Contratos de prestação de serviços - Visão geral

O Módulo de Contratos de Serviço permite que os clientes e os utilizadores finais configurem facilmente contratos ou acordos relativos a calibrações/serviços.

O acordo tem por objetivo:

Criar ordens de trabalho com antecedência
Forneça um modelo para a definição de preços nessas ordens de trabalho
E especificar o equipamento e as opções de preços específicas para cada equipamento

Os clientes que geralmente necessitam deste conjunto de funcionalidades são empresas de balanças e prestadores de serviços de calibração no local. Uma diferença fundamental entre este fluxo de trabalho e o de um laboratório tradicional é que a programação do equipamento a ser utilizado é controlada pelo contrato e não pela programação do próprio equipamento.

O fluxo de trabalho geral para os Contratos de Serviço no IndySoft é o seguinte.

O Contrato de Prestação de Serviços é criado com o estado «Rascunho», no qual o utilizador introduz as especificações relativas ao calendário do contrato. Algumas destas opções são herdadas, por predefinição, das informações da empresa, e os encargos não relacionados com o equipamento podem ser herdados e são consultados a partir das predefinições de encargos de serviço, tanto a nível do sistema como a nível específico da filial.
- Antes de um acordo poder ser marcado como «Ativo», o acordo deve ter uma frequência de agendamento, um intervalo e uma data para o próximo serviço OU, em alternativa, deve ter datas específicas selecionadas e a opção marcada.
Assim que o contrato passar para o estado «Ativo», poderá ser utilizado para criar ordens de trabalho, que herdarão opções específicas do contrato. É possível criar encomendas em massa em todos os contratos a partir do módulo de contratos de serviço. Também podem ser criados diretamente a partir do contrato como «Ad Hoc» ou de forma semelhante ao processo de criação em lote.
É possível efetuar determinadas alterações nos contratos enquanto estes se encontram em vigor, tais como editar/adicionar/remover equipamentos, remover associações a ordens de trabalho, adicionar documentos e modificar notas. Todas as outras alterações têm de ser feitas quando o estado estiver em «Rascunho»
Um contrato de prestação de serviços termina quando chega a data de validade OU, caso não haja data de validade, sempre que o cliente assim o decidir.

Ativação de contratos de serviço e pedidos

Para ativar as funcionalidades relacionadas com contratos de serviço e pedidos de assistência, o utilizador deve marcar a caixa de seleção «Ativar contratos de serviço e pedidos de assistência» em Preferências do sistema de encomendas. Os elementos básicos que estão disponíveis com esta funcionalidade são:

Adicionar/Editar Encargos de Serviço
A possibilidade de aceder ao Módulo de Contratos de Serviço a partir de uma hiperligação
Os pedidos de serviço e os contratos são apresentados na caixa de diálogo «Adicionar/Editar empresa» (consulte mais informações sobre pedidos de serviço aqui)
A possibilidade de adicionar custos de mão de obra, de deslocamento e por zona a um orçamento ou a uma ordem de trabalho

O cliente também vai querer ativar a funcionalidade que permite ter várias ordens de trabalho abertas para o mesmo equipamento ou evento… A variável de sistema necessária é ALLOW_WO_REPEAT_EQUIP com o valor de texto «1». Os utilizadores também poderão aceder à interface dos Contratos de Serviço adicionando-a diretamente ao Painel de Administração ou criando uma hiperligação através da opção EXTERNALEXE e utilizando SERVICEAGREEMENTS.EXE como nome do ficheiro executável (deve ser personalizado/adicionado por um administrador).

Introdução

Os encargos não relacionados com o equipamento são um dos principais elementos subjacentes aos contratos de assistência e aos pedidos de assistência. É importante definir um tipo de cobrança predefinido para cada cobrança predefinida. (Esforço, Zona, Distância, Plano). Para tal, inicie o Módulo de Contratos de Serviço (ServiceAgreements.exe), clique na roda dentada no canto superior direito e selecione «Definições».

