti | Questa sezione indica dove è possibile aggiungere documenti allegati al contratto di servizio. | | Informazioni sul programma di manutenzione di | Informazioni sul programma di manutenzione
I contratti di assistenza prevedono un programma basato su una frequenza/un intervallo e sulla data della prossima manutenzione OPPURE consentono di specificare date precise.

Consulta le sezioni/i campi con le relative descrizioni nella tabella sottostante:

| Data del prossimo intervento | Utilizzato come segnaposto per il prossimo ordine di lavoro da creare. Quando si crea un nuovo contratto, la data del prossimo intervento deve corrispondere al primo giorno in cui è previsto l'intervento. Ogni volta che viene creato un ordine di lavoro (ad eccezione degli ordini di lavoro ad hoc), la data del prossimo intervento verrà calcolata automaticamente in base alla frequenza/all'intervallo.

La data del prossimo intervento verrà inserita nell'ordine di lavoro come data di scadenza e NON come data prevista.

| Utilizzo di date specifiche | Può essere utilizzato quando le soluzioni basate sulla frequenza e sull'intervallo non sono adeguate. Se hai bisogno di pianificarle ogni terzo mercoledì o il 1° e il 16 di ogni mese, puoi farlo in questo modo. |

Nota importante:

Affinché un contratto di manutenzione diventi attivo, deve:
- avere una data, una frequenza e un intervallo per il prossimo intervento OPPURE
- utilizzare la funzione "Usa date specifiche" disponibile all'indirizzo ""
Se un contratto di manutenzione prevede che ogni volta vengano programmati determinati individui o gruppi, è possibile specificarli qui; tali dati verranno poi riportati nell'ordine di lavoro programmato nelle tabelle secondarie relative ai dipendenti o ai gruppi.

| Billing/Shipping Information | Shipping/Billing Information
Upon Creation of a service Agreement or request, the default Billing and Shipping Information from the Company will be inherited into this screen. The user can then add or edit beyond that point, or look up any saved alternate addresses for that company. These addresses will make their way to any created work orders.

| Oneri | Oneri
Se la casella è selezionata per aggiungere automaticamente un onere a un ordine di lavoro, tale onere verrà aggiunto automaticamente al momento della creazione dell'ordine di lavoro a partire dal contratto di assistenza o dalla richiesta. Se devi verificare l'importo corretto dei costi di servizio, clicca sul piccolo foglio di carta per visualizzare i prezzi corrispondenti che potrebbero essere stati preimpostati nell'elenco "Aggiungi/Modifica".

Consulta le sezioni/i campi con le relative descrizioni nella tabella sottostante:

| Tariffa a zona | Le zone vengono utilizzate come intervalli di distanza per indicare il prezzo del viaggio. La tariffa della zona è il prezzo applicato a quella zona, il nome della zona è l'etichetta che la identifica, mentre la descrizione spiega di cosa si tratta. Le tariffe di zona non hanno un valore predefinito, poiché sono specifiche per ogni cliente/contratto. Solo il prezzo e la descrizione verranno riportati nella riga dell'ordine di lavoro.
| Costo della manodopera | I costi della manodopera possono essere impostati come predefiniti o importati dalla voce "Costi di servizio" a livello di filiale o a livello di sistema. La descrizione (non visualizzata) e l'importo dell'addebito verranno riportati a livello di ordine di lavoro.Addebito per distanza | Può essere impostato come valore predefinito oppure importato dall'addebito di servizio a livello di filiale o a livello di sistema. La descrizione, l'unità di misura, la quantità (numero di miglia) e l'importo dell'addebito verranno riportati a livello dell'ordine di lavoro.Addebito forfettario | Nel caso dell'addebito forfettario, se viene inserito un valore, questo verrà aggiunto al momento della creazione dell'ordine di lavoro. Non è disponibile alcuna funzione di ricerca dei prezzi per le tariffe forfettarie. Il costo e la descrizione vengono trasferiti alla voce di costo dell'ordine di lavoro corrispondente al momento della creazione. |

I tipi di addebito possono essere specificati nei contratti di servizio, accessibile dall'icona a forma di ingranaggio nella sezione "Impostazioni".

