Serviceanfragen

Über Serviceanfragen können Endnutzer Anrufe sowie E-Mails von Kunden und potenziellen Kunden erfassen. Für Anfragen muss ein Unternehmen in der Datenbank vorhanden sein, der Endbenutzer muss jedoch keine Geräte, Arbeitsaufträge oder Kostenvoranschläge anlegen. Anfragen können nur über „Unternehmen hinzufügen/bearbeiten“ erstellt werden und sind nach der Erstellung über das Dialogfeld „Unternehmen hinzufügen/bearbeiten“ oder über die Registerkarte „Ausstehende Aufgaben“ aufrufbar.

Über die Oberfläche „Unternehmen hinzufügen/bearbeiten“ kann der Benutzer alle Arbeitsaufträge, die mit einer Anfrage oder einem Vertrag in Zusammenhang stehen, filtern und schnell einsehen. Benutzer können mit der rechten Maustaste auf einen Arbeitsauftrag klicken, um ihn schnell im Auftragssystem anzuzeigen. Anfragen sind einmalige Aufrufe/Transaktionen, während Vereinbarungen wiederkehrende Verträge sind.

Der Workflow für Serviceanfragen beginnt bei der Erstellung mit dem Status „Entwurf“. Der Benutzer hat dann folgende Möglichkeiten:

Erstellen Sie aus dieser Anfrage ein Angebot (Nach der Erstellung des Angebots ändert sich der Status in „Zu berechnen“).
Arbeitsauftrag erstellen (Bei der Erstellung des Arbeitsauftrags ändert sich der Status in „Zu bearbeiten“)
Die Anfrage stornieren.
Kennzeichnen Sie die Anfrage als „Service angefordert“. Wenn der Status „Entwurf“ lautet und der Benutzer auf „OK“ klickt, wird ihm die folgende Eingabeaufforderung angezeigt. Wenn Sie mit „Ja“ antworten, wird der Status auf „Service angefordert“ aktualisiert und im Bereich „Ausstehende Aufgaben“ der Software angezeigt. Wenn der Benutzer mit „Nein“ antwortet, bleibt die Anfrage im Status „Entwurf“.

Eine neue Serviceanfrage hinzufügen

Jede neue Anfrage beginnt mit dem Status „Entwurf“. IndySoft füllt automatisch die Angaben zum Benutzer, der die Anfrage erstellt, das Erstellungsdatum und die Standardfiliale (falls vorhanden) aus. Das gewünschte Datum kann verwendet werden, um anzugeben, wann der Auftrag ausgeführt werden soll. Im Abschnitt „Kontakte“ kann angegeben werden, wer den Auftrag im Namen des Kunden erteilt, und die benutzerdefinierten Felder können für sonstige relevante Informationen genutzt werden.

Hinweis: Die Werte und Aliase der benutzerdefinierten Felder werden mit Serviceverträgen geteilt. Die Aliase werden in der ausführbaren Datei der Servicevereinbarung über das Zahnrad-Symbol im Admin-Bereich festgelegt, und die Werte für das Dropdown-Menü finden Sie unter „Servicevereinbarungen hinzufügen/bearbeiten“ > im Abschnitt „Benutzerdefinierte Felder“.

Wenn Sie aus einer Anfrage einen Arbeitsauftrag oder einen Kostenvoranschlag erstellen, werden alle Felder direkt in die entsprechenden Felder des Auftrags übernommen.

Schnittstelle für Serviceanfragen

Details | Details

| Erstellt von | Bei der Erstellung der Serviceanfrage wird dieses Feld von dem Benutzer ausgefüllt, der die Anfrage erstellt hat.
| Erstellungsdatum | Das Datum, an dem die Anfrage erstellt wurde.Niederlassung | Bei Verwendung von Niederlassungen wird hier standardmäßig die dem Unternehmen in der Funktion „Unternehmen hinzufügen/bearbeiten“ zugewiesene Niederlassung angezeigt. Dies dient dazu, die Optionen für die Preisliste im Rahmen der Vereinbarung festzulegen (falls zutreffend). Bei der Erstellung eines Arbeitsauftrags wird dieser Wert in den Zweig „Arbeitsauftrag“ übernommen.Bestellung Nummer | Dieses Feld wird bei der Erstellung des Arbeitsauftrags automatisch mit der zugehörigen Bestellnummer ausgefüllt.Gewünschter Termin | Hier kann angegeben werden, wann der Auftrag ausgeführt werden soll.Priorität | Hier können Benutzer die Priorität einer bestimmten Serviceanfrage festlegen (Niedrig, Mittel, Hoch)Ansprechpartner | Hier kann angegeben werden, wer den Auftrag seitens des Kunden beantragt. Sie können aus der Mitarbeiterliste des anfragenden Unternehmens hinzugefügt oder über die Benutzeroberfläche neu zur Liste hinzugefügt werden. Kontakten kann ein Kontakttyp zugewiesen werden, der systemweit als Liste zum Hinzufügen und Bearbeiten verfügbar ist. Auch beim Hinzufügen eines Kontakts können die Kontakttypen frei eingegeben werden.Benutzerdefinierte Felder 1–10 | Diese benutzerdefinierten Textfelder ermöglichen die Verwendung von Aliasnamen (die von Systemadministratoren in den Einstellungen unter dem Reiter „Details“ festgelegt werden können) und verfügen über entsprechende systemweite Dropdown-Listen. Diese Dropdown-Listen finden Sie unter „Serviceverträge hinzufügen/bearbeiten“. Die Felder verweisen auf die Auswahllisten und ermöglichen zudem die freie Eingabe. Standardmäßig werden die Felder „Work Order Custom 1–10“ ausgefüllt. | | Notizen/Dokumente | Notizen/Dokumente