Tipos de encargos predefinidos no Contrato de Serviço/Pedido - permite ao utilizador especificar ou definir como padrão tipos de encargos já existentes a partir das listas de adição/edição do sistema, para substituir os valores predefinidos do IndySoft (se o campo for deixado em branco). Isto permite uma maior flexibilidade em sistemas já existentes, a integração com software de contabilidade ou qualquer outra finalidade específica. Esta deve ser uma das primeiras opções a definir, para facilitar a utilização. Os tipos de cobrança serão extraídos da lista de adição/edição do sistema.
Filtros do Contrato de Serviço - podem ser utilizados de forma semelhante às Regras de Seleção da Configuração do Fluxo de Trabalho ou às Regras de Conclusão de Eventos nos eventos. Se os filtros forem cumpridos, é possível criar ordens de trabalho e orçamentos a partir de Contratos e Pedidos. Os filtros são recomendados principalmente para permitir que os administradores/pessoal de vendas bloqueiem empresas com pagamentos em atraso, que ainda não estão ativas… etc.…

Outras opções disponíveis na roda dentada de administração do ServiceAgreements.exe incluem Regras personalizadas para acordos de serviço e pedidos de serviço, bem como legendas personalizadas para os campos personalizados 1 a 10 dos acordos e pedidos. Apenas os campos com aliases aparecerão nos contratos de serviço e nos pedidos, a menos que nenhum tenha um alias — nesse caso, todos os campos serão apresentados.

Os números dos contratos de serviço/pedidos podem ser definidos no Gestor de perfis, no menu suspenso «Gestão» — «Configurações de numeração e certificados». Os pedidos e os acordos referem-se ao mesmo número seguinte, mas têm dois prefixos distintos para facilitar a identificação.

Interface do utilizador

Contrato de Prestação de Serviços - Cabeçalho

O cabeçalho do Contrato de Prestação de Serviços contém informações e opções essenciais.

Empresa associada à qual os serviços são prestados. Se for necessário transferir o contrato para outra empresa, o utilizador pode fazê-lo através de uma opção do menu do botão direito do rato na grelha de seleção do ServiceAgreements.exe. Isto não alterará nada, exceto a empresa associada no cabeçalho.
Número do contrato de serviço: Esta opção permite definir um prefixo, bem como o número seguinte a ser inserido. Estas opções podem ser definidas nas definições de numeração e certificados do Gestor de Perfis. Os pedidos de assistência partilharão o próximo número, mas utilizarão um prefixo específico.
Estado: Existem 5 opções de estado:
- Rascunho: No modo de rascunho, todos os campos podem ser editados na interface, mas não é possível criar ordens de trabalho enquanto estiverem no estado de rascunho
- A aguardar aprovação: É possível editar equipamentos, documentos, ordens de trabalho relacionadas, notas e contactos, mas não é possível criar novas ordens.
- É possível editar equipamentos, documentos, ordens de trabalho relacionadas, notas e contactos ativos. Este é o único estado a partir do qual é possível criar ordens de trabalho.
- Cancelado: É possível editar equipamentos, documentos, ordens de trabalho relacionadas, notas e contactos, mas não é possível criar novas ordens.
- Expirado: É possível editar equipamentos, documentos, ordens de trabalho relacionadas e contactos, mas não é possível criar novas ordens. Os contratos cuja data de validade já tenha expirado serão assinalados como «Expirados» ao abrir o Módulo de Contratos de Serviço.

Contrato de prestação de serviços - Separadores de detalhes

Detalhes | Detalhes

Consulte as secções/campos com descrições na tabela abaixo:

| Criado por | Aquando da criação do contrato de prestação de serviços, este campo é preenchido pelo utilizador que criou o contrato. (Não é preenchido na ordem de trabalho)
| Data de criação | A data em que o acordo foi criado. (Não é preenchido no WO)Filial | Se utilizarem filiais, este campo assumirá por predefinição a filial atribuída à empresa do contrato na funcionalidade de adicionar/editar empresa. Isto ajudará a definir as opções da tabela de preços para o contrato (se aplicável). Quando for criada uma ordem de trabalho, este valor será preenchido no campo «Ordem de Trabalho».P.O. Número | Este campo preencherá o campo do número da ordem de compra associada à ordem de trabalho quando esta for criada.Contactos | Podem ser adicionados a partir da lista de funcionários da empresa contratante ou introduzidos como novos na lista na interface. É possível atribuir um Tipo de Contacto aos contactos, o que constitui uma lista de adição/edição válida para todo o sistema. Os tipos de contacto também podem ser introduzidos livremente ao adicionar um contacto.Campos personalizados 1-10 | Estes campos de texto personalizados permitem a utilização de aliases (que podem ser definidos pelos administradores do sistema na opção da roda dentada, no separador «Detalhes») e dispõem de listas suspensas correspondentes a nível do sistema. Estas listas suspensas encontram-se na secção «Adicionar/Editar Contratos de Serviço». Os campos farão referência às listas suspensas e permitirão também a introdução de dados de forma livre. Por predefinição, serão preenchidas as ordens de trabalho personalizadas 1 a 10. | | Notas/Documentos do | Notas/Documentos

Consulte as secções/campos com descrições na tabela abaixo:

| Notas | Serão preenchidas nas ordens de trabalho relacionadas no momento da criação. A opção do botão do rato direito permitirá ao utilizador importar notas da empresa, bem como importar tipos de notas.
| Notas internas | Não serão preenchidas nas ordens de trabalho relacionadas aquando da criação. A opção do botão do rato direito permitirá ao utilizador importar notas da empresa, bem como tipos de notas.Documentos | Esta secção permite adicionar documentos anexos ao contrato de prestação de serviços. | | Informações sobre o calendário do | Informações sobre o calendário
Os contratos de manutenção podem ter um calendário baseado numa frequência/intervalo e na próxima data de manutenção OU permitir a utilização de datas específicas.

Consulte as secções/campos com descrições na tabela abaixo:

| Data da próxima manutenção | Utilizado como marcador de posição para a próxima ordem de trabalho a ser criada. Ao criar um novo contrato, a próxima data de prestação do serviço deve ser o primeiro dia em que o serviço está agendado. Sempre que for criada uma ordem de trabalho (exceto ordens de trabalho pontuais), a próxima data de manutenção será calculada automaticamente com base na frequência/intervalo.

A próxima data de manutenção será preenchida na ordem de trabalho como data de vencimento e NÃO como data prevista.

| Utilizar datas específicas | Pode ser utilizado quando as soluções de frequência e intervalo não são adequadas. Se precisar de agendar para todas as terceiras quartas-feiras ou para os dias 1 e 16 de cada mês, pode fazê-lo desta forma. |

Nota importante:

Para que um contrato de manutenção seja ativado, deve:
- ter uma data de manutenção seguinte, frequência e intervalo OU
- utilizar a função « "» (Usar datas específicas)"
Se um contrato de manutenção tiver indivíduos/grupos específicos que devam ser agendados em cada ocasião, estes podem ser especificados aqui e serão transferidos para as tabelas secundárias de ordens de trabalho agendadas para cada funcionário/grupo.

| Billing/Shipping Information | Shipping/Billing Information
Upon Creation of a service Agreement or request, the default Billing and Shipping Information from the Company will be inherited into this screen. The user can then add or edit beyond that point, or look up any saved alternate addresses for that company. These addresses will make their way to any created work orders.

| Encargos | Encargos
Se a caixa de seleção estiver marcada para adicionar automaticamente um encargo a uma ordem de trabalho, esse encargo será adicionado automaticamente aquando da criação da ordem de trabalho a partir do contrato de assistência ou do pedido de assistência. Se precisar de consultar o valor adequado das taxas de serviço, clique no ícone em forma de folha de papel para ver os preços adequados que possam ter sido previamente especificados na lista de adição/edição.

