Création et réception de bons de commande fournisseurs
Statuts des bons de commande fournisseurs
Lors de la création d'une nouvelle commande fournisseur, le statut général de la commande est par défaut « Brouillon ». Lorsque le statut est « Brouillon », l'utilisateur peut : modifier les informations relatives au bon de commande, mettre à jour les coordonnées d'expédition et de facturation, ajouter/annuler/mettre en attente/supprimer des pièces de rechange, ajouter des documents et associer des ordres de travail.En fait, la seule chose que vous ne pouvez pas faire lorsque le bon de commande est au statut « Brouillon », c'est recevoir les pièces de rechange. Pourquoi ? Parce qu'on ne peut pas recevoir quelque chose qui n'a pas encore été commandé ! Et puis ! Si vous souhaitez recevoir des pièces de rechange, vous pouvez choisir l'une des deux options suivantes pour mettre à jour le statut.
- Vous pouvez modifier manuellement le statut en cliquant sur le bouton situé en haut à gauche
pour le définir sur « en attente », « partiellement reçu » ou « en rupture de stock ». - Ou bien, lorsque vous cliquez sur l'icône Générer une nouvelle version de la commande en mode brouillon
, IndySoft créera un fichier PDF, l'enregistrera en tant que version dans l'onglet « Documents de commande fournisseur » et vous demandera si vous souhaitez mettre la commande au statut Demandée.
L'objectif est que vous ajoutiez toutes les informations et tous les éléments nécessaires à votre bon de commande fournisseur ; une fois ce bon de commande généré, il est alors figé au format PDF. Ce n'est qu'après avoir rétabli le statut principal sur « Brouillon » qu'il sera possible de modifier les champs de la commande d'achat et de supprimer ou d'ajouter de nouvelles pièces de rechange. Si un fichier PDF a été généré et qu'une modification doit être apportée, l'utilisateur devra s'assurer que le statut est bien rétabli sur Brouillon. L'utilisateur peut alors apporter les modifications souhaitées et créer une nouvelle version du fichier PDF à l'aide de la fonction Générer une nouvelle version du bon de commande mentionnée ci-dessus.
*Remarque : les utilisateurs pourront non seulement générer des documents révisés, mais aussi joindre des documents externes à l'onglet « Documents » correspondant à ce bon de commande. Bons de livraison, factures... etc.
Des éléments de sécurité ont été ajoutés dans le Gestionnaire de profils afin de rendre obligatoires certains champs dans le système de bons de commande du fournisseur. Ces conditions ne seront vérifiées qu'au moment de la création du bon de commande fournisseur. Cela vous permettra de laisser le bon de commande à l'état de brouillon si vous ne savez pas comment procéder. Vous pouvez également empêcher les utilisateurs de ramener un bon de commande fournisseur au statut Brouillon à l'aide d'un paramètre de sécurité dans le gestionnaire de profils.
Quel que soit le statut de la commande d'achat du fournisseur, il est possible d'ajouter des documents, d'associer des bons de travail et de modifier l'onglet « Notes ».
Réception de pièces dans une commande fournisseur
Comme indiqué précédemment, il n'est possible de réceptionner des articles pour une commande fournisseur que s'ils ont le statut « demandé », « partiellement réceptionné » ou « en attente de livraison ». IndySoft le signale clairement en grisant le bouton « Réceptionner les articles » dans le formulaire. Une fois que vous pouvez recevoir les articles, cliquez sur ceux que vous souhaitez recevoir (vous pouvez sélectionner plusieurs articles à la fois à l'aide des touches Ctrl et Maj). Une fois que tous les articles que vous souhaitez recevoir sont sélectionnés, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Recevoir les articles » !
Par défaut, le programme calculera les quantités à réceptionner en fonction du nombre maximal d'articles commandés qui n'ont pas été annulés ou déjà livrés. Si ce chiffre doit être modifié, il est possible de le corriger dans cet écran afin d'indiquer les quantités exactes à ajouter au stock.
En cliquant sur « OK », l'utilisateur confirmera sa transaction et les quantités seront ajoutées à la section « Ajouter/Modifier les pièces de rechange » de la société indiquée. Le stock et le journal des modifications seront également mis à jour pour toute transaction entraînant une augmentation ou une diminution des quantités en stock. Cela inclut la suppression d'articles d'un inventaire si l'option de clic droit « Annuler la réception » de la pièce de rechange est utilisée depuis la vue détaillée.
Si tous les articles du bon de commande ont été reçus, le statut de la ligne et le statut global passeront à Reçu. Si seuls certains articles ont été reçus, le statut deviendra Reçu partiellement. Si l'utilisateur doit passer une commande en attente ou annuler des articles au-delà de ce qui a été reçu, il peut d'abord réceptionner les articles, puis utiliser l'option accessible par un clic droit pour passer une commande en attente par la suite. Si l'utilisateur passe d'abord une commande en attente, IndySoft proposera tout de même, à la réception, la quantité maximale comprenant les articles en attente (à l'exclusion des articles annulés).