Erstellen und Empfangen von Lieferantenbestellungen
Status von Lieferantenbestellungen
Beim Anlegen einer neuen Lieferantenbestellung wird der Gesamtstatus der Bestellung standardmäßig auf „Entwurf“ gesetzt. Im Status „Entwurf“ kann ein Benutzer: Bestelldaten ändern, Versand- und Rechnungsdaten aktualisieren, Ersatzteile hinzufügen, stornieren, nachbestellen oder löschen, Dokumente hinzufügen und Arbeitsaufträge zuordnen.Das Einzige, was man nicht tun kann, wenn sich die Bestellung im Status „Entwurf“ befindet, ist, Ersatzteile zu erhalten. Warum? Denn man kann nichts erhalten, was noch nicht bestellt wurde! Außerdem! Wenn Sie Ersatzteile erhalten möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten, den Status zu aktualisieren.
- Sie können den Status manuell über die Schaltfläche oben links
auf angefordert, teilweise erhalten oder nachbestellt ändern. - Oder wenn Sie im Entwurfsmodus auf das Symbol Neue Bestellrevision erstellen klicken
, erstellt IndySoft eine PDF-Datei, speichert diese als Revision auf der Registerkarte „Lieferantenbestellungen“ und fragt Sie, ob Sie den Status der Bestellung auf Angefordert ändern möchten.
Es ist vorgesehen, dass Sie alle erforderlichen Informationen und Teile in Ihre Lieferantenbestellung einfügen; bei der Erstellung dieser Bestellung wird sie dann zeitlich als PDF-Datei fixiert. Erst wenn der Hauptstatus wieder auf „Entwurf“ gesetzt wird, können die Felder des Arbeitsauftrags geändert und Ersatzteile gelöscht oder hinzugefügt werden. Wenn ein PDF erstellt wurde und eine Änderung vorgenommen werden muss, muss der Benutzer sicherstellen, dass der Status wieder auf Entwurf gesetzt wird. Anschließend kann der Benutzer die gewünschten Änderungen vornehmen und mit der oben genannten Funktion „Neue PO-Revision erstellen“ eine neue Version der PDF-Datei erstellen.
Hinweis: Benutzer können nicht nur überarbeitete Dokumente erstellen, sondern auch externe Dokumente auf der Registerkarte „Dokumente“ für diese Bestellung anhängen. Lieferscheine, Rechnungen... usw.
Im Profil-Manager wurden Sicherheitselemente hinzugefügt, um Felder im Bestellsystem des Lieferanten als Pflichtfelder zu kennzeichnen. Diese Anforderungen werden erst bei der Erstellung des Lieferantenbestellbelegs überprüft. So können Sie die Bestellung im Entwurfsmodus belassen, wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie vorgehen sollen. Sie können außerdem über eine Sicherheitsoption im Profilmanager verhindern, dass Benutzer eine Lieferantenbestellung in den Status Entwurf zurücksetzen.
Unabhängig vom Status der Lieferantenbestellung können Sie Dokumente hinzufügen, Arbeitsaufträge zuordnen und die Registerkarte „Notizen“ bearbeiten.
Wareneingang bei einer Lieferantenbestellung
Wie bereits erwähnt, können Teile für eine Lieferantenbestellung nur in den Status „angefordert“, „teilweise erhalten“ oder „nachbestellt“ angenommen werden. IndySoft macht dies deutlich, indem die Schaltfläche „Positionen annehmen“ im Formular ausgegraut wird. Sobald Sie die Artikel entgegennehmen können, klicken Sie auf die Artikel, die Sie entgegennehmen möchten (mit den Tasten „Strg“ und „Umschalt“ können Sie mehrere Artikel auswählen). Wenn alle Artikel, die Sie erhalten möchten, markiert sind, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Artikel erhalten“!
Standardmäßig setzt das Programm die zu empfangenden Mengen auf die maximale Anzahl der bestellten Artikel, die weder storniert noch bereits ausgeliefert wurden. Falls diese Zahl geändert werden muss, kann man auf diesem Bildschirm die richtigen Zahlen eingeben, die dem Bestand hinzugefügt werden sollen.
Durch Klicken auf „OK“ bestätigt der Benutzer seine Transaktion, und die Mengen werden unter „Reparaturteile hinzufügen/bearbeiten“ für das angegebene Unternehmen hinzugefügt. Das Lagerbestandsprotokoll und das Änderungsprotokoll werden ebenfalls für jede Transaktion aktualisiert, bei der Mengen zum Lagerbestand hinzugefügt oder daraus entfernt werden. Dazu gehört auch das Entfernen von Gegenständen aus dem Inventar, wenn in der Detailansicht die Rechtsklick-Option „Reparaturteil zurückgeben“ verwendet wird.
Wenn alle Positionen der Bestellung eingegangen sind, werden der Status der Einzelposition und der Gesamtstatus auf Eingegangen geändert. Wenn nur ein Teil der Positionen eingegangen ist, wird der Status auf Teilweise eingegangen gesetzt. Wenn der Benutzer über die eingegangene Menge hinaus Nachbestellungen vornehmen oder Bestellungen stornieren muss, kann er die Positionen zunächst verbuchen und anschließend über die Rechtsklick-Option eine Nachbestellung vornehmen. Wenn der Benutzer zunächst eine Nachbestellung aufgibt, schlägt IndySoft bei Erhalt der Bestellung dennoch die maximale Menge vor, die die nachbestellten Artikel umfasst (stornierte Artikel werden dabei nicht berücksichtigt).