Profilmanager – Systemweite Verwaltung von Lieferanten und Filialstandorten

Unternehmenskunden, die System-Wide Vendors nutzen und über mehrere Standorte verfügen, an denen die Software zum Einsatz kommt, sollten die Option zur Verwaltung von Lieferanten und Standorten in Betracht ziehen. Zu den Hauptzwecken dieser Funktionen gehören: die Zuordnung von Anbieter-/Standorteinstellungen oder -kontexten zu Benutzern, voreingestellte Geräteoptionen sowie Funktionen für Filialadministratoren.

Was bedeutet das WIRKLICH?

Die hier beschriebenen Optionen ermöglichen eine bessere administrative Kontrolle über die Grundeinstellungen eines Benutzers. Ab Version 8 konnten Benutzer ihre eigenen Benutzer- und Standorteinstellungen bearbeiten und eigene Standorte anlegen. Das war eine enorme Verbesserung gegenüber den registrierungsbasierten Workstation-Einstellungen! Da sich unsere Kunden jedoch zunehmend zu Unternehmen mit mehreren Niederlassungen entwickelt haben, musste IndySoft die Unterstützung für solche Strukturen ausbauen. Durch die Möglichkeit, Lieferanten-/Filialkontexte zu erstellen und diese den Benutzern zuzuweisen, wird sichergestellt, dass Benutzer, die für bestimmte Filialen tätig sind, auf referenzierte Weise genau die Einstellungen erhalten, die sie benötigen. Benutzer können diese Einstellungen nur noch ändern, wenn ihnen im Profil-Manager als lokaler Administrator oder Filialadministrator ausdrücklich Zugriff gewährt wurde. Allerdings sind nicht alle Benutzer- und Standorteinstellungen gleich! Aus diesem Grund haben wir das Konzept der Gerätevoreinstellungen für Drucker, externe Geräte, Einstellungen für Web-Tier-Tools und Standardkalibrierungsnormen entwickelt.

Voraussetzungen für die Nutzung

Die Mindestanforderung an die Version ist 14.1.0
Es muss ein systemweiter Lieferant vorhanden sein, der über eine direkte Verknüpfung zu einem Unternehmen verfügt, das unter „Unternehmen hinzufügen/bearbeiten“ als Zweigstelle gekennzeichnet ist. In diesem Modus ist eine Filiale ein Lieferant.

Die Option „Verwaltungsfunktionen für Lieferanten/Filialen aktivieren“ kann im Profil-Manager als Systemadministrator aktiviert werden. Diese Option finden Sie unter „Einrichtung für lokale Administratoren und Zweigstellenadministratoren…“ – klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Bereich „Profile“ unten rechts. Über dem Kontrollkästchen im Raster kann der Administrator die entsprechenden Filialadministratorprofile festlegen.

Durch die Aktivierung der Option „Verwaltungsmanagement für Lieferanten/Filialen“ wird Folgendes bewirkt:

Systemadministratoren sollen über den Bildschirm „Benutzer bearbeiten“ jedem Benutzer mit einem beliebigen Filialadministratorprofil einen beliebigen Anbieter/eine beliebige Filiale zuweisen können
Lokalen Administratoren soll es ermöglicht werden, jedem Benutzer mit einem beliebigen Filialadministratorprofil über den Bildschirm „Benutzer bearbeiten“ einen beliebigen Lieferanten/eine beliebige Filiale zuzuweisen, sofern ihnen ein Filialadministratorprofil für diesen Lieferanten/diese Filiale zugewiesen wurde
Die Benutzer-/Standortoption „DEFAULT“ für alle Benutzer ausblenden, die eine Zuordnung zu einem Lieferanten/einer Niederlassung und einem Niederlassungsprofil haben, sodass sie nicht verwendet werden kann.

Filialadministrator-Profile sind Profile, die von einem Systemadministrator angelegt werden, um eine Beziehung zwischen einem Benutzer und einem Lieferanten/einer Filiale zu beschreiben. Das Profil „Standardbenutzer“ ist stets als Zweigstellenadministratorprofil gekennzeichnet und kann nicht aus der Liste entfernt werden. Grundsätzlich gilt, dass die Standardbenutzerbeziehung zwischen einem Anbieter/einer Niederlassung und einem Benutzer die grundlegendste Form der Zuordnung darstellt und in der Regel keine Administratorrechte gewährt. Jedes Profil, das als Zweigstellenadministrator gekennzeichnet ist, nutzt in verschiedenen Kontexten bestimmte Sicherheitsfunktionen. Die Sicherheitsoptionen befinden sich in der Kategorie „Optionen für Lieferanten/Filialen“.

**Wichtig...**Nur Systemadministratoren und Basisprofile, die im Profil-Manager im selben Abschnitt als „Lokale Administratoren“ gekennzeichnet sind, können auf den Profil-Manager zugreifen, um Zuordnungen von Anbietern/Niederlassungen und Profilen zu Benutzern anzulegen. „Filialadministrator“-Profile verfügen, wenn sie für die Verknüpfung von Lieferanten- und Filialprofilen verwendet werden, über bestimmte Funktionen im Taxonomie-Manager und im Profil-Manager.

