Contratos de servicio: descripción general

El módulo de contratos de servicio permite a los clientes y a los usuarios finales gestionar fácilmente los contratos o acuerdos relacionados con las calibraciones y los servicios.

El acuerdo tiene por objeto:

Crear órdenes de trabajo con antelación
Proporcione una plantilla para el cálculo de precios en esas órdenes de trabajo
Y especificar el equipamiento y las opciones de precios específicas para cada equipo

Los clientes que suelen necesitar este conjunto de funciones son las empresas de balanzas y los proveedores de servicios de calibración in situ. Una diferencia fundamental entre este flujo de trabajo y el de un laboratorio tradicional es que la programación del equipo en el que se va a trabajar viene determinada por el acuerdo y no por el propio calendario del equipo.

El flujo de trabajo general para los contratos de servicio en IndySoft es el siguiente.

El contrato de servicio se crea con el estado «Borrador», en el que el usuario introduce los detalles de la programación del contrato. Algunas de estas opciones se heredan de la información de la empresa de forma predeterminada, y los cargos no relacionados con el equipo pueden heredarse y se consultan a partir de los valores predeterminados de los cargos por servicio, ya sea a nivel de todo el sistema o a nivel de cada sucursal.
- Para que un acuerdo pueda pasar a «activo», debe tener una frecuencia de programación, un intervalo y una fecha para el próximo servicio; O BIEN, por separado, debe tener fechas específicas seleccionadas y la opción marcada.
Una vez que el acuerdo se active, podrá utilizarse para crear órdenes de trabajo, que heredarán opciones específicas del acuerdo. Desde el módulo de contratos de servicio se pueden crear pedidos de forma masiva para todos los contratos. También se pueden crear directamente desde el contrato como «Ad Hoc» o siguiendo un procedimiento similar al de la creación por lotes.
Se pueden realizar determinados cambios en los acuerdos mientras estén activos, como editar, añadir o eliminar equipos, eliminar asociaciones con órdenes de trabajo, añadir documentos y modificar notas. El resto de cambios deben realizarse cuando el estado sea «Borrador».
Un contrato de servicio finaliza al llegar la fecha de vencimiento O, si no hay fecha de vencimiento, cuando el cliente lo decida.

Activación de contratos de servicio y solicitudes

Para que las funciones relacionadas con los contratos de servicio y las solicitudes de servicio estén disponibles, el usuario debe marcar la casilla «Habilitar contratos de servicio y solicitudes» en Preferencias del sistema de pedidos. Los elementos básicos que se activan con esta función son:

Añadir/Editar cargos por servicio
La posibilidad de abrir el módulo de contratos de servicio desde un hipervínculo
Las solicitudes de servicio y los acuerdos se muestran en el cuadro de diálogo «Añadir/Editar empresa» (consulte más información sobre las solicitudes de servicio aquí)
La posibilidad de añadir costes de mano de obra, de desplazamiento y por zona a un presupuesto o a una orden de trabajo

El cliente también querrá activar la opción de tener varias órdenes de trabajo abiertas para el mismo equipo o evento:… ALLOW_WO_REPEAT_EQUIP con el valor de texto «1» es la variable de sistema necesaria. Los usuarios también podrán abrir la interfaz de «Acuerdos de servicio» añadiéndola directamente al Panel de administración o añadiendo un hipervínculo mediante la opción EXTERNALEXE e indicando SERVICEAGREEMENTS.EXE como nombre del archivo ejecutable (debe ser personalizado o añadido por un administrador).

Primeros pasos

Los gastos no relacionados con el equipo son uno de los principales motivos que subyacen a los contratos de servicio y las solicitudes de servicio. Es importante definir un tipo de cargo predeterminado para cada cargo predefinido. (Esfuerzo, Zona, Distancia, Plano). Para ello, abre el módulo «Acuerdos de servicio» (ServiceAgreements.exe), haz clic en el icono con forma de rueda dentada situado en la esquina superior derecha y selecciona «Configuración».