Consulte as secções/campos com descrições na tabela abaixo:

| Tarifa por zona | As zonas são utilizadas como intervalos de distância para indicar o preço da viagem. A tarifa da zona é o preço para essa zona, o nome da zona é o rótulo da zona e a descrição explica o que é essa zona. As taxas de zona não têm um valor predefinido, uma vez que são específicas para cada cliente/contrato. Apenas o preço e a descrição serão transferidos para o item da ordem de trabalho.
| Custo de mão-de-obra | Os custos de mão-de-obra podem ser predefinidos ou importados a partir da Taxa de Serviço, por filial ou a nível do sistema. A descrição (não apresentada) e o valor da taxa serão transferidos para o nível da ordem de trabalho.Taxa de distância | Pode ser definida por predefinição ou importada a partir da taxa de serviço por filial ou a nível do sistema. A descrição, a unidade de medida, a quantidade (número de milhas) e o valor da taxa serão transferidos para o nível da ordem de trabalho.Taxa fixa | No caso da taxa fixa, se for introduzido algum valor, este será adicionado aquando da criação da ordem de trabalho. Não existe uma tabela de preços para as taxas fixas. O custo e a descrição são transferidos para a ordem de trabalho correspondente no momento da sua criação. |

Os tipos de cobrança podem ser especificados nos contratos de serviço, na secção «Opções» da secção «Definições».

Os contratos de assistência também podem oferecer descontos percentuais nas peças de reparação. Esta opção só aparece se a nova funcionalidade de descontos estiver ativada. Se aplicável, o desconto percentual verificará se um equipamento está abrangido por um Contrato de Assistência; caso exista um desconto percentual, este será aplicado a essa rubrica, independentemente do tipo de evento. | Equipamento da | Equipamento
Muitos contratos de manutenção incluem equipamento específico que necessita de manutenção. O separador «Equipamento» permite-lhe estabelecer uma associação, definir preços, tipos de cobrança e tipos de eventos, bem como determinar de que forma o contrato de prestação de serviços irá influenciar a definição de preços e a criação de ordens de trabalho.

Para adicionar equipamento a uma ordem de trabalho, é necessário especificar um tipo de evento. Isto irá determinar que os itens da ordem de trabalho sejam criados com o tipo de evento adequado. É possível definir tipos de eventos específicos após adicionar o equipamento ao Contrato, utilizando o botão «Editar» no canto superior direito.

Opções de equipamento

| Tipo de evento predefinido | Este campo deve ser sempre preenchido por predefinição aquando da criação de uma ordem de trabalho. Por utilizador, se definir/utilizar um tipo de evento predefinido, esse tipo também deve ser memorizado aquando da criação de um novo contrato de prestação de serviços. Isto determina qual o tipo de evento que será utilizado por predefinição ao adicionar equipamento.
| Não adicionar Rel. Equipamento nas ordens de trabalho aquando da criação | Ao criar uma ordem de trabalho a partir de um contrato de assistência, nenhum equipamento adicionado ao contrato será incluído na nova ordem de trabalho. Isto pode ser utilizado no contrato caso pretenda apenas definir o preço para um tipo específico de evento, mas não tenha a certeza do que deve ser feito antes da sua chegada. Ou se tivesse cobrado um valor fixo e fosse simplesmente acrescentando trabalho à medida que fosse surgindo.Adicionar tudo. Equipamento a incluir nas ordens de trabalho geradas | Esta opção adiciona todo o equipamento do contrato a todas as ordens de trabalho criadas a partir do mesmo.Adicionar equipamento às ordens de trabalho criadas com base no calendário de manutenção do equipamento | Esta opção pode ser utilizada se tiver um contrato mensal, mas apenas tiver de efetuar a manutenção dos itens com base no calendário de manutenção do equipamento, sempre que tal for pertinente. Esta opção funciona em conjunto com as opções Dias no futuro e Tipo de agendamento. |

Exemplo: Se um contrato estiver programado mensalmente, mas os equipamentos tiverem calendários variáveis e esses calendários determinarem o trabalho a realizar, então uma boa prática seria programá-lo com cerca de 28 dias de antecedência. Isso ajudaria a garantir que o equipamento não ficasse em atraso por mais de 3 dias.