I contratti di assistenza possono inoltre prevedere sconti percentuali sui ricambi. Questa opzione è visibile solo se è abilitata la nuova funzionalità di sconto. Se applicabile, lo sconto percentuale verificherà se un'apparecchiatura è coperta da un contratto di assistenza; qualora fosse previsto uno sconto percentuale, questo verrà applicato a quella voce indipendentemente dal tipo di evento. | Attrezzature | Attrezzature
Molti contratti di assistenza prevedono la manutenzione di attrezzature specifiche. La scheda "Attrezzature" consente di creare associazioni, impostare i prezzi, i tipi di addebito e i tipi di evento, nonché di definire in che modo il contratto di assistenza determinerà i prezzi e la creazione degli ordini di lavoro.

Per aggiungere attrezzature a un ordine di lavoro è necessario specificare un tipo di evento. Ciò consentirà di creare le voci dell'ordine di lavoro con il tipo di evento corretto. È possibile impostare i singoli tipi di evento dopo aver aggiunto le attrezzature al Contratto utilizzando il pulsante Modifica in alto a destra.

Opzioni di equipaggiamento

| Tipo di evento predefinito | Questo campo dovrebbe essere sempre compilato automaticamente al momento della creazione di un ordine di lavoro. Per ogni utente, se si imposta o si utilizza un tipo di evento predefinito, questo dovrebbe essere memorizzato anche al momento della creazione di un nuovo contratto di servizio. Questo determina quale tipo di evento verrà utilizzato per impostazione predefinita quando si aggiunge un'attrezzatura.
| Non aggiungere il tag rel. Assegnazione delle apparecchiature agli ordini di lavoro al momento della creazione | Quando si crea un ordine di lavoro da un contratto di assistenza, nessuna delle apparecchiature aggiunte al contratto verrà aggiunta al nuovo ordine di lavoro. Questa clausola potrebbe essere inserita nel contratto nel caso in cui si volesse semplicemente stabilire il prezzo per un determinato tipo di evento, ma non si fosse ancora certi di quali lavori dovessero essere eseguiti prima del vostro arrivo. Oppure se avessi applicato una tariffa fissa e avessi semplicemente aggiunto del lavoro man mano.Aggiungi tutto. Aggiungi attrezzature agli ordini di lavoro generati | Questa opzione aggiunge tutte le attrezzature previste dal contratto a ogni ordine di lavoro creato sulla base dello stesso.Aggiungi attrezzature agli ordini di lavoro creati in base al programma delle attrezzature | Questa opzione può essere utilizzata nel caso in cui si disponga di un contratto mensile, ma si debba effettuare la manutenzione degli articoli solo in base al programma delle attrezzature, laddove ciò sia opportuno. Questa opzione è compatibile con le opzioni Giorni futuri e Tipo di pianificazione. |

Esempio: se un contratto prevede una cadenza mensile, ma le attrezzature hanno scadenze variabili e sono proprio queste scadenze a determinare il lavoro da svolgere, sarebbe buona norma pianificare con circa 28 giorni di anticipo. Ciò contribuirebbe a garantire che il materiale non rimanga in ritardo di oltre 3 giorni.

Questa funzione utilizza la pianificazione predittiva dopo l'inserimento di una data di scadenza iniziale… il che significa che ogni apparecchio ha una propria data di manutenzione prevista…

Se viene creato un ordine di lavoro per il 28 agosto e un'apparecchiatura ha un programma di taratura biennale, e la data di scadenza dell'apparecchiatura rientra in quel numero di giorni futuri o è già scaduta… Quindi, il 28 agosto sarà la data prevista, mentre la prossima data prevista sarà il 28 ottobre. Da quel momento in poi, il calendario sarà basato su quella data prevista per il parto. Se un'apparecchiatura non presenta una data di scadenza, una frequenza, un intervallo o una data di scadenza, verrà saltata durante il processo di creazione.

