Module d'échange de données - Réception groupée d'équipements/d'événements

Module d'échange de données

s - Réception groupée d'équipements/d'événements

L'onglet « Réception groupée d'équipements/événements » permet également de transférer des actifs de la base de données multi-utilisateurs vers la base de données mono-utilisateur, tout comme l'onglet « Informations de réception ». Cet onglet permet toutefois une synchronisation beaucoup plus ciblée. L'utilisation de cet onglet pour la synchronisation, plutôt que de l'onglet « Recevoir des informations », implique certains compromis. Les options de sélection sont plus limitées, et tous les éléments d'une entreprise donnée doivent être entièrement synchronisés ET remplacés par tous les éléments correspondant à cette entreprise dans la base de données mono-utilisateur. De plus, les événements importés ne sont souvent transférés que sous forme d'« ensemble de référence » (décrit ci-dessous) – qui sera écrasé avant la prochaine opération de « réception groupée d'équipements/d'événements ». Cependant, en contrepartie de cette fonctionnalité limitée, la vitesse de cette synchronisation est BIEN supérieure à celle de la synchronisation « Recevoir des informations ». Principales différences à garder à l'esprit :

a. Seules les informations relatives à l'équipement et aux événements sont synchronisées. Les informations relatives à l'équipement sont toujours synchronisées. La case à cocher « Inclure les événements » permet d'inclure ou d'exclure des événements.

b. On ne peut sélectionner qu'un seul équipement (et les événements associés) par entreprise à la fois. Il est possible de synchroniser plusieurs entreprises en une seule opération, mais tous les éléments de chaque entreprise sélectionnée doivent être synchronisés.

c. Lorsque des événements associés sont synchronisés, pour accélérer encore davantage l'opération, vous pouvez exclure les documents d'événement et/ou les certificats à l'aide des deux cases à cocher situées sous « Inclure les événements ». Ces options ne s'appliquent que si les événements sont synchronisés.

d. Si l'option « Type de synchronisation des événements » est réglée sur « Ensemble de référence », l'importation s'effectuera aussi rapidement que possible. Cependant, TRÈS IMPORTANT : tout ensemble de référence d'événements présent dans la base de données mono-utilisateur sera automatiquement supprimé avant la prochaine importation via la fonction « Equip/Event Bulk Receive ». Considérez donc cet ensemble de référence d'événements comme le moyen le plus rapide de synchroniser un grand nombre d'événements pour un groupe d'entreprises concernés par vos prochains déplacements à distance, en utilisant votre base de données mono-utilisateur. Une fois le déplacement terminé, tous les éléments et événements modifiés seront resynchronisés avec la base de données multi-utilisateurs via l'onglet « Envoyer les informations mises à jour ». Puis, deux semaines plus tard (à titre d'exemple), lorsque vous vous préparez pour un nouveau déplacement afin d'assurer une intervention à distance sur plusieurs sites clients différents... Êtes-vous d'accord pour supprimer l'ancien ensemble de référence d'événements au profit du nouvel ensemble de référence de cette semaine ? Si vous préférez importer les événements en tant qu'« Événements permanents », vous pouvez facilement sélectionner cette option, ce qui entraînera une synchronisation de réception légèrement plus longue. (Mais tout de même beaucoup plus rapide que l'onglet « Recevoir des informations »).

e. Si un ensemble d'événements a déjà été importé en tant qu'ensemble de référence, il est possible de parcourir ces événements de l'ensemble de référence et de les enregistrer en tant qu'événements permanents dans la base de données. (Vous pouvez effectuer cette opération de temps à autre avant de lancer une nouvelle synchronisation de l'ensemble de références). Cliquez sur le bouton « Vérifier l'ensemble de références actuel » pour terminer cette opération.

Compte tenu des différences mentionnées ci-dessus, l'exécution d'une réception groupée est très simple. Veuillez noter la liste des entreprises figurant dans la base de données multi-utilisateurs, dans la zone « Sélectionner les entreprises pour une réception groupée ». Ces entreprises peuvent être répertoriées sur plusieurs colonnes si vous le souhaitez. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone de sélection des entreprises pour modifier le nombre d'entreprises affichées :

Réception groupée d'équipement/d'objets d'événement dans

Dans cette liste d'entreprises, sélectionnez une ou plusieurs entreprises à synchroniser avec la base de données mono-utilisateur. Une fois qu'une entreprise a été sélectionnée, elle s'affiche dans la section « Sélectionnées » à droite pour confirmation. Cette section présente un récapitulatif du nombre d'actifs et d'événements de chaque entreprise dans chaque base de données. Utilisez ces chiffres pour vérifier si cette entreprise a déjà été synchronisée et, le cas échéant, à quelle date. Pour supprimer une entreprise, double-cliquez dessus dans la section « Sélectionnées » (ou cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Tout supprimer »).Remarque : En cliquant sur le bouton « Vérifier l'ensemble de références actuel », vous pouvez vérifier si un ensemble de références d'événements existe déjà dans votre base de données mono-utilisateur. Une fois les entreprises sélectionnées, il ne reste plus que quelques options supplémentaires :

Réception groupée d'

s - Options supplémentaires

Activez l'option « Inclure les événements » pour synchroniser les événements en même temps que le matériel. Si les événements sont synchronisés, vous pouvez filtrer la synchronisation des documents ou des certificats associés à ces événements à l'aide des cases à cocher ci-dessous. Enfin, si les événements sont synchronisés, il faut décider s'ils doivent l'être en tant qu'« ensemble de référence » ou en tant qu'« événements permanents ». Notez les différences ci-dessous :

oEnsemble de référence : C'est de loin le moyen le plus rapide de synchroniser les événements. Toutefois, cet ensemble de référence ne peut exister dans la base de données mono-utilisateur que jusqu'à l'importation du prochain ensemble de référence (à l'aide de ce même outil « Réception groupée d'équipements/d'événements »). L'ensemble de référence actuel va être supprimé ; un seul peut exister à la fois. Si un ensemble d'événements a déjà été importé en tant qu'ensemble de référence, il est possible de parcourir ces événements de l'ensemble de référence et de les enregistrer en tant qu'événements permanents dans la base de données. ./_shared/hm-equip-event-bulk-receive-2023-05-15.pngCliquez sur le bouton « Vérifier l'ensemble de références actuel » pour terminer cette opération.

oPermanent : ces événements sont importés normalement, comme s'ils avaient été synchronisés à partir de « Recevoir des informations » (les rubriques « Documents relatifs à l'événement » et « Certificats » peuvent toutefois avoir été exclues). Ces événements resteront dans la base de données mono-utilisateur même après la synchronisation du prochain ensemble de référence (ou autre) lors d'une réception en masse.

Appuyez sur « Sync » après avoir confirmé les options ci-dessus pour lancer la synchronisation. Une confirmation importante va s'afficher : appuyez sur « Oui » pour continuer :

Confirmation de réception groupée

Pendant la synchronisation, deux barres de progression s'afficheront à droite ; elles disparaîtront une fois la synchronisation terminée :

Réception en masse de fichiers

- Barres de progression

Une fois l'opération terminée, un résumé de la dernière synchronisation s'affiche. Ce récapitulatif restera visible jusqu'à la prochaine opération de synchronisation groupée :

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