Emitir e receber ordens de compra de fornecedores
Estados das encomendas a fornecedores
Ao criar uma nova ordem de compra de fornecedor, o estado geral da ordem de compra será, por predefinição, «Rascunho». No estado «Rascunho», o utilizador pode: alterar as informações da ordem de compra, atualizar as informações de envio e faturação, adicionar/cancelar/colocar em espera/eliminar peças de reparação, adicionar documentos e associar ordens de trabalho.Na verdade, a única coisa que não se pode fazer quando a ordem de compra está no estado «Rascunho» é receber peças de reparação. Porquê? Porque não se pode receber algo que ainda não foi encomendado! Além disso! Se pretender receber peças de reparação, pode escolher uma das duas opções para atualizar o estado.
- Pode atualizar manualmente o estado a partir do botão
no canto superior esquerdo para solicitado, parcialmente recebido ou em espera. - Ou ao clicar no ícone Gerar nova revisão da ordem de compra no modo de rascunho
, o IndySoft criará um PDF, guardá-lo-á como uma revisão no separador de documentos de ordens de compra de fornecedores e perguntar-lhe-á se deseja atualizar a ordem de compra para o estado Solicitada.
A ideia é que adicione todas as informações e itens necessários à sua nota de encomenda de fornecedor e, assim que essa nota for gerada, ela seja guardada em formato PDF. Só depois de alterar o estado principal de volta para «Rascunho» é que será possível modificar os campos da ordem de compra e eliminar ou adicionar novas peças de reparação. Se for gerado um PDF e for necessário efetuar uma alteração, o utilizador terá de se certificar de que o estado é alterado de volta para Rascunho. Em seguida, o utilizador pode efetuar as alterações pretendidas e criar uma nova revisão do PDF através da opção Gerar nova revisão da ordem de compra acima referida.
Nota: Os utilizadores poderão não só gerar documentos revistos, como também anexar documentos externos ao separador «Documentos» dessa ordem de compra. Guias de remessa, faturas... etc..
Foram adicionados itens de segurança no Gestor de Perfis para tornar obrigatórios determinados campos no sistema de encomendas do fornecedor. Esses requisitos só serão verificados aquando da geração do documento de encomenda ao fornecedor. Isto permite-lhe manter a encomenda em modo de rascunho caso não tenha a certeza de como proceder. Também pode impedir que os utilizadores revertam uma ordem de compra de fornecedor para o estado Rascunho através de uma opção de segurança no gestor de perfis.
Independentemente do estado da ordem de compra do fornecedor, é possível adicionar documentos, associar ordens de trabalho e adicionar/modificar a secção de notas.
Recebimento de peças numa encomenda a fornecedor
Como mencionado anteriormente, só é possível receber peças para uma ordem de compra de fornecedor nos estados «solicitado», «recebido parcialmente» ou «em espera». O IndySoft torna isto bastante claro ao desativar o botão «Receber itens» no formulário. Quando estiver pronto para receber os artigos, clique nos artigos que deseja receber (pode selecionar vários artigos utilizando as teclas Ctrl e Shift). Quando os itens que pretende receber estiverem todos selecionados, basta clicar no botão «Receber itens»!
Por predefinição, o programa preencherá as quantidades a receber com o número máximo de artigos encomendados que não foram cancelados ou já foram entregues. Se for necessário alterar este número, pode-se ajustar nesta tela os valores corretos a adicionar ao inventário.
Ao clicar em «OK», o utilizador confirmará a sua transação e as quantidades serão adicionadas à secção «Adicionar/Editar peças de reparação» da empresa especificada. O inventário e o registo de alterações também serão atualizados para qualquer transação que adicione ou retire quantidades do inventário. Isto inclui a remoção de itens de um inventário caso seja utilizada a opção de clique direito «Anular receção» da peça de reparação na vista detalhada.
Se todos os artigos da ordem de compra forem recebidos, o estado da linha de pedido e o estado geral passarão a ser Recebido. Se apenas alguns dos artigos forem recebidos, o estado passará a ser Recebido parcialmente. Se o utilizador precisar de colocar em espera ou cancelar os artigos que não foram recebidos, pode primeiro receber os artigos e, posteriormente, utilizar a opção do botão direito do rato para colocar em espera. Se o utilizador efetuar primeiro uma encomenda em espera, a IndySoft continuará a sugerir, após a receção, a quantidade máxima, que inclui os artigos em espera (excluindo os artigos cancelados).