Tipos de cargo predeterminados para contratos de servicio/solicitudes: permiten al usuario especificar o establecer como predeterminados tipos de cargo ya existentes a partir de las listas de alta/modificación de todo el sistema, con el fin de sustituir los valores fijos de IndySoft (si se deja en blanco). Esto permite una mayor flexibilidad en los sistemas ya existentes, la integración con programas de contabilidad o cualquier otra aplicación específica. Esta debería ser una de las primeras opciones que se configuren para facilitar su uso. Los tipos de cargo se extraerán de la lista de alta y modificación de todo el sistema.
Filtros del contrato de servicio: se pueden utilizar de forma similar a las reglas de selección de la configuración del flujo de trabajo o a las reglas de finalización de eventos. Si se cumplen los criterios de filtrado, se pueden crear órdenes de trabajo y presupuestos a partir de contratos y solicitudes. Los filtros se recomiendan principalmente para que los administradores y el personal de ventas puedan bloquear a las empresas que se hayan retrasado en los pagos y que aún no estén activas en… etc.…

Otras opciones disponibles en el icono de configuración de ServiceAgreements.exe incluyen reglas personalizadas para los acuerdos de servicio y las solicitudes de servicio, así como títulos personalizados para los campos personalizados del 1 al 10 de los acuerdos y las solicitudes. En los contratos de servicio y las solicitudes solo aparecerán los campos con alias, a menos que ninguno tenga alias; en ese caso, se mostrarán todos los campos.

Los números de contrato de servicio o de solicitud se pueden configurar en el gestor de perfiles, en el menú desplegable «Gestión», en la sección «Configuración de numeración y certificados». Las solicitudes y los acuerdos comparten el mismo número siguiente, pero tienen dos prefijos distintos para facilitar su identificación.

Interfaz de usuario

Contrato de servicio - Encabezado

El encabezado del contrato de servicio contiene información y opciones fundamentales.

Empresa relacionada a la que se prestan los servicios. Si es necesario transferir el contrato a otra empresa, el usuario puede hacerlo mediante una opción del menú contextual en la tabla de selección de ServiceAgreements.exe. Esto no cambiará nada, salvo la empresa asociada que aparece en el encabezado.
Número de contrato de servicio: Ofrece la opción de añadir un prefijo, además del número que se introduce a continuación. Estos parámetros se pueden configurar en la sección de numeración y certificados del Administrador de perfiles. Las solicitudes de servicio compartirán el siguiente número, pero utilizarán un prefijo específico.
Estado: Hay 5 opciones de estado:
- Borrador: En el modo de borrador, se pueden editar todos los campos en la interfaz, pero no se pueden crear órdenes de trabajo mientras se encuentren en estado de borrador
- En espera de aprobación: Se puede modificar el equipo, la documentación, las órdenes de trabajo relacionadas, las notas y los contactos, pero no se pueden crear órdenes.
- Se pueden gestionar los equipos, documentos, órdenes de trabajo relacionadas, notas y contactos activos. Este es el único estado desde el que se pueden crear órdenes de trabajo.
- Cancelado: Se pueden modificar los equipos, los documentos, las órdenes de trabajo relacionadas, las notas y los contactos, pero no se pueden crear órdenes.
- Caducado: Se pueden modificar los equipos, los documentos, las órdenes de trabajo relacionadas y los contactos, pero no se pueden crear órdenes. Los contratos que hayan superado su fecha de vencimiento aparecerán marcados como «Caducados» al abrir el módulo de contratos de servicio.

Contrato de servicio - Pestañas de detalles

Detalles | Detalles

Consulte las secciones o campos con sus descripciones en la tabla siguiente:

