Creazione e ricezione di ordini di acquisto dai fornitori

Stati degli ordini di acquisto dei fornitori

Quando si crea un nuovo ordine di acquisto fornitore, lo stato generale dell'ordine sarà impostato di default su "Bozza". Quando lo stato è "Bozza", un utente può: modificare i dati dell'ordine di acquisto, aggiornare i dati di spedizione e fatturazione, aggiungere/annullare/inserire in lista d'attesa/eliminare i ricambi, aggiungere documenti e associare gli ordini di lavoro.In pratica, l'unica cosa che non è possibile fare quando l'ordine di acquisto è nello stato "Bozza" è proprio ricevere i pezzi di ricambio. Perché? Perché non puoi ricevere qualcosa che non è stato ancora ordinato! E poi! Se desideri ricevere i pezzi di ricambio, puoi scegliere una delle due opzioni disponibili per aggiornare lo stato.

• È possibile aggiornare manualmente lo stato tramite il pulsante in alto a sinistra impostandolo su richiesto, ricevuto parzialmente o in arretrato.
• Oppure, cliccando sull'icona Genera nuova revisione dell'ordine di acquisto dalla modalità bozza , IndySoft creerà un PDF, lo salverà come revisione nella scheda dei documenti degli ordini di acquisto dei fornitori e ti chiederà se desideri aggiornare lo stato dell'ordine di acquisto a Richiesto.

L'idea è quella di inserire tutte le informazioni e gli articoli necessari nell'ordine di acquisto del fornitore; una volta generato, l'ordine viene salvato in formato PDF. Solo riportando lo stato principale a "Bozza" sarà possibile modificare i campi dell'ordine di acquisto ed eliminare o aggiungere nuovi ricambi. Se viene generato un PDF e occorre apportare una modifica, l'utente dovrà assicurarsi che lo stato venga riportato a Bozza. A questo punto l'utente può apportare le modifiche desiderate e creare una nuova revisione del PDF utilizzando la funzione Genera nuova revisione PO.

*Nota: gli utenti potranno non solo generare documenti aggiornati, ma anche allegare documenti esterni alla scheda "Documenti" relativa a quell'ordine di acquisto. Bollettini di consegna, fatture... ecc.

In Profile Manager sono stati aggiunti elementi di sicurezza per rendere obbligatori alcuni campi nel sistema di ordini di acquisto del fornitore. Tali requisiti verranno verificati solo al momento della creazione del documento d'ordine d'acquisto del fornitore. Ciò ti consentirà di lasciare l'ordine d'acquisto in bozza se non sei sicuro di come procedere. È inoltre possibile impedire agli utenti di riportare un ordine di acquisto fornitore allo stato Bozza tramite un'impostazione di sicurezza nel gestore dei profili.

Indipendentemente dallo stato dell'ordine di acquisto del fornitore, è possibile aggiungere documenti, associare ordini di lavoro e aggiungere/modificare la scheda delle note.

Ricezione dei componenti in un ordine di acquisto fornitore

Come già accennato, è possibile ricevere articoli relativi a un ordine d'acquisto fornitore solo se questi si trovano negli stati "richiesto", "parzialmente ricevuto" o "in arretrato". IndySoft lo rende piuttosto evidente disattivando il pulsante "Ricevi articoli" nel modulo. Una volta che potrai ricevere gli articoli, clicca su quelli che desideri ricevere (è possibile selezionare più articoli contemporaneamente utilizzando i tasti Ctrl e Shift). Quando gli articoli che desideri ricevere sono tutti evidenziati, basta cliccare sul pulsante "Ricevi articoli"!

Per impostazione predefinita, il programma inserirà come quantità da ricevere il numero massimo di articoli ordinati che non sono stati annullati o già evasi. Se è necessario modificare questo numero, in questa schermata è possibile inserire i numeri corretti da aggiungere all'inventario.

Premendo "OK", l'utente confermerà la transazione e le quantità verranno aggiunte alla sezione "Aggiungi/Modifica parti di ricambio" relativa all'azienda specificata. L'inventario e il registro delle modifiche verranno aggiornati anche per ogni operazione che comporti l'aggiunta o la rimozione di quantità dall'inventario. Ciò include la rimozione di oggetti dall'inventario se, dalla schermata dei dettagli, si utilizza l'opzione "Annulla ricezione" disponibile con il tasto destro del mouse.

Se tutti gli articoli dell'ordine di acquisto vengono ricevuti, lo stato della singola voce e quello complessivo passeranno a Ricevuto. Se vengono ricevuti solo alcuni articoli, lo stato diventerà Ricevuto parzialmente. Se l'utente deve effettuare un ordine in arretrato o annullare una parte dell'ordine oltre a quanto già ricevuto, può prima ricevere gli articoli e poi utilizzare l'opzione del tasto destro del mouse per effettuare l'ordine in arretrato. Se l'utente effettua prima un ordine in arretrato, IndySoft proporrà comunque, al momento della ricezione, la quantità massima che include gli articoli in arretrato (escludendo quelli annullati).