Quando si modifica il tipo di programma nell'interfaccia, la tabella sottostante dovrebbe aggiornarsi per riflettere/mostrare i valori corretti relativi alle apparecchiature per quel tipo di programma.

Opzioni relative ai costi delle attrezzature

| Applica tariffe specifiche per le apparecchiature | Se si seleziona questo pulsante di opzione, verranno applicate le normali regole relative alle tariffe per le apparecchiature. (Costi stimati, costi basati sull'attrezzatura negli eventi)
| Utilizza costi specifici del contratto di servizio | Se questa opzione è selezionata e la variabile globale "scale" è attiva, all'avvio di qualsiasi evento IndySoft cercherà la combinazione di Tipo di evento, Gage_SN e azienda presente in quell'evento... E verificherà se esistono contratti di assistenza ATTIVI con l'opzione "Applica costi specifici del contratto di assistenza" selezionata. Se l'evento rileva che ciò è vero, applicherà quella tariffa e ignorerà tutte le altre. Non è necessario aggiungere quel tipo di addebito nelle regole di addebito della configurazione del flusso di lavoro degli eventi correlati. Se necessario, nel corso dell'evento è possibile aggiungere ulteriori costi in qualsiasi momento. |

Se più di un contratto di servizio soddisfa tali requisiti, per l'addebito verrà utilizzato il contratto più recente. Quando si salva un contratto di assistenza, verifichiamo la presenza di voci duplicate relative ad apparecchiature o eventi nei contratti di assistenza e informiamo l'utente finale che una determinata combinazione di apparecchiatura ed evento non dovrebbe figurare contemporaneamente in più contratti di assistenza attivi, al fine di evitare confusione.

Se si aggiungono apparecchiature a un contratto di assistenza, è necessario selezionare sempre un tipo di addebito predefinito. Qualsiasi apparecchiatura aggiunta erediterà quel tipo di addebito predefinito.

Contratto di assistenza - Modifica delle attrezzature/delle tariffe relative alle attrezzature
Dopo aver premuto il pulsante "Modifica",

l'utente potrà modificare il tipo di evento, il tipo di addebito e il costo unitario per ogni apparecchiatura. Sono inoltre disponibili opzioni di selezione multipla e del tasto destro del mouse per aggiornare i tipi di addebito, i tipi di evento e il costo unitario (valore fisso) oppure per importare un addebito esistente dal livello delle apparecchiature.

Se si effettua il prelievo dal livello delle attrezzature, all'utente verrà richiesto di specificare il tipo di prelievo da effettuare. Se per quell'apparecchiatura sono presenti due o più voci dello stesso tipo, verrà preso in considerazione il valore più alto. Se non viene addebitato alcun costo, non cambierà nulla. Se a livello di apparecchiatura è presente una voce di costo, il tipo di voce verrà aggiornato, così come il costo della linea.

Ignora gli addebiti a livello di attrezzatura e a livello di contratto di assistenza
Se la combinazione attrezzatura/evento in un evento corrisponde a un contratto di assistenza attivo in cui questa opzione è selezionata a livello di contratto, per impostazione predefinita non verranno applicati addebiti né a livello di attrezzatura né a livello di contratto di assistenza. (Potrebbe rivelarsi piuttosto utile in caso di tariffa forfettaria).

Convalida delle attrezzature
Se un'attrezzatura viene eliminata dal Contratto di assistenza e tale attrezzatura/evento è presente in un ordine di lavoro correlato, all'utente verrà chiesto se desidera rimuovere tale voce, qualora si tratti di una riga incompleta in un ordine di lavoro incompleto. | Ordini di lavoro correlati | Ordini di lavoro correlati
Gli ordini di lavoro creati a partire da quel contratto di assistenza verranno visualizzati qui e, se necessario, potranno anche essere dissociati. Gli utenti possono anche associare manualmente gli ordini di lavoro utilizzando le opzioni del menu.