Esta funcionalidade utiliza a programação preditiva após a definição de uma data de vencimento inicial… o que significa que cada equipamento tem a sua própria data da próxima manutenção…

Se for criada uma ordem de trabalho para 28 de agosto e um equipamento tiver um calendário de calibração de 2 meses, e a data de vencimento do equipamento estiver dentro desse número de dias futuros ou já estiver vencida… Assim, 28 de agosto será a data prevista, e a próxima data prevista para o parto será 28 de outubro. A partir daí, o calendário será baseado nessa data prevista para o parto. Se um equipamento não tiver data de vencimento, frequência, intervalo ou data de vencimento, esse equipamento será ignorado no processo de criação.

Ao alterar o tipo de programação na interface, a grelha acima deve atualizar-se para refletir/mostrar os valores corretos relativos ao equipamento para esse tipo de programação.

Opções de cobrança de equipamento

| Utilizar tarifas específicas para o equipamento | Se esta opção for selecionada, serão aplicadas as regras normais de tarifação do equipamento. (Custos estimados, custos baseados no equipamento em eventos)
| Utilizar custos específicos do contrato de serviço | Se esta opção estiver selecionada e a variável global «scale» estiver ativada, ao iniciar qualquer evento, o IndySoft irá procurar a combinação do Tipo de Evento, Gage_SN e empresa nesse evento... E verificará se existem contratos de serviço ATIVOS com a opção «Utilizar encargos específicos do contrato de serviço» selecionada. Se o evento verificar que isso é verdade, irá considerar essa cobrança e ignorar todas as outras. Esse tipo de cobrança não precisa de ser adicionado às regras de cobrança na configuração do fluxo de trabalho dos eventos relacionados. Se necessário, poderão ser adicionados outros encargos posteriormente, caso seja necessário. |

Se houver mais do que um Contrato de Prestação de Serviços que cumpra estes requisitos, será utilizado o contrato mais recente para a cobrança. Ao guardar um contrato de assistência, verificamos se existem entradas duplicadas de equipamentos/eventos nos contratos de assistência e informamos o utilizador final de que uma determinada combinação de equipamento/evento não deve constar em vários contratos de assistência ativos ao mesmo tempo, a fim de evitar confusões.

Ao adicionar equipamento a um contrato de assistência, deve ser sempre selecionado um Tipo de Encargo Padrão. Qualquer equipamento adicionado herdará esse tipo de cobrança predefinido.

Contrato de Serviço – Edição de Equipamento/Custo de Equipamento
Ao clicar no botão «Editar»,

o utilizador poderá alterar o tipo de evento, o tipo de cobrança e o custo unitário por equipamento. Existem também opções de seleção múltipla e de clique com o botão direito do rato para atualizar tipos de encargos, atualizar tipos de eventos, atualizar o custo unitário (valor fixo) ou para importar um encargo existente a partir do nível do equipamento.

Se a cobrança for efetuada a partir do nível do equipamento, será solicitado ao utilizador que introduza o tipo de cobrança a efetuar. Se houver duas ou mais entradas do mesmo tipo para esse equipamento, será utilizado o valor mais elevado. Se não houver qualquer acusação, nada mudará. Se existir uma taxa ao nível do equipamento, o tipo de taxa será atualizado, assim como o custo da linha.

Ignorar encargos ao nível do equipamento e ao nível do contrato de assistência
Se a combinação de equipamento/evento num evento corresponder a um contrato de assistência ativo com este item selecionado nesse nível do contrato, então, por predefinição, não serão aplicados encargos nem ao nível do equipamento nem ao nível do contrato de assistência. (Pode ser bastante útil num caso de tarifa fixa).

Validação de equipamento
Se um equipamento for eliminado do Contrato de Serviço e esse equipamento/evento existir numa ordem de trabalho relacionada, será perguntado ao utilizador se pretende que esse item seja removido, caso se trate de uma rubrica incompleta numa ordem de trabalho incompleta. | Ordens de trabalho relacionadas | Ordens de trabalho relacionadas
As ordens de trabalho criadas a partir desse contrato de assistência serão apresentadas aqui e também podem ser desassociadas, se necessário. Os utilizadores também podem associar ordens de trabalho manualmente através das opções do menu.