Die Zuordnung von Lieferanten/Filialen und Filialadministratorprofilen zu Benutzern kann an zwei Stellen im Profilmanager vorgenommen werden, wobei jeweils unterschiedliche Funktionen im Vordergrund stehen.

1. Menü „Verwaltung“ > Systemweite Einstellungen für Lieferantenstandorte festlegen

Als Systemadministrator gibt es mehrere Gründe, warum Sie mit dieser Oberfläche beginnen sollten: Dieser Abschnitt ist bereits verfügbar, BEVOR Sie die Option „Verwaltung von Lieferanten und Filialstandorten“ aktivieren; Administratoren können die Einstellungen für Lieferanten und Filialstandorte für mehrere Lieferanten auf demselben Bildschirm bearbeiten; und Administratoren können Benutzer im Batch-Modus ausschließlich über das Filialverwaltungsprofil „Standardbenutzer“ mit Lieferanten und Filialen verknüpfen. Einfach ausgedrückt: Über diesen Bildschirm lassen sich Nutzer in großem Umfang einem Lieferanten oder einer Niederlassung zuordnen, UND der Administrator kann die Standortpräferenzen für Lieferanten und Niederlassungen schnell aktualisieren.

Auf dieser Oberfläche werden Ihnen auf der linken Seite Lieferanten/Niederlassungen angezeigt, zusammen mit dem systemweiten Lieferantennamen, dem vollständigen Lieferantennamen, dem Namen der zugehörigen Niederlassung und dem vollständigen Firmennamen. Durch Doppelklicken auf einen Eintrag oder durch Klicken auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ gelangen Sie zu den Einstellungen für Lieferanten/Filialen. Auf der rechten Seite sieht der Administrator die Liste der derzeit zugeordneten Benutzer mit deren Mitarbeiternamen und dem zugehörigen Profil des Filialadministrators.

Durch Klicken auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ gelangt der Benutzer zu einem Bildschirm, auf dem er die Benutzer des aktuell ausgewählten Lieferanten/der aktuell ausgewählten Niederlassung zuordnen kann. Administratoren mit entsprechenden Berechtigungen können Benutzer schnell über das Standardbenutzerprofil zuordnen oder Profilzuordnungen aufheben. Wenn versucht wird, ein Standardbenutzerprofil zuzuordnen, und der Benutzer bereits über ein entsprechendes Profil verfügt, wird das andere Profil beibehalten und nicht aktualisiert.

Hinweis: In diesem Modus sollte der Standardlieferant immer „Systemweit“ lauten, und die Arbeitsstationskennung oder „Niederlassung“ für jeden Lieferanten-/Niederlassungsstandort sollte die direkt mit dem Lieferanten verbundene Niederlassung sein.

2. Einen Benutzer anlegen oder bearbeiten

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Benutzers fällt Ihnen eine neue Option für Lieferanten-/Filialstandorte auf. Die Zuordnung von Lieferanten/Filialen und Profilen zu Benutzern sollte hier erfolgen, wenn ein Systemadministrator anderen Benutzern für diese spezifischen Szenarien erweiterte Profile und Berechtigungen gewähren möchte. Diese Option wird erst angezeigt, NACHDEM die Option „Verwaltung von Lieferanten und Filialen“ aktiviert wurde. Dies ist eine detailliertere und spezifischere Zuordnung, die es ermöglicht, jedes Filialadministratorprofil einem Benutzer zuzuordnen.

Sobald der Benutzer in irgendeiner Weise mit einem Lieferanten/einer Filiale verknüpft ist, wird ihm dieser Lieferant/diese Filiale automatisch in der Dropdown-Liste „Benutzer/Standort“ angezeigt. Dieser Name wird als systemweiter Anbietername angezeigt. Diese Optionen sind mit einem Globus-Symbol gekennzeichnet und können nur im Profil-Manager bearbeitet werden. Alle anderen älteren Benutzer- oder Standorteinstellungen (mit Ausnahme von „DEFAULT“) werden weiterhin angezeigt, jedoch durch ein Personensymbol gekennzeichnet. Diese Einstellungen können vom Benutzer bearbeitet werden, es können jedoch keine neuen Optionen erstellt werden. Ältere Benutzer- und Standorteinstellungen, die nicht auf „DEFAULT“ gesetzt sind, können über die neue Option „Benutzerstandorte verwalten“ im Profil-Manager entfernt oder verwaltet werden.

Die Option „Gerätevoreinstellung“ und das Dropdown-Menü werden nur angezeigt, wenn der Benutzer in seinen Einstellungen einen der Anbieter/Standorte ausgewählt hat. Informationen zu den Gerätevoreinstellungen finden Sie im Hilfebereich „Benutzer-/Standorteinstellungen“.