Contrats de service - Définition des frais par défaut
Configuration des frais par défaut – Au niveau du système ou de l'agence
La section intitulée « Contrats de service » apparaît désormais dans la liste Ajouter/Modifier. Vous pouvez ici définir des listes de champs personnalisés pour les contrats de service et les demandes d'intervention, ainsi que des frais par défaut non liés au matériel pour les contrats de service, les demandes d'intervention, les bons de travail, les factures et les devis.
Les frais de service se répartissent en trois catégories : les frais de main-d'œuvre, les frais de déplacement et les frais de zone. Chacune d'entre elles utilise en arrière-plan la même structure de table, mais possède des propriétés qui lui sont propres. Ces propriétés sont visibles lors de l'ajout à la liste, ainsi que lors de l'ajout de ces options spécifiques à un bon de travail ou à un devis.
Ces options d'ajout et de modification de liste ont pour particularité d'être soit applicables à l'ensemble du système, soit dépendantes de la branche. Si le client/utilisateur souhaite définir des frais par défaut à l'échelle du système, il peut les ajouter dans la branche « --System-Wide– ». Sinon, si les succursales ont des frais spécifiques, ceux-ci peuvent être définis pour chaque succursale et, par défaut, s'appliquent aux contrats, aux demandes, aux bons de travail, aux devis et aux factures. Si aucune branche n'est spécifiée, l'option système sera utilisée (le cas échéant)
Un bon exemple serait le cas où vous auriez une succursale dans le New Jersey et une autre dans une région rurale de l'Ohio. Les descriptions de vos zones et les tarifs peuvent varier en fonction du trafic, des péages, du prix de l'essence, etc.…
Une particularité propre aux frais de main-d'œuvre et de déplacement est que l'utilisateur peut définir des tarifs « par défaut » qui peuvent être répercutés sur les demandes de service ou les contrats lors de leur création ; OU, en l'absence de demande ou de contrat, ces tarifs par défaut seront directement répercutés dans le système de commande afin de proposer une option standard pour les frais de main-d'œuvre ou de déplacement. Les frais de zone n'ont pas de valeur par défaut, car ils varient intrinsèquement en fonction de la distance parcourue dans la zone définie.
Les champs personnalisés peuvent faire l'objet d'un alias au sein des contrats de service. Veuillez noter que ces champs sont automatiquement transférés vers les bons de travail correspondants et les champs personnalisés des devis par défaut. Les aliaser de la même manière peut s'avérer avantageux, mais ce n'est pas obligatoire. Ces champs personnalisés sont associés à des listes valables à l'échelle du système qui peuvent être utilisées pour remplir les menus déroulants des contrats.