| Anmerkungen | Werden bei der Erstellung in die zugehörigen Arbeitsaufträge übernommen. Über die Rechtsklick-Option kann der Benutzer sowohl Unternehmensnotizen als auch Notiztypen einbinden.
| Interne Notizen | Werden bei der Erstellung nicht in die zugehörigen Arbeitsaufträge übernommen. Über die Rechtsklick-Option kann der Benutzer sowohl Unternehmensnotizen als auch Notiztypen einfügen.Dokumente | In diesem Bereich können der Serviceanfrage angehängte Dokumente hinzugefügt werden. | | Informationen zum Zeitplan für „ “ | Informationen zum Zeitplan
Hier kann der Auftraggeber die Techniker angeben, die für den Auftrag eingesetzt werden sollen. Diese Mitarbeiter und Mitarbeitergruppen werden in die erstellte Reihenfolge aufgenommen.

| Rechnungs- und Lieferdaten | Rechnungs- und Lieferdaten

Beim Erstellen eines Servicevertrags oder einer Serviceanfrage werden die standardmäßigen Rechnungs- und Lieferdaten des Unternehmens in diesen Bildschirm übernommen. Der Benutzer kann dann weitere Angaben hinzufügen oder bearbeiten oder nach gespeicherten Alternativadressen für dieses Unternehmen suchen. Diese Adressen werden in alle erstellten Arbeitsaufträge übernommen.

| Gebühren | Gebühren
Gebühren können von systemweiten oder verzweigungsspezifischen Standardeinstellungen übernommen werden.

Wenn das Kontrollkästchen zum automatischen Hinzufügen einer Gebühr zu einem Arbeitsauftrag aktiviert ist, wird diese Gebühr automatisch hinzugefügt, sobald aus der Anfrage ein Arbeitsauftrag oder ein Kostenvoranschlag erstellt wird. Wenn Sie den entsprechenden Betrag aus den Servicegebühren nachschlagen möchten, klicken Sie auf das kleine Blatt Papier, um die entsprechenden Preise anzuzeigen, die möglicherweise in der Liste „Hinzufügen/Bearbeiten“ vorab festgelegt wurden.

Bei der Pauschalgebühr wird der eingegebene Betrag bei der Erstellung des Arbeitsauftrags hinzugefügt. Für Pauschalgebühren gibt es keine Preisliste.

| Zonenpreis | Zonen dienen als Entfernungsbereich zur Festlegung eines Fahrpreises. Der Zonenpreis ist der Preis für diese Zone, die Bezeichnung gibt den Namen der Zone an und die Beschreibung erläutert, worum es sich bei dieser Zone handelt. Für Zonengebühren gibt es keinen Standardwert, da diese kundenspezifisch bzw. vertragsspezifisch sind. Nur der Preis und die Beschreibung werden in die Position des Arbeitsauftrags übernommen.
| Arbeitskosten | Die Arbeitskosten können standardmäßig vorgegeben oder aus den Servicegebühren der jeweiligen Niederlassung oder systemweit übernommen werden. Die Beschreibung (nicht dargestellt) und der Rechnungsbetrag werden auf die Ebene des Arbeitsauftrags übertragen.Entfernungszuschlag | Kann standardmäßig vorgegeben oder aus dem Servicezuschlag pro Niederlassung oder systemweit übernommen werden. Beschreibung, Maßeinheit, Menge (Anzahl der Meilen) und Rechnungsbetrag werden auf die Ebene des Arbeitsauftrags übertragen.Pauschalgebühr | Kosten und Beschreibung werden bei der Erstellung auf den entsprechenden Rechnungsbetrag des Arbeitsauftrags übertragen. |

Die Abrechnungsarten können in den Serviceverträgen unter dem Zahnrad-Symbol für Optionen festgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Serviceverträge. | Geräte | Geräte
Auf der Registerkarte „Geräte“ kann der Benutzer Geräte angeben, die bereits in der Datenbank vorhanden sind, oder unbekannte Geräte. Beim Hinzufügen unbekannter Geräte kann der Benutzer Notizen zu dem Objekt eingeben, die anschließend in die Notizen zu den geplanten Arbeiten für diesen Kostenvoranschlag oder Arbeitsauftrag übernommen werden. Wenn der Benutzer beispielsweise das Telefongespräch protokolliert und der Anrufer sich bezüglich der ID, der Marke oder des Modells nicht sicher ist:… Dann kann der Benutzer, der den Anruf protokolliert, eine Notiz machen, in der er angibt, wo sich das Objekt im Gebäude befindet, um was es sich handelt und an wen man sich diesbezüglich wenden kann. Der Techniker wird diese Informationen auf Auftragsebene einsehen können. Der Standard-Ereignistyp dient der Benutzerfreundlichkeit beim Hinzufügen neuer Aufgaben. Der Benutzer kann den Ereignistyp auch manuell über die Schaltfläche „Bearbeiten“ in der oberen rechten Ecke aktualisieren und ändern.