| Creado por | Al crear el contrato de servicio, este campo lo rellena el usuario que ha creado el contrato. (No se rellena en WO)
| Fecha de creación | Fecha en la que se creó el acuerdo. (No se rellena en WO)Sucursal | Si se utilizan sucursales, este campo se rellenará automáticamente con la sucursal asignada a la empresa del contrato en la función de añadir/editar empresa. Esto ayudará a determinar las opciones de la lista de precios para el contrato (si procede). Al crear una orden de trabajo, este valor se introducirá en la sección «Orden de trabajo».P.O. N.º | Este campo se rellenará con el número de pedido de la orden de trabajo correspondiente cuando se cree dicha orden.Contactos | Se pueden añadir desde la lista de empleados de la empresa del contrato o se pueden añadir nuevos a la lista en la interfaz. A los contactos se les puede asignar un «Tipo de contacto», que es una lista de adición y edición válida para todo el sistema. Los tipos de contacto también se pueden introducir libremente al añadir un contacto.Campos personalizados 1-10 | Estos campos de texto personalizados permiten el uso de alias (que los administradores del sistema pueden configurar en la opción del engranaje, en la pestaña «Detalles») y cuentan con listas desplegables correspondientes para todo el sistema. Estas listas desplegables se encuentran en la sección «Añadir/Editar contratos de servicio». Los campos harán referencia a las listas desplegables y también permitirán la introducción de datos de forma libre. Por defecto, se rellenarán las órdenes de trabajo personalizadas 1 a 10. | | Notas/Documentos de | Notas/Documentos

Consulte las secciones o campos con sus descripciones en la tabla siguiente:

| Notas | Se completarán en las órdenes de trabajo relacionadas al crearlas. La opción del botón derecho del ratón permitirá al usuario importar notas de la empresa, así como distintos tipos de notas.
| Notas internas | No se mostrarán en las órdenes de trabajo relacionadas al crearlas. La opción del botón derecho del ratón permitirá al usuario importar notas de la empresa, así como distintos tipos de notas.Documentos | En esta sección se pueden añadir documentos adjuntos al contrato de servicio. | | Información sobre el calendario de | Información sobre el calendario
Los contratos de mantenimiento pueden incluir un calendario basado en una frecuencia o intervalo y la próxima fecha de mantenimiento, O BIEN permitir el uso de fechas concretas.

Consulte las secciones o campos con sus descripciones en la tabla siguiente:

| Próxima fecha de servicio | Se utiliza como marcador de posición para la próxima orden de trabajo que se debe crear. Al crear un nuevo contrato, la próxima fecha de servicio debe ser el primer día en el que se programará el servicio. Cada vez que se cree una orden de trabajo (excepto las órdenes de trabajo puntuales), la próxima fecha de servicio se calculará automáticamente en función de la frecuencia o el intervalo.

La próxima fecha de servicio aparecerá en la orden de trabajo como fecha de vencimiento y NO como fecha programada.

| Utilizar fechas concretas | Se puede utilizar cuando las soluciones basadas en la frecuencia y el intervalo no son adecuadas. Si necesitas programarlo para cada tercer miércoles o para el día 1 y el 16 de cada mes, puedes hacerlo de esta manera. |

Nota importante:

Para que un contrato de servicio se active, debe cumplir uno de los siguientes requisitos:
- tener una próxima fecha de servicio, una frecuencia y un intervalo; O BIEN
- utilizar la función «Usar fechas específicas» de ""
Si un contrato de servicio incluye a personas o grupos concretos que deben programarse en cada ocasión, estos pueden especificarse aquí y se transferirán a las tablas secundarias de órdenes de trabajo programadas para empleados o grupos.

| Billing/Shipping Information | Shipping/Billing Information
Upon Creation of a service Agreement or request, the default Billing and Shipping Information from the Company will be inherited into this screen. The user can then add or edit beyond that point, or look up any saved alternate addresses for that company. These addresses will make their way to any created work orders.

| Cargos | Cargos
Si se marca la casilla para añadir automáticamente un cargo a una orden de trabajo, dicho cargo se añadirá automáticamente al crear la orden de trabajo a partir del contrato de servicio o de la solicitud. Si necesitas consultar el importe correspondiente a los gastos de gestión, haz clic en el pequeño papel para ver los precios correspondientes que se hayan podido especificar previamente en la lista de añadir/editar.

