Administrador de perfiles: gestión de proveedores y sucursales en todo el sistema
Los clientes empresariales que utilicen System-Wide Vendors y cuenten con varias instalaciones en las que se utilice el software tal vez deseen considerar la opción de gestión administrativa de proveedores y sucursales. Entre los principales objetivos de este conjunto de funciones se incluyen: la asignación de configuraciones o contextos de proveedor/ubicación a los usuarios, las opciones predefinidas de los dispositivos y la funcionalidad de administrador de sucursales.
¿Qué significa esto REALMENTE?
Las opciones que aquí se describen permiten un mayor control administrativo sobre las preferencias básicas de los usuarios. A partir de la versión 8, los usuarios podían modificar sus propios ajustes de usuario y ubicación, así como crear sus propias ubicaciones. ¡Esto supuso una gran mejora con respecto a la configuración de las estaciones de trabajo basada en el Registro! Sin embargo, a medida que nuestros clientes han ido ampliando sus instalaciones a múltiples sucursales, IndySoft ha tenido que ampliar su soporte para múltiples sucursales. La posibilidad de crear contextos de proveedor/sucursal y asignarlos a los usuarios garantizará que los usuarios que trabajan para sucursales concretas dispongan de la configuración exacta que necesitan de forma sistemática. Los usuarios ya no pueden modificar esta configuración a menos que se les haya concedido acceso explícito en el Administrador de perfiles como administrador local o administrador de sucursal. ¡Pero no todos los ajustes de usuario y ubicación son iguales! Por eso hemos creado el concepto de ajustes preestablecidos para impresoras, dispositivos externos, configuraciones de herramientas de nivel web y estándares de calibración predeterminados.
Requisitos para el uso
- La versión mínima requerida es la 14.1.0
- Debe existir un proveedor a nivel de todo el sistema y este debe tener un enlace directo desde una empresa marcada como sucursal en «Añadir/Editar empresa». En este modo, una sucursal es un proveedor.
La opción «Habilitar la gestión administrativa de proveedores y sucursales» se puede activar en el Administrador de perfiles como administrador del sistema. Esto se puede encontrar en la opción de menú contextual «Configuración de administrador local y de sucursal...», situada en la sección «Perfiles», en la esquina inferior derecha. Encima de la casilla de selección, en la tabla, el administrador puede asignar los perfiles de administrador de sucursal adecuados.
Al activar la opción «Gestión administrativa de proveedores y sucursales»:
- Permitir a los administradores del sistema asignar cualquier proveedor o sucursal a cualquier usuario con cualquier perfil de administrador de sucursal desde la pantalla de edición de usuarios
- Permitir que los administradores locales puedan asignar cualquier proveedor o sucursal a cualquier usuario con un perfil de administrador de sucursal desde la pantalla de edición de usuarios, siempre que se les haya asignado un perfil de administrador de sucursal para ese proveedor o sucursal.
- Ocultar la opción de usuario/ubicación «DEFAULT» para todos los usuarios que tengan una asociación de proveedor/sucursal y perfil de sucursal, de modo que no se pueda utilizar.
Los perfiles de administrador de sucursal son perfiles designados por un administrador del sistema para describir la relación entre un usuario y un proveedor o una sucursal. El perfil de «Usuario estándar» siempre aparece marcado como perfil de administrador de sucursal y no se puede eliminar de la lista. La idea general es que la relación de «Usuario estándar» entre un proveedor o una sucursal y un usuario es la forma más básica de asociación y, por lo general, no suele otorgar privilegios administrativos. Cualquier perfil marcado como «Administrador de la sucursal» utilizará elementos de seguridad específicos en distintos contextos. Los elementos de seguridad se encuentran en la categoría «Opciones de proveedor/sucursal».
Es importante destacar que... Solo los administradores del sistema y los perfiles base marcados como «Administradores locales» en la misma sección del Gestor de perfiles pueden acceder al Gestor de perfiles para crear asociaciones entre proveedores/sucursales y perfiles de usuarios. Los perfiles de «Administrador de sucursal», cuando se utilizan para asociar perfiles de proveedor y de sucursal, cuentan con algunas funciones en el Gestor de taxonomías y otras en el Gestor de perfiles.