Consulte las secciones o campos con sus descripciones en la tabla siguiente:

| Tarifa por zona | Las zonas se utilizan como intervalos de distancia para indicar el precio del trayecto. La tarifa de la zona es el precio correspondiente a esa zona, la zona es el nombre de la zona y la descripción explica en qué consiste dicha zona. Las tarifas por zona no tienen un valor predeterminado, ya que son específicas para cada cliente o contrato. Solo el precio y la descripción se transferirán a la línea de la orden de trabajo.
| Coste de mano de obra | Los costes de mano de obra pueden establecerse por defecto o importarse desde los costes de servicio, tanto por sucursal como a nivel de todo el sistema. La descripción (no se muestra) y el importe del cargo se transferirán al nivel de la orden de trabajo.Cargo por distancia | Se puede establecer por defecto o importarlo desde el cargo por servicio, ya sea por sucursal o a nivel de todo el sistema. La descripción, la unidad de medida, la cantidad (número de millas) y el importe del cargo se transferirán a la orden de trabajo.Cargo de tarifa plana | En el caso del cargo de tarifa plana, si se introduce algún valor, este se añadirá al crear la orden de trabajo. No hay una tabla de precios para las tarifas fijas. El coste y la descripción se transfieren a la orden de trabajo correspondiente en el momento de su creación. |

Los tipos de cargo se pueden especificar en los contratos de servicio ejecutables desde el icono de opciones de la sección «Configuración».

Los contratos de servicio también pueden ofrecer descuentos porcentuales en las piezas de repuesto. Esta opción solo aparece si la nueva función de descuentos está activada. Si procede, el porcentaje de descuento comprobará si un equipo está cubierto por un contrato de mantenimiento; si existe dicho porcentaje de descuento, se aplicará a esa partida, independientemente del tipo de evento. | Equipos de | Equipos
Muchos contratos de mantenimiento incluyen equipos específicos que deben someterse a mantenimiento. La pestaña «Equipos» te permite establecer una asociación, configurar los precios, los tipos de cargo y los tipos de evento, así como definir cómo el contrato de servicio determinará los precios y la creación de órdenes de trabajo.

Para añadir equipos a una orden de trabajo, es necesario especificar un tipo de evento. Esto servirá para garantizar que las partidas de la orden de trabajo se creen con el tipo de evento adecuado. Los tipos de eventos individuales se pueden configurar tras añadir el equipo al contrato mediante el botón «Editar» situado en la parte superior derecha.

Opciones de equipamiento

| Tipo de evento predeterminado | Este campo siempre debe rellenarse de forma predeterminada al crear una orden de trabajo. Por cada usuario, si se configura o se utiliza un tipo de evento predeterminado, este también debería recordarse al crear un nuevo contrato de servicio. Esto determina qué tipo de evento se utilizará por defecto al añadir equipos.
| No añadir «Rel.». Equipos en las órdenes de trabajo al crearlas | Al crear una orden de trabajo a partir de un contrato de servicio, ningún equipo incluido en el contrato se añadirá a la nueva orden de trabajo. Esto podría incluirse en el contrato si simplemente quisieras fijar el precio para un tipo de evento concreto, pero no tuvieras claro en qué habría que trabajar antes de tu llegada. O si tuvieras una tarifa fija y simplemente fueras añadiendo trabajo sobre la marcha.Añadir todo lo relacionado. Equipos a incluir en las órdenes de trabajo generadas | Esta opción añade todos los equipos del contrato a cada orden de trabajo creada a partir de él.Añadir equipos a las órdenes de trabajo creadas según el calendario de mantenimiento | Esta opción puede utilizarse si se dispone de un contrato mensual, pero solo se deben realizar tareas de mantenimiento en los equipos según el calendario de mantenimiento cuando sea pertinente. Esta opción funciona junto con las opciones Días en el futuro y Tipo de programación. |

Ejemplo: Si un contrato está programado mensualmente, pero los equipos tienen calendarios variables y dichos calendarios determinan el trabajo que se debe realizar, lo recomendable sería programarlo con unos 28 días de antelación. Esto contribuiría a garantizar que los materiales no se retrasaran más de tres días.

Esta función utiliza la programación predictiva tras establecer una fecha de vencimiento inicial… lo que significa que cada equipo tiene su propia fecha de próximo mantenimiento…

Si se crea una orden de trabajo para el 28 de agosto y un equipo tiene un calendario de calibración de dos meses, y la fecha de vencimiento del equipo se encuentra dentro de ese número de días futuros o ya ha vencido… Entonces, el 28 de agosto será la fecha prevista, y la siguiente fecha prevista para el parto será el 28 de octubre. A partir de ahí, el calendario se basará en esa fecha prevista para el parto. Si un equipo no tiene fecha de vencimiento, frecuencia, intervalo o fecha de vencimiento, dicho equipo se omitirá en el proceso de creación.

Al cambiar el tipo de programa en la interfaz, la tabla de arriba debería actualizarse para reflejar o mostrar los valores correctos del equipo correspondientes a ese tipo de programa.

Opciones de cargo por equipo

| Aplicar tarifas específicas para el equipo | Si se selecciona este botón de opción, se aplicarán las normas habituales de tarifas para el equipo. (Tarifas estimadas, tarifas basadas en el equipo en los eventos)
| Utilizar tarifas específicas del contrato de servicio | Si se selecciona esta opción y la variable global «scale» está activada, al iniciar cualquier evento, IndySoft buscará la combinación del tipo de evento, el número de serie del medidor (Gage_SN) y la empresa en ese evento... Y comprobará si hay algún contrato de servicio ACTIVO con la opción «Aplicar cargos específicos del contrato de servicio» seleccionada. Si el evento comprueba que esto es cierto, aplicará ese cargo e ignorará todos los demás. No es necesario añadir ese tipo de cargo en las reglas de cargo de la configuración del flujo de trabajo de eventos relacionados. Si fuera necesario, se pueden añadir otros cargos sobre la marcha una vez finalizado el evento. |

Si hay más de un contrato de servicio que cumpla estos requisitos, se utilizará el contrato más reciente para el cobro. Al guardar un contrato de servicio, comprobamos si hay entradas duplicadas de equipos o eventos en los contratos de servicio e informamos al usuario final de que una combinación concreta de equipo y evento no debe aparecer en varios contratos de servicio activos al mismo tiempo, con el fin de evitar confusiones.

Si se añade equipo a un contrato de servicio, siempre se debe seleccionar un tipo de cargo predeterminado. Cualquier equipo que se añada heredará ese tipo de cargo predeterminado.

Edición del contrato de servicio y de los cargos por equipo
Al pulsar el botón «Editar»,

el usuario podrá modificar el tipo de evento, el tipo de cargo y el coste por línea de cada equipo. También hay opciones de selección múltiple y del botón derecho del ratón para actualizar los tipos de cargo, los tipos de evento y el coste por línea (valor fijo), o para importar un cargo ya existente desde el nivel de equipo.

Si se extrae el cargo desde el nivel de equipo, se le pedirá al usuario que introduzca el tipo de cargo que desea extraer. Si hay dos o más cargos del mismo tipo para ese equipo, se tomará el valor más alto. Si no hay ningún cargo, no habrá ningún cambio. Si EXISTE un cargo a nivel de equipo, se actualizará el tipo de cargo, así como el coste de la línea.

Ignorar cargos a nivel de equipo y a nivel de contrato de servicio
Si la combinación de equipo y evento de un evento coincide con un contrato de servicio activo en el que se ha seleccionado esta opción a nivel de contrato, por defecto no se aplicarán cargos ni a nivel de equipo ni a nivel de contrato de servicio. (Podría resultar bastante útil en el caso de una tarifa plana).

Validación de equipos
Si se elimina un equipo del contrato de servicio y dicho equipo o evento figura en una orden de trabajo relacionada, se preguntará al usuario si desea que se elimine ese elemento, siempre que se trate de una partida incompleta en una orden de trabajo incompleta. | Órdenes de trabajo relacionadas con | Órdenes de trabajo relacionadas
Las órdenes de trabajo creadas a partir de ese contrato de servicio se mostrarán aquí y también se pueden desvincular si es necesario. Los usuarios también pueden vincular las órdenes de trabajo manualmente mediante las opciones del menú.