La asignación de proveedores/sucursales y perfiles de administrador de sucursal a los usuarios se puede realizar en dos secciones del Gestor de perfiles, cada una con unas funciones distintas.
1. Menú desplegable de administración > Configurar preferencias de ubicación de proveedores para todo el sistema
Como administrador del sistema, es posible que desee comenzar por esta interfaz por varias razones: esta sección está disponible ANTES de habilitar la opción de gestión administrativa de proveedores y sucursales; los administradores pueden editar las preferencias de proveedores y sucursales para varios proveedores desde la misma pantalla; y los administradores pueden asociar a los usuarios a proveedores y sucursales de forma masiva utilizando únicamente el perfil de administrador de sucursales «Usuario estándar». En pocas palabras, esta pantalla permite realizar asignaciones masivas de usuarios a un proveedor o una sucursal, Y ofrece al administrador un acceso rápido para actualizar las preferencias de ubicación del proveedor o la sucursal.
Esta interfaz muestra los proveedores y las sucursales en la parte izquierda, junto con el nombre del proveedor en todo el sistema, el nombre completo del proveedor, el nombre de la sucursal correspondiente y el nombre completo de la empresa. Si haces doble clic en uno de ellos o pulsas el botón «Editar», accederás a las preferencias de proveedor/sucursal. En la parte derecha, el administrador puede ver la lista de usuarios asociados actualmente, junto con su nombre de empleado y el perfil de administrador de la sucursal correspondiente.
Al pulsar el botón «Editar», el usuario accederá a una pantalla de asociación por lotes para los usuarios del proveedor o la sucursal seleccionados actualmente. Los administradores con permisos pueden asociar rápidamente a los usuarios mediante el perfil de usuario estándar o eliminar las asociaciones de perfiles. Si se intenta asociar un perfil de usuario estándar y el usuario ya tiene un perfil relacionado, se respetará ese otro perfil y no se actualizará.
Nota: En este modo, el proveedor predeterminado debe ser siempre «System-Wide», y el identificador de estación de trabajo o «sucursal» para cualquier ubicación de proveedor/sucursal debe ser la sucursal directamente asociada al proveedor.
2. Crear o editar un usuario
Al crear o editar un usuario, verás una nueva opción denominada Ubicaciones de proveedores/sucursales. La asociación de proveedores/sucursales y perfiles a los usuarios debe realizarse aquí cuando un administrador del sistema desee conceder perfiles y privilegios elevados a otros usuarios para esos casos concretos. Esta opción solo aparece DESPUÉS de habilitar la opción «Gestión administrativa de proveedores y sucursales». Se trata de una asociación más detallada y específica que permite vincular cualquier perfil de administrador de sucursal a un usuario.
Una vez que el usuario tenga algún tipo de vinculación con un proveedor o una sucursal, tendrá automáticamente acceso a dicha ubicación (proveedor o sucursal) en su lista desplegable de usuarios y ubicaciones. Este nombre aparecerá como el nombre del proveedor para todo el sistema. Estas opciones concretas se indicarán con un icono de un globo terráqueo y no se pueden editar, salvo en el Administrador de perfiles. Cualquier otra configuración heredada de usuario o ubicación (excepto «DEFAULT») seguirá apareciendo, pero se indicará mediante un icono de persona. El usuario puede modificar estos ajustes, pero no puede crear nuevas opciones. Los ajustes heredados de usuario/ubicación que no sean «predeterminados» se pueden eliminar o gestionar desde una nueva opción denominada «Gestionar ubicaciones de usuario» en el Administrador de perfiles.
La opción «Configuración predeterminada del dispositivo» y el menú desplegable solo aparecerán si el usuario ha seleccionado una de las ubicaciones de proveedor o sucursal en sus preferencias. La información sobre los ajustes preestablecidos del dispositivo se puede consultar en la sección de ayuda «Preferencias de usuario/ubicación».